从基层检察院视角看试行电子诉讼档案容缺归档工作

陈晔

摘要：基层检察院电子诉讼档案作为检察机关独立行使检察权的真实记录，是推动国家法治体系建设的重要组成。文章针对基层检察院电子诉讼档案立卷归档率低的现状，分析存在的成因及短板，并引入“容缺归档”的概念，着重介绍其现实意义、社会效益和工作原则，以便推进检察机关电子诉讼档案相关工作。

关键词：基层检察院；电子诉讼档案；容缺归档

电子诉讼档案是指各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的以电子数字形式保存的诉讼文书材料，它辅助原始纸质档案完整记录了各业务部门办理案件的过程，具有重要的凭证价值。目前，基层检察机关在传统纸质诉讼档案立卷、归档等方面的工作日益规范，“智慧公诉”办案辅助系统等信息化建设进展迅速，但因历史成因、机构协同、人员构成等多种因素影响，电子诉讼档案立卷归档率一直较低，受政府部门“最多跑一次”改革中“容缺办理”制度的启发，本文结合检察工作，浅谈试行电子诉讼档案容缺归档工作的背景、积极意义和主要做法。

一、基层检察机关电子诉讼档案工作现状

1.系统短板

公安、检察院、法院依照法律规定行使侦查权、检察权和审判权，各部门有独特的内部程序和办案流程，且均有自建系统，如公安部门智慧警务综合应用平台、法院辅助法官办案的“智审”系统等，不同程度上存在信息孤岛、条块分割以及重复建设等问题，造成电子诉讼材料彼此独立、标准不一、管理分散，电子数据间出现差异与冲突，缺少兼容性和共享性。

2.管理滞后

部分检察官、检察辅助人员安全意识和责任意识不强，案卷顺手放置，未妥善保管；少数案件审查办结周期长或卷宗数目繁多；案卷未及时移交、签字较随意、借阅不规范等情况，容易造成案卷材料缺失，导致电子材料收集不齐全，电子诉讼档案无法及时顺利归档。

3.人员缺乏

从业务性质来看，以2018年数据为例，杭州市城区某基层检察院公诉部员额检察官一年人均办案量220余件，接近1个工作日1件，案多人少矛盾较突出。从人员结构来看，近5年，基层检察机关引进、招录、调入人员以法学类专业为主，档案专业人员较少或者无，往往由其他工作人员专（兼）职从事档案工作，应归档案卷较多，档案知识、专业培训较少，也间接影响了电子诉讼档案归档率。

4.主从关系

信息化技术的迅猛发展和应用，给电子档案工作带来了飞跃，但大多数基层检察院采用的是“双套制”管理方式，即档案形成前通过纸质或电子一种方式进行审签、办理，而归档保管两种载体的模式[1]。由于考量介质载体的稳定性、数据的安全性，国家法律、行政法规、标准建设等方面对电子档案尚未达到与纸质档案相同的认同度，使得基层检察院不会完全用电子档案替代原始纸质档案，仍保留纸质档案为主导的模式，电子档案仅作为补充。

二、容缺归档的概念及合法性

容缺归档，是指将基本条件具备、主要材料齐全且符合法定形式，次要材料有缺陷[2]的电子诉讼档案，存入电子档案管理系统。而合法性的含义除指符合一个国家现行有效的法律规定外，还有一种含义就是指“正当性”“合理性”，表征一个行为或者一个事物的存在符合人们某种实体或程序的价值准则，以及其他非强制的原因，而为人们所认可或赞同，进而自愿接受或服从[3]。从这种意义出发，容缺归档作为解决“双套制”下电子诉讼档案立卷归档率低的尝试，符合提高档案利用效能、满足检察发展需求的价值取向及人们的理想、期待的要求。

三、容缺归档动力来源

1.有利于提升电子诉讼档案立卷歸档率

据调查，自全国检察机关统一业务应用系统上线运行后，某市某区2014—2019年五年来检察业务部门应归档电子诉讼档案14019件，未归档案4719件，未归档案件占已审结案件的33.66%。已结案未归档原因占比较重的是案卷部分电子材料缺失、公安移送电子卷宗不兼容。初步测算，经容缺归档后，电子诉讼档案立卷归档率较之前可提升约27个百分点。

2.充分挖掘电子诉讼档案的参考价值

合理遵循既往法律案例能够促进形式正义原则的实现，具有稳定功能。传统诉讼档案查用较为烦琐，基层检察院检察官对档案利用率不高。电子诉讼档案立卷归档率大幅提升后，通过查阅既往重大复杂疑难案件和新类型案件电子卷宗，可为检察官案件办理、批准（决定）逮捕、公诉、法律监督和研究等起到积极的指导和借鉴作用。

3.有效发挥电子诉讼档案的社会服务功能

检察机关业务部门可以根据律师申请提供电子卷宗阅卷，既缓解了检察人员与辩护律师在阅卷时间安排上的冲突，又极大缩短了律师查阅、复制案卷材料的时间。有效解决了律师阅卷难顽疾，保障了犯罪嫌疑人、被告人合法权益。基层检察机关通过电子诉讼档案，可以便捷选取有较强宣传警示作用的案例，增强普法宣传活动的直观性和教育性，使得法律条文通俗易懂。如笔者所在检察院不定期举办的“钱潮论剑”活动，以案例讨论研究热点法律问题，传播法律文化，取得了良好的社会效益。

