网络和信息化体系下大型国有企业档案图书工作的转型

俞伦祥

摘 要：在网络和信息化体系建设的大环境下，企业档案图书工作面临新的机遇和挑战，大型国有企业档案图书工作应把握网络和信息化体系建设的时机，推进数字化、智能化、知识化的转型。

关键词：网信国有企业档案;图书

企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件;企业图书是指企业保管的以纸质印刷本或光盘形式存在的中外文图书、内部资料、科技报告、会议录、专利、 论文等资料。档案、图书属于企业显性知识，是企业管理中的重要组成部分，随着国有企业改革的推进，大型国有企业档案工作和图书工作得到长足的发展。但是总体与大型国有企业的发展需求还存在差距，特别是在网络和信息化体系建设的大环境下。档案工作以保管和提供纸质查询利用为主，图书管理以提供图书、期刊利用为主。新时代，企业档案图书工作面临新的机遇和挑战，大型国有企业档案图书工作应把握网络和信息化体系建设的时机，推进数字化、智能化、知识化的转型。

1 转型背景

2020年是“十三五”规划的收官之年，是保障“十四五”顺利起航的奠基之年。十八大以来，习近平总书记提出了网络安全和信息化工作事业，随着网信事业、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，也为档案、图书工作指明了新的方向，提出了新的课题，带来了新的机遇。突破以往思维定势、行为习惯和路径依赖，坚持改革创新、推动档案图书工作的转型势在必行。企业档案、图书工作作为大型国有企业管理工作重要组成部分，在网型事业大发展的环境下，转型背景如下。

1）建立了集中统一的档案图书管理模式。档案、图书作为大型国有企业重要的信息资源，不仅仅记录了企业的发展历程，承载了企业发展的历史真迹，同时也服务于企业，为企业的发展提供了智力支持。档案、图书工作日益成为企业发展不可或缺的基础性、支撑性工作，越来越受到企业的重视。根据《档案法》和《10号令》大型国有企业都建立了集中统一的档案管理制度，图书管理与档案管理基本上都设置在一个部门进行集中统一的管理。2）推进了信息化转型，但是信息化水平较低。随着档案信息化的推进，大型国有企业上线了档案信息系统，开展了档案数字化建设;图书管理工作，开展了电子資源的建设，购买了大量的数据库，方便企业员工获得最近的国内外技术动态。但是整体的信息化水平较低，企业员工不能随时随地的查询利用企业档案，掌握企业技术信息。企业档案仍处于“重藏轻用”的局面，档案利用手段落后，仍以到档案库房查阅纸质档案为主，不能实时地、全面地在线查询和利用本所和其他所的档案资源，再加上借阅审批流程的限制，档案利用效率低下，对企业科研活动支持不足。3）开展了知识管理工作，但是知识管理还处于探索阶段。图书管理工作也是在提供数据库的服务，没有开展知识管理工作，没有调动企业的组织知识和员工的个人知识。知识管理还处于起步阶段，组织和个人的知识未充分的开发。员工不能够实时地、全面地了解企业和企业员工知识。

目前大型国有企业档案和图书的工作的现状，离网信事业的发展要求还很大，不利于员工快速地掌握企业技术信息和知识，不利于企业员工的自我学习和快速成长，一定程度上限制了员工对企业的认同感，不利于企业留住优秀技术人才。

2 转型目标

通过统一规划和统一部署，实现统一接口、统一数据、统一流程、统一平台，开展档案数字化和信息化建设，确保企业员工能随时随地的获取企业档案，掌握最新的企业技术信息;挖掘企业和员工知识，开展知识管理工作，确保企业员工能随时随地的获取企业内部各类知识和了解最新的国内外技术进展;帮助员工自我学习和快速成长，构建有利于企业员工快速获得企业技术信息和知识的管理模式及通道，方便员工的自我学习和快速成长，增强员工对子集团的认同感，帮助企业留住优秀技术人才。

