浅谈如何提高人事档案管理规范化水平的策略

张吉兆

摘要：人事档案管理，是企事业单位的一项工作内容，其能够为单位人力资源工作的开展提供依据，优化单位人才配置，这对于单位的发展具有深远影响。因此，所有的企事业单位都必须要重视并切实做好自身的人事档案管理工作，提高人事档案管理的规范化水平，以促进和保障单位的长远发展。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了提高人事档案管理规范化水平的必要性，然后主要就如何提高人事档案管理的规范化水平，提出了探讨性建议，以期能为的相关工作实践提供参考。

关键词：人事档案管理;规范化;策略

在当前的企事业单位人事档案管理工作中，我们必须要将如何提高档案管理的规范化水平作为一个关键课题，积极加强研究、探讨与实践。既要客观、深入认识提高人事档案管理规范化水平的必要性，更要采取科学、合理的工作策略，切实、有效的提高其规范化水平。

一、提高人事档案管理规范化水平的必要性

当前，全球社会都已经进入了人才经济时代，也就是说人才成为了决定工作和生产力的核心要素，不论在什么样的企事业单位当中，都只有依靠人才的力量，才能实现更加稳定和长远的发展，这就是为什么人力资源管理倍受重视的原因[1]。而人事档案管理能够为人力资源管理提供完整、详细的参考和依据，确保人力资源管理的客观性、公平性、公正性，尤其是在人才的晋升、任用当中。必须要通过人事档案，才能准确的分析和评价人才，了解人才的特长、能力、素质，从而做到“因地制宜”“物尽其用”，优化单位的人才配置，使人才能够在最适合他们的工作岗位上，发挥出更大的效能和价值。为此，我们便必须要在人事档案管理上予以更多的重视和投入，不断提高其规范化水平，使之能够更好的为单位和人才的个人发展服务。

二、提高人事档案管理规范化水平的策略

（一）进一步健全人事档案管理制度

当前，各个行业、领域都在朝向规范化的方向建设、发展，而制度则是确保“规范”的一个最基础条件。为此，在企事业单位的人事档案管理工作当中，我们必须要进一步健全档案管理制度，以明确的、详细的制度条例作为指导和约束，才能确保人事档案管理得以有序、高效和规范的推进，避免出现不合乎规范的疏漏和问题。如必须要对人事档案管理的具体内容，做出明确的规定，除了基本的个人资料外，还必须要包括政治历史审查资料、已发表论文和科研成果材料、职称评定审批表、履历表、工作鉴定、学习鉴定等等，不能有任何的遗漏，如果确实是因为材料不齐全，则需要在存档时做好说明工作，明确具体缺失哪些内容，以便后期逐一补齐[2]。再者，要根据《档案法》和我国的其他档案管理政策要求，结合单位自身的档案管理工作情况、人事结构情况等，对人事档案管理的各个工作环节作出详细和明确的制度规定，不论是人事档案的收集、编撰、归档，还是后期的调阅，都需要具备相应的制度规范，尤其是在调阅保密方面，一定要做到严格、合法。另外，各企事业单位还需要在人事档案管理实践中，建立起规范的责权制度体系，合理的设置人事档案管理工作岗位，根据岗位科学的划分工作内容、工作责任、工作权利，并对应于工作的内容、责任和权利，制定细化的工作绩效考核指标，保证各项人事档案管理工作的规范落实。

（二）强化人事档案管理信息化安全建设

信息化技术在人事档案管理中的应用，确实大大提高了档案管理的效率与质量，减轻了人的工作压力，但与此同时其信息安全问题也较为突出。因此，为了提高人事档案管理的规范化水平，我们必须要大力强化人事档案管理信息化的安全建设采用先进的信息安全技术对人事电子档案全过程加强监控，为人事电子档案管理筑牢安全屏障。可以在档案管理系统内增设管理监视子系统，对人事电子档案的存取过程进行全程监管。实际的系统设计中，工程人员可将智能传感器、无线网络、数据库检测作为一个整体的系统来构建，通过实时的物联网网络链接，系统可实现对人事电子档案24小时无间断的监管。在保证计算机系统安全运行方面，可采取安全检测和监控监测、防火墙技术、访问控制技术等手段。在保证数据安全方面，可采取加密技术、数字签名技术、数字水印技术、文件备份与灾难恢复技术、防病毒技术等手段[3]。

（三）引入和应用大数据技术

所谓的档案管理规范化，不仅仅要体现在档案的收集、编撰、存档方面，更要体现在利用方面。为此，可以尝试引入和应用大数据技术，依靠大数据和人工智能来进行人事档案的分析。例如，企事业单位可以将自身的发展战略规划与人事档案系统整合起来，以单位在未来发展战略规划中的用人需求为依据，通过对人事档案的大數据分析、挖掘，提取出对单位发展最有价值的人才，科学的优化单位人才资源配置。

（四）做好对档案管理人员的教育和培训工作

最后，为了提高人事档案管理的规范化水平，还需要进一步加强对档案管理人员的素质能力培养，一方面要提高档案管理人员的责任意识、质量意识、标准意识，端正他们工作的思想态度、职业道德，使其可以更加严谨的对待自身工作。另一方面则要强化工作人员的业务能力，除了档案管理专业知识、技能，还有信息化技术、大数据技术等，这样才能使其能够更好的胜任自身工作，保证自身工作的质量与规范化水平。

三、结束语

不论是企业单位还是事业单位，在当前都必须要重视并切实做好自身的人事档案管理工作，提高人事档案管理的规范化水平，使人事档案管理能够在企业和人才的发展中，发挥出更大的价值和效用。

参考文献：

[1]卢荣平.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].办公室业务，2020（07）：153-154.

[2]武思翠，刘建美.事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理探讨[J].传播力研究，2019（15）：297-298.

[3]云庭.事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考[J].智库时代，2019（02）：55-57.