4.推进完善检察系统电子卷宗法规

为适应新形势下档案工作的需要，2016年，最高检出台《人民检察院制作使用电子卷宗工作规定（试行）》（以下简称《工作规定》）、修订《人民检察院诉讼档案管理办法》（以下简称《管理办法》）和《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》（以下简称《归档细则》），总的来看，《工作规定》中对电子卷宗的制作规定略显粗糙，有待细化；《管理办法》第三十八条涉及的电子诉讼档案管理办法暂未出台。尝试检察档案工作中探索，尤其是微观操作、界限的“试错”有着一定的实践价值，有助于推进完善检察系统电子卷宗法规。

四、容缺归档实现方法

1.区分主要材料和次要材料是容缺归档的关键

应结合《归档细则》中关于文书材料立卷归档和案卷内主要材料排列顺序规定，科学合理地界定相应的电子诉讼档案“主要材料”和“次要材料”。如律师辩护意见等，基本上以纸质复印件为主，可作为电子诉讼档案“次要材料”。

2.审慎确定容缺归档的实施范围

基层检察院案件数量大、种类多，完全化实施案件电子诉讼档案容缺归档不符实际。可对案件事实清楚、证据充分的；被告人承认自己所犯罪行，对指控的犯罪事实没有异议的；现有电子材料足以反映案件定性量刑等情形适用容缺归档。对提请上级人民检察院提出抗诉的案件；报请最高人民检察院核准追诉的案件；社会影响较大、群众关注度高的重大、敏感案件等类型不适宜容缺归档。

3.多渠道形成合力提升人员业务素养

依照《管理办法》中关于检察院档案机构和人员的规定，检察机关亟需加大对电子诉讼档案建设的力度，一方面加强检察官及检察辅助人员对诉讼档案管理的合规意识，及时扫描文书，有序制作案卷，从源头上提升电子诉讼档案质量。另一方面要提升档案从业人员法律专业水平，定期组织其参加公诉部、未成年人刑事检察部、侦查监督部、刑事执行部等部门的业务培训，熟悉法律文书、专业术语和业务流程，更好地反哺本职工作，推动档案建设工作高质量发展。

五、容缺归档完善路径

笔者所在基层检察院在智慧公诉、智慧侦监等基础上，主动推进职能融合，探索智能化“捕诉合一”，助力构建电子诉讼档案整体格局，这也是检察机关电子诉讼档案的发展趋势之一。

1.以“捕诉合一”推进系统重组，建立健全电子卷宗移送机制

在浙江省政法委推进的一体化办案系统基础上，优化电子卷宗推送模式，与区公安分局、法院会商确定规范的标准化卷宗目录，明确案件移送起诉的材料中批捕阶段卷宗单独成册，在符合公诉增量式审查要求的同时，实现案件办理全程电子卷宗全覆盖，夯实电子诉讼档案材料完整性的基础。

2.以增量式审查为载体，提高电子卷宗质量

在“捕诉合一”模式下，通过对批捕和起诉审查内容的重组整合，在公诉阶段做增量式审查，重点审查公安捕后新增的案件电子材料，以突出重点的审查方式减少审查工作量。一是通过捕诉衔接，在批捕案件审查的基础上，对于已审的事实、证据等电子数据在公诉阶段直接引用，避免重复审查；二是对照捕后继续侦查意见，智能分析关联公安捕后新增的电子卷宗内容，辅助承办人进行重点审查，同时对捕后补充提交的电子证据材料进行非法、瑕疵证据的自动分析和提示；三是借助批捕階段数据，智能复用承办人的案件说理分析，提高公诉环节法律文书智能化生成水平。

3.引入颗粒度管控，配置角色权限

电子诉讼档案内容较特殊，保密性强，它的安全性是管理中最重要的问题。做好颗粒度管控，包括角色控制、数据控制、功能控制。角色控制，不同层级人员配置添加、删除、只读、复制电子数据的权限；数据控制，不仅可以对利用诉讼档案的密级和类型进行控制，甚至可以控制到诉讼档案中的每个字、每段话[4]；功能控制，比如档案制作、利用限制分离上传、阅读与打印功能。

六、结语

虽然“容缺归档”与传统档案“材料齐全”观念有冲突，但其本质不是不注重电子材料完整，只是针对“双套制”下存量或部分增量诉讼档案“次要材料”欠缺的情形，目的在于提高电子诉讼档案立卷归档率，发挥档案内在及外在的价值。切实解决好基层电子诉讼档案归档问题，根本途径还是加强顶层制度的设计以及信息化系统建设融合的力度。

注释与参考文献

[1]刘继宗.企业档案双套制保管的“囚徒困境”及最佳出路[J].中国档案，2015（11）：58-59.

[2]韩业斌.容缺受理制度的法理基础与完善路径[J].北方法学，2019（1）：88-100.

[3]谢海定.中国民间组织的合法性困境[J].北方法学，2004（2）：17-34.

[4]张旭.检察机关诉讼档案电子化管理初探[J].档案与建设，2014（3）：74-76.