浅谈文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设

宋正会

摘 要：文档一体化管理模式能够使档案及文件的管理更加高效，优化了管理的效果，中职学校档案信息化建设是当前的重要任务，能够为文档管理带来帮助。本文阐述了中职学校档案信息化建设的重要性，分析了中职学校档案信息化建设中的问题。提出了文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设的措施，能够为文档管理工作提供相应的支持，使学校管理工作的开展更加顺利。

关键词：中职学校;文档一体化;档案管理;信息化

随着现代化技术的发展，文档一体化管理体系逐渐完善，在中职学校中档案管理发挥了重要的作用，这也对档案管理提出了更多的要求。实现文档一体化管理能够使档案管理的水平提升，为中职学校档案管理工作者带来帮助，使档案的收集、整理以及储存等环节得到优化。应对档案管理进行信息化建设，利用有效的技术改善档案管理工作，使档案管理能够符合时代发展需求，促进中职学校的全面发展。

1 中职学校档案信息化建设的重要性

1）符合时代发展的需求。在信息化改革的推进下，网络基础建设水平得到了提高，信息化技术得到了广泛应用，中职学校在招生以及学生管理等方面开始应用OA系统开展工作，为了更好地实现信息化建设目标，需要对文字以及影像等档案资料进行数字化管理，使繁多的纸质档案资料能够通过编码以及存储的方式实现数字化存档，使档案管理更加具有数字化特点，顺应时代发展的要求，为档案管理工作带来发展动力。

2）为学校的发展带来了良好条件。中职学校档案管理信息化建设能够使资源库资源更加丰富，使校内外资源实现互通。采用信息化档案管理能够使档案占有空间减小，节省管理的成本。学生和教师可使用信息系统查询到自己所需的信息，快速获取相关资料，这种方式能够为学校的管理运行带来更好的条件。教师可通过数据库获得相应的资源，使教学工作顺利开展，对学校有着重要的意义。

3）实现档案管理人员的自我能力提升。档案管理人员作为学校管理工作中的重要部分，通过信息化建设能够使档案管理人员的工作效率提升，带来更加便捷的条件，为管理人员提供了帮助。应用信息化管理模式，可使管理人员的工作压力和工作量减少，使其有充足的时间提升自身的素质能力，不断完善自己，能够在工作中得到进一步发展，为学校的建设管理贡献出自己的力量，因此对管理人员有着积极的影响。

2 中职学校档案信息化建设存在的问题

1）学校对档案工作的重视程度不足。中职学校在档案建设管理中缺少重视，没有意识到学校档案管理的重要性，同时没有认识到档案管理能够为学校各项工作的开展带来帮助。由于档案管理缺乏重视，学校缺少完善的管理规范，在实际的档案管理工作中存在着一些问题，例如档案归档立卷不及时，资料没有明确分类，难以及时找到所需的资料，查询不便利。这些问题影响了学校档案管理及利用的效果，难以发挥出档案资料的参考作用，同时也会对学校的科研和教学工作开展产生影响。

2）档案管理人员的素质能力不足。檔案管理人员在工作中具有重要的作用，其素质水平影响着管理工作的质量，然而在中职学校中档案管理工作缺少专业人员，对档案管理缺少深入了解，在工作中容易出现问题，同时对档案管理工作缺乏重视，这使档案管理工作的开展受到了影响，难以保证管理的效果。管理人员对计算机使用不够熟练，缺乏对信息化技术的了解，这使档案信息化建设遇到了阻碍，档案管理模式比较落后，档案存储的质量较低。

3）信息化设施不完善。在档案信息化建设中，需要相应的基础设施，引进相应的软件及硬件设备，还应使用具有高容量的服务器。然而在当前的中职学校档案管理中，基础设施没有完善，在档案管理中投入的资金比较少，信息化水平比较低，缺少相应的设备技术，这使档案管理的水平得不到提升，难以发挥出档案管理工作的作用，对学校的其他工作开展也带来了影响。

3 文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设的措施

1）加强档案管理规范性。在文档一体化管理模式下，档案与文件之间的联系能够加强，为管理带来了相应的条件，两种档案互相产生影响，文件管理工作决定了档案管理工作的效果。在当前的时代背景下，中职学校需要重视对文档一体化管理模式推进，使档案管理能够实现创新，能够体现出文档的内涵，档案信息化建设顺利开展。应加强对档案信息化建设的重视程度，通过文档一体化管理工作来优化档案管理，使档案管理工作得到改善。系统建设工作涉及了较多的内容，档案管理部门应加大管理力度，建立完善的管理规范制度，使档案信息化建设的进程加快。在制定管理制度的时候，需要考虑到中职学校的发展情况以及档案建设需求，根据国家的要求对档案建设工作各项规定明确。中职学校档案建设及管理中，需要具备相应的职责体系，使相关人员的岗位任务和要求更加明确，为档案信息化建设及管理工作的开展带来有效的保障，使学校档案管理工作能够全面开展。

2）全面开展档案信息化人才队伍建设。中职学校开展档案信息化建设是促进社会信息技术发展的重要内容，档案人员作为其中的关键部分，对档案管理工作的开展有着直接的影响，应加强人才队伍建设，为学校文档一体化管理提供更多的人力资源，使档案信息化建设目标得以实现。学校应重视对档案管理人员的培养，采取有效的措施来提升档案管理人员的素质水平，使档案建设有更多的专业人员。学校可对档案管理人员进行专业培训，使其能够在培训中学习档案管理以及信息化技术相关的知识，提升自己的技能水平，能够熟练运用计算机以及多种软件，使档案信息化建设具有更加完善的条件。学校还应制定奖惩措施，对人员进行激励，使其能够在档案管理工作发挥出自己的能力。另外，学校还应举行档案管理工作人员讨论会，对人员培训情况进行分析，对培训计划进行调整，使档案管理人员的自身水平能够得到提升。

3）完善档案管理信息化设施。在中职学校文档一体化管理模式下，应对档案信息化建设投入充足的资金，对学校的设施进行完善，使档案信息化建设具备相应的条件，为文档管理工作带来有效的帮助，使档案信息化建设能够发挥出良好的作用。应利用信息化软件开展文档管理工作，提升文档管理的水平，减少人为错误问题，为档案资料的查找使用提供更好的平台。应将办公自动化水平提高，由于档案与文件的形式种类逐渐增多，这使利用范围得到了扩大，通过办公自动化系统的应用，能够使文档管理工作更加高效，使档案工作顺利开展，能够使各个部门的需求得到满足，还能够节省办公的时间。通过引进先进的技术设备，可使中职学校的档案管理工作得到改善，提升了工作的质量，使档案信息化建设目标得以实现。

4 结语

文档一体化管理模式下，中职学校要想提升档案管理的水平，需要加强信息化建设，结合文档管理工作的需求以及实际情况，进一步推进档案信息化建设，使档案管理效率提升，减少管理问题。学校应加强档案管理规范性，全面开展档案信息化人才队伍建设，并且完善档案管理信息化设施，使档案管理得到改善，为档案管理人员提供相应的条件，使档案管理能够符合实际的要求，实现中职学校档案管理工作的开展。

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