关于加强建筑档案管理工作的探讨

胡龙玉

摘要：近几年来，城镇化步伐加快，经济迅速发展，致使建筑工程规模和数量都在增加，由此，建筑档案的作用和价值日益凸显。一般来说，建筑档案是按照一定方式保存的具有价值的文字、图片、声像等材料，在建筑工程建设的过程中，其档案能够真实记录施工状况和建筑的全貌，对于国家来说，是非常宝贵的资料。而且对于建筑人员来说，建筑档案是最直接、最有效获取相关资料的途经，所以加强建筑档案的管理对于建筑业的发展有重要的意义。

关键词：加强;建筑档案;管理

中图分类号：T743    文献标识码：A

引言

建筑施工企业项目的开展必须要以高效的档案资料管理工作为前提。对于建筑项目而言，由于其具有非常强的系统性和复杂性，因此实际的档案资料管理工作存在较大的难度，不但涉及到工程图纸、建设记录等资料，还要对工程项目的验收报告进行整理。但如果能对这些工程建设项目的档案和资料进行有效的整理和分类，就能够为项目建设过程中各种问题的处理和决策的制定提供有效的数据参考，对提升建筑项目的建设质量和推动建筑施工企业的发展有着极其重要的意义。

1工程建设项目档案资料管理工作的内容

1.1对工程建设项目的综合类文件和资料进行管理

建筑工程项目中的综合资料主要是指项目施工的各种图纸、项目变更的相关文件、工程建设过程中的各种合同、招投标文件等，除此之外还包括工程建设过程中的图片、视频以及录音资料等。综合类文件的管理工作是建设项目档案资料管理工作的主要内容，对工程项目的顺利开展和质量保障都有着非常重要的意义。

1.2建筑项目中水、电以及设备的安装文件的整理

这一部分的档案资料管理工作是工程项目建设的关键凭证，主要包括项目施工的测量资料、工程沉降位移的数据记录以及工程测量的相关成果等。通过对这些资料进行整理和分类，能够为工程项目建设过程中各种问题的解决提供有力的数据支撑，从而提高问题解决的效率，保障工程项目的顺利实施[1]。

1.3工程项目后期的资料管理工作

工程项目后期的资料管理工作主要是对项目的验收文件进行管理，项目的验收文件不仅是工程项目安全性的重要保障，也是判定工程建设质量的重要凭据。项目后期的档案资料管理对象主要包括工程质量检测报告、质量勘察单位的检查报告、施工单位的质量检测报告以及设计单位的质量检测报告等。

2建筑档案管理过程中存在的不足之处

2.1建筑档案原件缺少严重

对于建筑档案管理来说，原件是基础且最直接档案构成部分，原件的损失对于信息查询人员来说会增加工作的困难度，而且对于建筑工程考察人员来说也是极为不利的。当前，在建筑档案管理中，原件的缺失非常严重，部分材料仅仅只有复印件，导致很多的建筑档案难以完整收录，影响了建筑档案实际价值的发挥。原件的缺失是多方面因素导致的，可能是设计部门和监理单位仅下发了复印件，也可能是档案管理责任人管理不利，原件在管理过程中被遗失。

2.2档案管理流程缺乏规范性

很多时候，档案管理信息在完整的情况下，由于没有规范化和严格化的管理流程，导致信息难以完整、准确记录。如建筑完工文件编录的过程中，没有严格的操作要求，以及工作人员专业素质较差，没有按照标准要求分类成册，促使编制的目录不准确或者是存在遗漏，一些工程中原件图纸缺失，在后续查询中无法获取。此外，档案管理在建筑工程一开始就需要设定原始文件的管理内容和格式，但很多建筑单位的档案管理人员初期就忽略了对原始文件收录的标准规定，致使施工的过程中经常修改和添加原件信息，导致档案资料无法形成统一、规范的格式要求，这为后续档案文件的组装增加了难度。

