论档案数字化管理的重要意义

赵春光

1正确理解档案管理数字化的意义

数字化档案管理是社会发展的必然趋势，是档案管理方式的创新发展，它不仅可以充分发挥其信息优势，为利用者提供及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，而且能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，家庭教育等需求。它以多种语言、文字的形式传播中国悠久的历史文明，而且有利于创造良好的社会发展环境，促进国家经济建设的发展，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。传统的档案管理由于存储空间大致使查找检素费时，备份档案时需要大最的人力、物力、人工处理不可靠，维护起来也不方便。而档案数字化管理可以大大改善这一问题，档案数字化管理一般可通过扫描仪将纸质档案信息录人到计算机数据库中，通过检素词条进行查找相关信息。用计算机存储档案信息的优点是检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全，信息可以无限次的复制存储，极大地提高了安全性。

2档案数字化建设是档案自身发展的需求

在信息时代，信息技术的迅猛发展，广泛应用，正深刻地影响着社会的各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样也给档案工作带来了新的机遇和挑战，使得档案数字化逐渐被提上日程。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成了大量的数字化档案，档案管理必须从传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足时代发展的需求。因此，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性，它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。

3档案数字化建设提升档案的管理效能

这是由数字档案本身的特点所决定的。传统的纸质档案载体容量非常有限，而且成本偏高，而数字档案的载体容量很大，可以节约大量成本和档案保存空间。纸质档案一旦遭到破坏，很难得以恢复，而数字档案具有容易备份的特点，可以通过保留多份备份文件来避免档案受损;在利用纸质档案时，我们通常要翻阅几十卷、甚至几百卷的档案，工作十分繁复，而数字档案在利用过程中，只需利用计算机，就可以在几分钟内检索到所需内容，十分方便。纸质档案只能描述平面的历史记录，无法满足人们在建筑设计、科研等方面的需求，而数字档案却可以利用计算机等先进的工具达到多方位的记录要求。

4档案数字化建设可以提供大量及时的信息

档案是最真实、最可靠、最具说服力的历史记录，包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，同时也是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。当今社会，领导根据档案做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速、及时，社会广大公众对档案信息需要量正不斷増加，人们已越来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性。档案数字化建设是一项复杂而庞大的系统工程，也是一项长期而艰巨的战略任务。而数字化档案相比传统档案载体来说，既方便获取，又不会对档案原件造成损坏因此，档案部门只有尽快改变传统的管理、检索和提供利用方式，不断加快档案数字化建设，才能及时、准确地为社会各界提供利用，进一步实现档案信息资源的社会共享。

5档案管理数字化的必要性

1）档案数字化管理提高了档案管理的工作效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，对发展科学、系统科学、管理科学的形成和发展起着重要的参考作用。因此实现档案数字化对于档案管理部门从封闭走向开放起着重要的意义，它可以有效的在档案信息资源的合理配置、科学管理方面为社会提供高效、优质的服务。由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为主要载体，造成用户利用、査找不便。此时若通过网络计算机管理的数字化档案进行査找不仅能准确反映情况，而且可使查询资料的过程变得简单而轻松一使用户更加便捷、准确地査找到自己需要的档案，使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率，档案的价值作用将得到极大的开发。

2）社会快速发展形式下体现出的需求性。从电子计算机网络化时代的出现，由于采用通信标准，使成干上万个局域网连成一个地区网络、乃至形成全球性的网络。随着人类进入信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术应用与发展，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义已越来越大，现行社会的人们时间意识强，领导做出的决策既要迅速又需准确，各职能部门工作中要求快速及时，社会公众对档案信息的需要量也在不断增加，如医疗档案、民生档案等，因而他们要求信息共享的迫切性越来越明显，因而数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，因此，应紧跟社会发展的需要，加快实现档案数字化网络建设，促进档案信息的共享与利用。

3）档案数字化管理使得档案工作更规范化、标准化。目前，档案标准化、规范化滞后和应用软件繁杂是档案信息数字化的现状，这些都严重影响了系统水平的整体提高。档案是社会信息资源的组成部分，已日益成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源，而档案数字化建设本身又是思想上的一次飞跃，它使我们的思维视角从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息数字化的内涵涉及到了档案工作的各个方面。因此在积极开发档案信息资源时，档案工作者应以档案业务方面规范化为重点从而提供有价值的档案信息，真正意义上的实现档案作为信息资源为经济建设和社会发展提供更好地服务目标。可见档案标准和规范化是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化的建设，建立健全和可实施的档案标准。把握两者互相促进，相辅相成的辩证关系。

总之，档案作为一种重要的信息资源，是社会不可或缺的重要工作，并且将越来越会受到社会的重视。面对这一需求，只用采取措施，正确面对，才可以顺应社会发展要求，适应时代发展，更好地服务于社会各项事业。