浅谈园林电子文件档案化管理存在的问题与措施

王红红

摘 要： 园林是为人类创造良好的生存环境，创造园林式的绿化空间的场所。近年来，随着全国各个城市市政建设的推进，园林数量的不断增加，园林档案管理的成了一道难题，提高园林档案管理水平，成了当务之急。当前园林档案管理中存在很多问题，像档案管理意识落后、园林工程管理电子文件不规范、管理人员素质有待提高等等方面。基于此，本文首先分析了园林电子文件档案化管理存在的问题，并针对性提出对策与建议。

关键词： 园林电子文件;问题;措施

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）08-0298-01

园林档案是城市建设档案的重要组成部分。它真实记录了园林规划、设计、施工、管理和科学研究等活动过程，为城市建设、改造与发展提供了重要依据。也是美化环境创建文明卫生城市重要活动的真实记录。管好园林档案，对提高城市品位，促进城市建设事业的发展具有重要的意义。但在这个建设过程中有太多的档案要记录。记录期间也遇到了很多的难题。因此怎么提高园林档案管理水平呢？解决这些难题呢？下面就对这些问题进行详细的阐述。

1 园林电子文件档案化管理存在的问题

1.1 档案管理相关人员意识落后

园林单位档案管理人员管理信息化意识落后，认为档案管理工作采用传统纸质管理的方法即可，没有必要进行档案管理信息化建设，更何况档案管理信息化建设还需要资金的支持。档案管理信息化意识落后是当前档案管理人员普遍存在的问题，究其原因，管理人员缺乏与时俱进的进取精神，未能充分认识到档案信息化管理建设对园林档案管理工作乃至单位健康发展的重要影响。

1.2 管理保护园林电子文件不规范

有的单位疏于资料管理，由于园林个各文件之间会有空间和时间变换交叉。管理不当，就容易造成原始文件丢失。还有一些比较重要的园林工程资料，在使用时仅有复印件，违背了“竣工资料中不允许出现复印件"的工程档案基本要求。另外，个别园林信息管理人员更换频繁，资料移交时把关不严，造成了园林工程档案资料的遗失。

1.3 管理人员素质有待提高

园林档案管理需要具备相关的专业知识，才能对档案科学合理的归类和管理同时需要专人来负责平日里档案的管理，材料的更新以及相关数据入网。而在实际上虽然电子档案的出现，提高了工作效率，但由于大多数档案管理人员的综合素质较差，缺乏必要的计算机知识，不能熟练操作计算机，给电子文件的归档和管理带来了许多不便。这就需要档案管理人员加强学习，提高自己的综合素质，从而能够熟练掌握和操作计算机。

2 园林电子文件档案化管理存在的问题的应对措施

2.1 制定关于档案信息化建设的总体规划

档案管理信息化建设是一个长期的过程，必须要根据本单位的实际情况和档案管理工作的发展趋势制定关于档案管理信息化建设的总体规划。为了确保总体规划的实用性，要对本单位的发展特点、目标进行科学的分析和论证，在此基础上制定档案管理信息化建设总体规划。要逐步形成以网络技术为依托的现代化管理模式，努力推动档案管理信息化建设的可持续发展。对于园林单位而言，做好档案信息化管理工作的前提是要对这项工作引起足够的重视，特别是要充分认识到档案信息化管理工作对单位发展的积极意义，应更新观念，加强学习。而且现在由于计算机的广泛普及和应用，办公自动化已成为一种趋势和必然。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。作为档案管理的领导和相关人员，要不断深化管理意识，转变传统管理观念，确保档案信息化管理工作能够顺利进行。

2.2 规范保管和保护园林电子文案

电子文件是以磁性介質为载体的，与传统载体的纸张相比较，存在性能不稳定、保存时间短的实际问题，以及人员更换后的一些后续问题。所以用条理规范的方法来管理电子文件十分重要，因此为了防止因计算机的更新换代导致无法读取电子文件，或者因管理档案人员更换而造成文案的丢失，必须把电子文件统一存储为通用格式，使电子文件更具独立性，即使在新的软硬件环境下同样可以继续使用或再换一个管理员也可以轻松的了解找的各个文案所在位置。保存一段时间后，根据电子文件的内容和数量的实际，最好将数据转存刻录在光盘上保存或存在U盘上。光盘每4年转储一次。必须注重防火、防水、防静电，确保存放安全，保持电源稳定，合理控制温湿度，保持库房清洁。对磁（光）盘的保存，环境空气相对湿度应控制在摄氏14 -24摄氏度。

2.3 提高管理人员的能力

建设高水平的园林档案管理队伍，首先从现在正处于管理档案人员这个职位上的工作者来说。在信息化时代，档案管理人员要充分认识到提高自身素质的重要性，不仅要积极参加各种培训课程，还要利用业余时间“充电”，夯实专业基础知识，努力提高计算机操作水平，确保自己的专业素质能够满足档案管理信息化建设的需要。再者就是从企业招聘管理档案人员来说，企业可以采取以下措施：一是提高园林档案管理人员入职的门槛，在录用园林档案管理人员时有必要对其专业进行限制，招收一批与档案管理专业有关的具备专业素质的人员，充实到档案管理的队伍中来。二是加大园林档案管理人员的培训力度，对于已有的园林档案管理人员进行培训，经培训后考核合格者才能继续从事档案管理工作。三是加强考核力度，制定有针对性的考核办法，通过常规考核和突击考核的办法，提高园林档案管理队伍的纪律性。四是通过评选先进的方式，调动园林档案管理人员的积极性，从而创新园林档案管理的办法，优化园林档案管理的工作流程，提高园林档案管理的质量。最后不管是现在已经是档案管理人员，还是马上成为档案管理人员都要积极转变旧有的管理理念，与时俱进，开拓创新，努力适应档案管理信息化建设的需要。

结语：随着经济的快速发展，人们的经济水平提高，国家政治、经济、文化、社会、生态五位一体社会建设的推进，于此同时建立园林档案必定受到重视，因此提高园林档案管理水平也是极其重要，它不但能记录单个园林建设的过程，能描绘出整个园林建设的轨迹，更能反映出社会建设中的一些得失，这无疑会为以后的园林建设和社会建设，提供借鉴，据往知来，发扬成功的经验，吸取失败的教训，把园林建设、市政建设、社会建设推向更高的水准。使我们可以建设更美好的园林，过上更舒适的生活。

参考文献

[1] 宋超.园林档案管理存在的问题及解决措施.

[2] 罗春丽.城市园林档案管理的几点思考.

[3] 张大伟.关于制定归档电子文件管理办法.

[4] 曾小鲁.办公自动化条件下的电子文件的归档管理.