2.3缺乏先进的档案管理意识

从整体上来看，现阶段我国大多数建筑施工企业都对工程项目的档案资料管理工作存在不同程度的忽视。正是由于缺乏先进的档案管理意识，导致在实际的档案资料管理过程中各种问题层出不穷，严重阻碍了档案管理工作水平的提升，也对企业的健康可持续发展造成了阻碍。[2]比如，很多建筑企业在对工程项目开展资料档案管理工作的过程中，没有对工程前期的各类图纸进行全面收集，很多重要的图纸经常丢失，这不仅阻碍了工程项目的正常开展，也对工程项目后期的档案资料管理工作造成了障碍。

3加强建筑档案管理工作的策略

3.1提高建筑档案管理工作的重视力度

建筑档案有其不可替代的价值，所以要加强建筑档案的管理，首先要重视这一工作。一些建筑公司，轻视档案管理工作，投入精力较少，在工程验收交工的时候，才开始档案资料的收集和整理，在短时间内，很难有序全面地收集原始文件，也无法有效和施工单位沟通，所以增加整理工作难度的同时，无法形成健全的档案资料。通常来说，建筑施工单位没有设立专门的档案管理人员，相关的资料都分散在各部门，工程完工之后，施工人员会撤离，缺乏完备性的资料难以找到负责人员签字，人员召回有很大的困难，所以这延缓了档案资料归档的时间。所以，建筑单位要提高档案管理的重视力度，设置专职人员，在工程一开始就收集材料，统筹规划檔案管理工作，将档案收集的内容、格式以及流程进行确定，全程跟踪工程，有效落实各项档案管理工作。

3.2完善档案管理制度，提升管理质量

完善档案管理制度可以提升企业工程建设档案管理质量。国家层面，我国已建立较为完善的工程建设档案管理方面的各项法规体系，施工企业在进行档案管理时应严格按照相关条例及法规，促进档案管理工作高效率完成。企业层面，企业应根据自身情况建立本企业档案管理制度，并提高制度的完整性和精确性。细化管理条例，将制度细化到工作中的每一个环节。明确档案管理人员的工作职责与权限，保证档案管理工作的高效落实。档案管理制度的完善是管理活动的深化过程，对建设高质量的档案管理团队有着重要的意义。此外，完善档案管理制度体系还可以提升工程建设项目档案管理质量。

3.3转变档案信息服务方式

随着时代的发展，传统的档案服务已经难以满足时代的需求。档案部门必须要借助现代信息技术，充分挖掘档案信息资源，不断创新档案服务方式。一方面，微缩技术服务。目前微缩技术逐渐受到认可，对于一些极为珍贵的档案使用微缩技术能够缩减档案管理空间，节约人力资源。但目前国家尚未出台统一的档案管理规范，尤其是档案信息管理系统开发种类多、数量大，还有待进一步完善。另一方面，创新光盘存储服务。光盘具有存储量大、处理速度快的特点，因此可广泛应用到工程建筑档案信息检索、编目等服务之中.

3.4深入建设施工现场，全面收集档案资料

在城市经济加速发展的今天，建筑工程项目是其重要的基础设施，强化建筑档案管理对于城市多种功能的发挥有着积极的作用，除了为相关人员提供帮助，还能够体现现代化建筑发展的水平，为今后建筑建设提供参考和指导。所以，要提供有效的档案信息，促使建筑管理者做出正确的决策，需要提高建筑档案的准确性和全面性。[3]满足这一要求，就需要档案管理人员深入现场，进行现场跟踪服务，一方面收集档案需要的信息资料，另一方面查询登记在册的工程项目，并做出分析研讨。尤其是大型且比较关键的建筑工程，要进行现场勘查，落实各项数据信息的真实性，全面掌握现场的实际情况。

结束语

信息技术的发展对各行各业都产生了较大的影响。在工程建筑领域中，档案信息化建设是对传统管理体系的一次革新和突破，具有深远的意义，对工程建筑档案价值的保存、管理水平的提升都具有积极的促进作用。因此，工程建筑企业还需不断探索和实践，为企业提供更优质的档案服务。

参考文献：

[1]  王慧桢.当前建筑行业档案管理工作存在的问题及对策分析[J].城建档案，2014（12）：96-98.

[2]  孙秀霞.关于加强建筑档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志，2014（11）：157.

[3]  钟丹.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性[J].电子制作，2014（05）：86.

（作者身份证号码：412826199202152210）