信息化手段在水利工程建设档案管理中的运用研究

叶敏

摘 要：文章论述了信息环境下的水利工程建设档案管理的现状，分析信息环境下水利工程档案管理存在的问题，并提出实现信息化管理的对策。

关键词：信息化手段;水利工程建设;档案管理

1 引言

水利工程是关系到灌溉、饮水、蓄洪防旱的关键设施，对于民生发展有重要意义，所以建设数量越来越多，水平也持续提升。在水利工程建设中，档案管理是一项重要工作，而信息时代的出现和互联网的普及应用，给档案管理带来巨大的变化，档案资料收集途径增加、档案载体增多，档案保存手段丰富，档案利用途径增加等。我国当前信息化建设水平较高，大部分地区都建设有卫星站点，在各大城市覆盖互联网，电子信息技术的推广也朝向集成化、综合化和网络化发展，多种专业网站在各个地区得到覆盖和推广应用，对于各行业的发展有极大的推动作用。基于此，本次研究对信息化手段在水利工程档案管理中的应用进行探讨。

2 信息环境下的水利工程建设档案管理的现状

在互联网普及趋势下，水利工程进行档案管理已经朝向信息化方向发展，但依然存在很多的不足，尤其是信息化水平较低的问题比较突出，需要进行处理。进行档案信息化管理，需要有配套的计算机设备设施进行支撑，尤其是网络的搭建和计算机软件的使用，是这项工作的重点。但目前来说，虽然水利工程有配备的计算机和网络，也引进部分软件，但引进的软件普适性高，不太适用于水利工程的实际情况，或操作起来有一定难度，档案管理人员短时间内无法学会操作。再有就是，水利工程进行档案管理不仅需要在各個科室和部门中进行沟通和合作，还需要与其他水利工程进行合作，所以需要做到高水平的信息共享，但目前的信息化建设情况无法支撑，信息共享程度不足，部分信息不能及时获取或存在遗失等问题。

3 信息环境下水利工程档案管理存在的问题

3.1 资金投入有限

水利工程进行信息化的档案管理，需要有软件设备的支持，比如扫描仪、计算机、打印机等，这样才能实现信息管理、资源共享以及信息存储等功能，但实际上水利部门的资金都用于工程建设，没有认识到信息化档案管理的重要性，所以对于信息化基础设施的投入不足，资金支持力度有限，带来一定阻碍。

3.2 利用意识不高

水利工程利用信息手段进行档案管理需要有一定的针对性，但实际上很多部门并不能对档案数据进行信息化分析和分类，只是单纯将档案资料格式转变成数字化形式进行保存，不仅浪费大量资源，也带给工程增加了管理压力。同时因为很多档案内容具有一定重复性，或有的内容毫无价值，所以需要开发和挖掘，但水利部门做不到这一点。目前的信息化建设情况无法支撑各个部门的沟通和合作，信息共享程度不足，部分信息不能及时获取或存在遗失等问题。

3.3 不重视长远发展

很多水利工程对于档案管理信息化建设的长远发展规划不足，只考虑到了短期发展。水利工程并没有真正认识到信息化建设对于档案管理的意义和作用，所以更关注眼前利益，认为使用计算机进行管理就是信息化管理，对于信息化的了解比较片面。部分水利工程在进行档案管理建设时，选择的电子系统只有利于水利工程当前的发展，没有考虑未来发展的需求，也更加重视系统的功能，这些影响了档案工作的长远发展。

3.4 信息化档案管理的网络安全问题

一方面是管理人员信息化水平不足，在应用信息系统进行档案管理时有时会出现失误或错误操作，带来安全问题。另一方面是硬软件安全防护措施不足，从硬件来说，防火、防电、防潮、防尘等的防护措施不足，可能出现设备潮湿、失火、漏电等，带来不安全问题;从软件来说，网络防火墙等防护系统不严密，导致信息系统容易受到病毒、木马、黑客等的攻击出现网络安全问题。

4 信息化手段在水利工程建设档案管理中的具体运用

4.1 转变档案资料的储存形式

这是水利工程实现档案管理信息化的基础和前提。因为过去水利工程以纸质的形式保存档案资料，不仅占用空间较多，成本也较大，需要准备专门的适宜的保存场所。因此要普及信息化管理，首先需要实现所有档案资料的无纸化保存。水利工程需要利用新的电子载体，将过去的纸质档案资料以及新出现的档案资料，以数字化保存。水利工程将所有的档案资料转变成数字信息，方便进行查阅和共享，提高了工作效率。

4.2 加强信息化基础设施建设

水利工程进行档案信息化管理，还要有基础设施建设的支持，需要有较高的建设水平，提供设备支撑。一方面，要加强信息化基础设施建设，水利工程要配备计算机、网络，控制好储存环境，做好温度、湿度、通风的控制。借助大数据技术等建立档案信息化平台，配备数据库，收集全面的档案信息，保证档案管理的独立性。引进专业软件和设施，进行档案资料的信息化转变、录入、保存，提高检索效率。借助先进软件落实档案资料的动态更新，随时可以查阅到最新的资料，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，水利工程要完善数据库建设，科学进行档案资料的录入、分类、目录建设、整理，建立科学的查询系统。借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。

4.3 优化信息服务功能

水利工程落实档案管理信息化建设，需要与多个部门和水利工程沟通合作，所以水利工程要积极与这些部门和水利工程沟通，建立相连的档案管理系统，实现一体化管理，尤其是水利工程内部，需要建立统一的档案管理平台，为每个部门开辟单独的档案模块，并设置交互式交流模块，推动水利工程内部档案信息的沟通和传输;同时设置对外接入的端口，积极与其他业务水利工程相连，获取全面的信息，比如对某位工程的具体建设信息，需要与该工程建设单位、水利局等单位的档案信息相结合，统一全面的信息，提供个性化服务。积极借助微博、微信等新媒体技术，对水利工程建设情况进行实时跟踪，实施收录档案信息，保证档案资料的实时更新，避免资料丢失和损毁。

4.4 提升档案管理人员的专业水平

针对水利工程的档案管理工作实际，为了实现信息化管理要求，要定期安排档案管理人员进行培训和学习，提升信息技术的掌握和应用水平。对此，水利工程需要安排专业人员进行档案管理，避免出现兼职;重视提升管理人员素质，强化档案管理理论知识和技能的培训，重点在于利用信息技术进行档案管理的能力的提升;定期组织开展档案管理相关知识的培训，强化思想素养的提升，指导管理人员建立科学的职业道德品质，提升对工作的责任意识，强化对相关法律法规的认识;强化对专业软件的操作，进行训练和提升，提高信息水平;定期组织开展讨论会议，针对档案工作进行分析和评估，挖掘存在的问题，思考信息化管理的途径;针对这项工作建立科学的指标，将之列入绩效考核中去，配合先进的奖惩机制，提升工作人员的积极性。

5 结语

档案管理是水利工程建设的重要部分，可以有效实现工程资料的收集、整理、存储等。信息技术的出现给档案管理带来很大的变化，解决了其中存在的问题。新时期如何加强信息化档案管理，提出有效的管理措施，是水利工程档案管理部门需要重点关注的问题。

参考文献

[1]张明兰.信息化背景下水利工程档案管理存在的问题及策略[J].工作指导，2018，（9）：145+150.