1）实时地、全面地获得企业技术信息。开展档案信息化建设，升级和优化档案管理信息系统，开展档案数字化建设，提升大型国有企业档案信息化水平，确保企业员工实时地、全面地获得企业档案信息资源，通过随时随地可查询利用企业档案信息资源，方便员工获得企业技术信息，便于员工通过查询利用档案，获得企业积累的技术信息，提升自己的学习企业组织的知识能力，方便员工在企业知识的基础上，开展新的创新和研究。2）实时地、全面地获得企业和企业员工知识。企业的图书管理在网信事业的背景下，应结合企业的档案工作，朝着知识管理的方向开展，随着图书管理和数据库技术的发展，在获得外部的最新的技术进展方面已经没有障碍。而是企业内部的组织知识和员工知识没有充分的开发，组织的知识没有充分的记录和保存，企业员工的知识没有充分的被调动，员工之间如何更好的传播知识没有被解决。3）便于员工快速成长和自我价值的实现。员工通过查询档案信息资源，通过方便地获取组织的知识和员工的知识，方便的知识和信息获取，能实现快速地成长和自我价值的实现，从而加大对企业的认同感，乐于留在企业。

3 转型措施

根据网信事业建设的大环境，随着大数据、互联网+技术的深入应用，明确了国有企业档案、图书工作的主要转型目标，国有企业档案、图书工作应通过以下的具体措施来看着工作。

1）制度建设。不断地完善和优化档案、图书管理制度，确保建立健全大型国有企业档案、图书工作模式和制度标准，确保建立集中统一的档案管理模式，确保档案信息资源完整、准确，确保档案信息资源应归尽归;建立知识管理制度体系，明确知识共建共享原则，鼓励知识的分享，建立评价标准。从顶层规章、业务办法、操作规则三个方面分层级制定或者修订企业档案制度，并将档案管理流程融入企业信息化建设流程中，将档案业务相关要求嵌入各业务系统，形成全过程无缝管理。2）体系建设。完善的档案管理体系建设是做好档案全面、快速、广泛收集的基础。围绕企业中心工作，进一步加强档案体系顶层设计，统筹整合各类资源，逐步建成统一的、资源共享型的档案工作体系。完善现有文件收集范围，加强档案系统与各业务系统之间的集成互联和资源整合。实现及时有效的应收尽收，应归尽归。3）资源建设。数字化档案管理是档案发展的方向，也是企业档案工作的追求目标。随着大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术的发展，必将会对档案工作和档案的发展产生重大影响。借助大数据、云计算、人工智能等信息化技术，推动档案工作的数字化转型升级。把现有的重要的产品和课题档案进行数字化，为提供在线的查询利用提供资源保障，并逐步实现从接收保管纸质档案向接收保管电子档案转变。通过记录、收集、整理企业组织和个人的知识，为企业员工提供获得企业的知识提供便利。4）安全建设。档案的数字化转型升级，安全管理是重中之重。结合国家、行业、企业的信息化形式及企业的性质，做好顶层策划、统筹规划、统一部署。结合企业电子档案形成的规律和特点，制定适合企业电子档案长期保存的标准及制度，建设适合企业电子档案存储、备份体系。5）平台建设。开展档案管理信息系统建设，围绕企业核心竞争的重点难点，围绕科研生产、经营管理、风险防控、企业文化建设等主要业务板块，加强档案图书资源的开发，深入挖掘档案图书的价值，及时提供更加精准、细致的档案、知识支持服务。优化借阅流程，完善档案检索利用手段，通过数字化建设实现智能推送功能。实现员工能随时随地查询利用档案信息资源，获得企业技术信息的全面支持;推进知识管理平台建设，使得员工能够实时地、充分了解部门内、外的最新技术进展。使得员工能较为便捷的掌握部门内、外的最新技术进展。方便企业员工的自我学习和快速成长，增强员工对企业的认同感，助力子集团留住优秀技术人才。

参考文献

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