创新档案管理理念，实现档案管理信息

刘燕

摘要： 当前，档案进入信息化管理模式，传统的档案管理系统已经无法满足社会发展和市场需求，档案管理工作需要根据实际发展的需求，与时俱进，对管理理念进行创新，提高档案管理的信息化水平，让档案管理更好地服务于社会和经济发展。

关键词： 档案管理;信息化;创新理念

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1674-3733（2020）12-0293-01

随着信息化时代的到来，档案管理的发展也应实现信息化。在实际中，档案管理工作与社会的发展水平严重脱节。鉴于这样的环境下，企业或者单位在今后的发展过程中，需要提高对档案管理工作的认识，遵循社会和经济的基本发展规律，创新理念，实现档案管理的信息化发展。

1档案信息化管理的优势

（1）提高办公效率。我们所认知的档案管理，大部分是最为传统的人工参与操作的文书整理和保存，操作的整个流程比较繁琐，并且特别耗费时间，对于档案信息安全存在很大的隐患性。实现档案管理的信息化管理，使得档案管理工作变得简单可靠，节省人力、时间，易于查找。档案管理的信息化，一方面能多方向地实现资源共享，并且查阅的速度也能适当性的对所需要的信息进行针对性的查询，并且也不会受到时间或存档单位的基本限制。

（2）保存的稳定性。纸质的材料档案会受到时间的限制，存在一定的脆弱性，在使用过程中受到不同程度的损耗、损坏，存在较大的不确定性。信息化档案保存就是把传统档案信息转化成数据，上传到电子数据库，保存既方便使用也便捷。多媒體的运用基本上成就了信息化档案保存的永久性，档案管理具有很强的稳定性。

2现阶段电子档案管理存在的问题

（1）不健全的管理体制。管理体制是任何单位企业必备的，尤其是对于单子档案保存要求极其严格的单位来讲，档案管理体制可以说是核心体制。现阶段大部分企业或者单位都融入了信息技术，档案管理也是逐渐在向全面的信息化过度，但是由于档案管理缺乏科学、合理的管理体制，就会使得企业、单位的基本档案的处理工作陷入一种半瘫痪状态。现阶段我国很多的企业、单位对档案的基本管理在制度上有一定的不协调性，就是现存的管理制度不符合时代发展的基本趋势，再加上管理制度的不健全性，企业、单位科室和各部门之间工作分工以及交接不协调，使得档案管理无法按照正常的管理秩序进行，就在一定程度上加深了档案管理上的混乱。

（2）缺乏专业管理人员。现阶段的电子档案管理还没有完全达到信息化和人工智能化管理，仍然需要专业的专业人员进行管理。电子档案在进行专业管理的过程中，很多人员不是专业档案管理人员，而且现阶段大部分档案管理工作是老员工兼职管理档案，但是这就存在老员工学习能力差、新技术接受性低的问题，严重阻碍了档案管理工作的效率与创新。兼职管理人员相对专业管理人员而言缺乏相关的职业技能和档案管理工作经历，以及对档案管理的专业性，使得档案管理在整体水平上就会出现误差，使得医院档案管理进入一种不规范性的管理状态。

（3）缺乏对电子档案管理的投入。现在很多的档案管理系统很容易忽略电子档案管理理念、方式更新，完全忽视了对档案管理的重视，使得电子档案管理的软件设备水平十分落后，与硬件设备不相匹配，无法适应信息时代档案管理工作的新趋势。

（4）电子档案安全机制缺失。电子档案管理缺乏完善的档案管理监管机制，使得档案管理使用过程出现很大的随意性。特别是当今信息化的高速发展，大部分机构、单位基本都是采用电子化档案管理模式，黑客或者病毒入侵医院系统，也会导致电子档案信息的损坏或丢失，管理人员安全意识的缺乏，使得档案管理工作面临巨大的挑战。

3电子档案管理优化建设的思路

（1）健全档案管理制度。对档案管理工作的基本状况进行实际分析，制定相应的策略，设立档案保管期限制度，对档案进行规制化管理;成立奖励机制，充分调动管理人员的积极性，保证电子档案管理制度可以有序进行。成立专业的档案管理小组，合理划分工作职责，针对档案管理中出现的问题及时探讨，及时对借阅档案进行监督管制，制定切实可行的管理制度，规范管理模式，真正做到规范化管理。

（2）提高管理意识。档案管理人员的工作水平决定档案管理的整体质量。提高电子档案管理水平，积极组织档案管理人员的业务培训，纳入人才培养计划，重视培养复合型人才，多方位对档案管理人员进行考核，充分调动工作人员的积极性，激发管理人员工作激情，发挥管理人员的主观能动性，同时还应提高档案管理人员的法制观念。把医院档案管理制度渗透到管理工作的每个环节，通过积累和传承各种档案信息资料。

（3）科学合理应用电子档案。加深计算机电子档案管理，减少档案的储存空间，操作简便，易于保存，也能很大程度上节约人力、物力、财力，提高档案管理的工作效率。用现代化电子信息对档案进行精细化管理，将档案管理工作划分为若干项目，针对每个项目进行管理，扩大档案的存储内容和范围，节省档案管理时间，提高管理效率。

（4）提高安全意识，开展定期检查。加强对档案管理工作的检查力度，做好檔案信息资源把关工作，确保档案信息符合基本要求。针对性开展思想方面的教育工作，让管理人员加强对档案管理的重视程度，了解档案管理工作的重要性，敢于承担自身的责任。积极做好各项档案保存事项，做好日常管理工作，在监督管理下推动电子档案的管理工作，从观念上重视档案管理工作的现代化进程。

参考文献

[1]王焱.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2013（1）：15.

[2]杨娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017，8（21）：93.

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