小议职业院校图书馆档案管理策略

摘 要：职业院校的图书馆需要有专门的档案管理人员，通过档案的管理能够追踪到图书的收藏路径，查询到许多珍贵的资料，对于图书管理具有指导性的作用，因此，作为职业院校一定要加强图书馆的档案管理工作，对于档案的管理人员要能够做好培训工作，提高管理人员的业务水平，通过实际的培训能够提高管理人员的工作能力，同时还必须要结合信息技术的使用，才能使档案管理工作更为科学、有效地进行。职业院校图书馆中的档案分为文件档案和文书档案两种，做好对这两种档案的管理有重要意义。当前的高校图书馆档案管理工作存在着档案管理工作不规范、效率低;数字建设化缓慢等问题。作为职业院校的图书管理者要通过系统的整理，能够做到拓展工作业务水平，保管好图书档案中文件档案和文书档案，做到分类具体详细、科学合理。

关键词：职业院校;图书馆;档案管理;策略

随着时代的发展，现在职业院校都普及了网络，图书馆的档案管理也逐步进入信息化时代，高校图书馆档案管理实现信息化应该做到：做好计算机和网络建设，合理开发职业院校的图书馆资源，做到系统化，通过信息化来节省人力资源，快捷地做好保管工作，图书馆的工作具有重要的珍藏和研究价值。信息时代的到来人们越来越追求安全、高效、便捷的工作和生活，图书馆档案管理也不例外。因此，高效图书馆应该紧跟时代步伐，对档案管理工作进行改革，利用网络和计算机实现信息化管理。

一、 职业院校图书馆档案的特点及其管理的重要性

职业图书馆中的档案主要分为文件档案和文书档案两类。文件档案记录了图书馆在各阶段的各项工作情况，其取得的成果和教训，为职业院校图书馆日后的发展提供了参照，有利于指定其发展规划。文书档案是职业院校图书馆自身的文件，是图书馆日常工作和活动中保存下来的有价值的文书记录。这些文书文件有会议记录，还有一些影视资料、财产资料等，这些文件内容丰富，往往具有保留价值，所以保留时间长。它的内容不仅包括珍贵的各种文献典籍、历史文物，甚至还有借阅登记的记录等。这些文件是研究一个高校及其图书馆的重要资料，是图书馆档案价值的集中体现。对这类档案的管理为图书馆的业务探讨、学术研究等提供了资源。要想加强对这两类档案的管理，就要提高档案建设水平，完善档案体系。这不仅能促进图书馆自身的管理工作，还能促进其他各项工作的标准化、规范化，从而提高其整体的实际工作水平。

二、 职业院校图书馆档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作不规范、效率低

因为职业院校图书馆开展档案管理的工作不长，在工作中难以实现规范化和制度化。一些业务部门对归档范围和档案管理人员不清楚，这给档案管理员的工作带来困扰，他们很难及时收到范围广泛、内容丰富、质量高的档案。再加上档案管理的制度还有待完善，档案管理人员在工作中还缺少工作的积极性和主动性，工作能力不高，这就导致他们工作中出现断档、缺档的问题，忽视对档案资料的登记、分类编目、加工利用等工作，这就导致了档案管理工作混乱、效率不高。

（二）档案管理工作较原始

在信息化、网络化的时代，图书馆的档案管理工作应该与时俱进，做好档案资源数字化、信息化、现代化的建设。但是当前很多高校图书馆没有做好相关建设，档案管理工作仍处于传统的手工存取方式，检索速度慢、工作效率低。纸质档案与电子档案、影像资料档案相比仍占有很大的比重。纸质档案资料具有管理繁重，查找困难等多种不便。

三、 职业院校图书馆档案管理策略

（一）做好档案管理室的计算机和网络建设

档案管理室的信息化进程需要有硬件设备的跟进，大多数高校图书馆的日常工作如文献借阅、情报服务等都由计算机完成，图书馆档案管理工作也可以充分运用计算机和网络，加强相关建设。计算机中有专门的管理软件在实际工作中，还可以利用网络搭建图书馆档案室，在图书馆服务窗口，让学生进入档案室，可以与馆员直接联络。此外利用计算机和网络结合，做好图书馆档案管理工作，还要注意做好相关的安全防范系统。在日常工作中，做好对安全防范系统的完善和维护，使其中的档案信息资源不被失密、泄密，这样才能保证高校图书馆的档案管理工作能正常、稳定的运转。档案管理信息化的运用为今后的查找带来许多便利，如果想要找某本书，只要轻轻敲击键盘，就能够自动进行检索，不需要管理人员进行详细的查找。

（二）档案管理要实现信息化

随着信息化时代的到来，计算机技术的进步，档案资源向共享性、数字化和服务的网络化发展。网络的一个重要特点就是资源共享，收集、分类、检索、传递等图书馆档案管理工作在网络上进行，这不仅方便了本校的教师和学生，还为远程用户提供了服务。传统的以纸质主的实物保存的工作形式，给高校图书馆档案管理工作带来了很高成本，也不利于信息资源的检索、传递和共享。信息化技术的应用，高校图书馆档案管理工作出现了数字文件，数字文件的修改、复制、归档、传递等工作都十分高效。此外，信息化技术在高校图书馆档案管理工作中的应用，不仅降低了成本、还方便查找和添加，对于现在的工作方法来说，具有创新性和实用性。建立起完善的档案信息管理系统，方便了工作人员的管理和用户的查询利用。由此可见，信息技术的应用改变了高校图书馆档案管理工作的方式，开发了它更多的优势。因此，高校图书馆档案管理工作实现信息化是其必然趋势。

（三）对职业院校图书馆档案管理工作人员的职业能力进行培训和提高

信息化时代对图书馆的档案管理人员提出了新的要求，传统的档案管理只要做到心细、认真工作就行了，但是，网络化的档案管理需要工作人员能够具备计算机的使用技术，能够灵活地进行文字录入和书籍的录入，要能够针对计算机系统设计以及运营维护等各个方面进行研究，对此，各大高校图书馆档案管理部门相关工作人员必须对自身的职能范围进行综合考虑，从而保证计算机系统正常有序工作。与此同时，各大高校图书馆档案管理所使用的计算机系统需要根据手工系统进行设置，并且涉及的每一项数据内容均由相同专业高校图书馆档案管理工作人员进行记录完成。对档案管理人员工作职责进行合理的分配，不僅能够有效保证高校图书馆档案管理资料信息的独立性、正确性以及完整性，进而有效提升高校图书馆档案管理的科学化水平控制。

总起来说，职业学院的图书馆档案管理人员要想做好本职工作，就要做到与时俱进，紧跟时代的步伐，能够学习先进的管理方法，掌握信息化的管理模式，努力提高自身的工作能力，为职业院校的图书馆的档案保存奉献自己的一分力量。

参考文献：

[1]张时莹.高校图书馆档案管理工作的优化思路分析[J].卷宗，2018（2）：105.

[2]周毅敏.高校图书馆档案管理工作初探[J].金田，2015（3）：194.

[3]王冬梅.高校图书馆档案管理研究[J].内江科技，2014（6）：31.

作者简介：

叶思思，四川省眉山市，眉山职业技术学院。