浅谈电子化档案管理

赵蕾

摘 要：电子化档案管理是一种先进的管理技术，目前国内大多数机关或其他单位均采用或准备采用此种方式。随着信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，电子文件档案管理势在必行，这是现代化發展的要求。本文根据电子文件特点，就电子文件档案化管理过程进行相关探讨。

关键词：电子文件;档案化;管理

实践中，由于对电子文件产生的环境及特点的认识不足，档案管理人员采用传统的档案管理方式和方法对其进行管理难以适应电子文件的管理需要。因此，对电子文件实行档案化管理成为一种必然选择。

1 电子文件及其特点

按照国家新颁布的电子文件归档与管理标准，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。具体表现：电子文书、电子邮件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件相比，电子文件具有以下特点：1）依赖性。电子文件是以电子字节形式记录的文件，从制作、处理、传输、存储等过程都是依靠计算机设备和网络完成，在阅读使用时必须要借助计算机硬件、相关系统软件等数字设备。而纸质文件，通过肉眼就可以识别利用。2）共享性。电子文件储存到计算机网络上之后，用户可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅，同一个电子文件均可以通过终端网络传输给若干个网络终端，可以使若干用户在不同的空间调用。3）虚拟性。电子文件产生于电脑设备中，是一种数字化形式存在，在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等过程，都是以数字编码形式存在。4）不稳定性。电子文件形成后，其识读应用一般为磁盘、光盘、磁带等载体，而这些载体对环境的温度、防磁性、抗病毒等条件要求很高，而且这些介质处于不断更新发展中，当这些介质受到破坏后，会造成电子文件的不稳定性。5）不安全性。网络是一个开放的平台，自身具有各种安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻击时，电脑设备及存储载体容易遭受感染或损坏，造成电子文件损毁及被删除更改。

2 电子文件的优势

与传统的纸质文件相比之下，电子文件具有明显的优势，主要体现在以下几个方面：

1）高存储密度。以往的纸质档案需要占据大量的库房面积和柜架。电子文件的存储介质主要包括光盘以及磁盘等等，通常这些介质有相当高的存储密度，即便是很小的光盘，也能够存储大量的电子文件。等同于纸质档案占用的很多套柜架。在科技日益发展的背景下，电子文件存储介质有了越来越大的存储密度，这样可以显著缩小存储空间，也能够对有限的空间资源进行合理利用。

2）显著提升文件的有效利用率。在以往的档案查询模式中，想要查找一份文件，必须要查看目录，结合目录提供的每个线索要素，查询有关文件，因为查询人员的业务流程了解程度和目录制作的效率，通常查询一份文件必须要花费很多时间，而且有可能查不到。因为电子文件是利用计算机文件的形式在存储介质中保存，比如：音像图片以及电子文档等等。因此，利用计算机的检索方法，能够迅速检索到所需的档案信息，查询所需要的文件和相似的文件。并且伴随着计算机网络发展速度的日益加快，用户可以利用档案管理系统对档案进行在线检索查询和利用，进而为社会、机关和公众提供良好的服务。

3）电子文件档案化管理。电子文件档案化管理，是指借鉴传统档案管理经验和形式，根据电子文件自身的特点，采用先进的设备及网络信息技术，运用文件中心、虚拟立卷等数字档案管理，建立高效而快捷的电子档案信息管理模式，提供优质稳定的存储环境和空间，有目的性地对形成的相对集中的电子文件实行文件级保存和管理，为部门及相关用户提供真实准确快捷的档案信息服务。

3 电子文件档案管理

1）制订电子文件的归档管理制度。一是根据国家、地方相关电子文件归档管理标准，结合部门电子文件的特殊性和需求，制订登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项归档管理标准，使之有的放矢。二是建立健全电子文件管理的检查审核制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，督促其建立完善文件归档手续、立卷、传输、使用等技术措施，严格各环节的管理权限，以确保信息的原始性、真实性和完整性。

2）明确电子文件的归档内容。根据电子文件的重要性和实用性进行排列分类，删除不需要的电子文件。一是确定电子文件的归档范围，将相应的电子文件进行编目后分门别类地归入文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件中，便于查询使用。二是可根据归档环境、存储载体技术及使用寿命等具体情况确定归档时间。三是一般电子文件实行两套相同版本的归档，拷贝二套，保存一套，借阅一套。在网上传输的文件也要实行保存两套，其中一套实行异地保存。四是严格遵守归档要求，准确说明电子文件配套的软、硬件环境要求。五是在局域网或其他网络下采用备份系统归档，将要归档的电子文件存放在磁盘、光盘等介质上。

3）做好电子文件档案化保管。（1）电子档案载体保护。电子档案载体应采用防磁性能好的专用柜架，环境温度要求为15℃-24℃，湿度保持在45%-60%。同时做好“七防”工作，即防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠，以保证存储介质的稳定性。（2）加强数据备份。对一些重要的电子文件，应采取相应的纸质文件备份，实现电子档案和纸质档案的同步管理。（3）网络安全保密。严格遵守电子文件管理使用规定，完善计算机杀毒防毒软件安全系统，严密防止计算机感染病毒。

4）电子档案的开发利用。电子文件档案化的最终目的是方便用户使用，电子文件开发使用常见的有拷贝、通信传输等多种利用方式。在使用过程中需要加强电子档案的有效利用管理，根据使用者工作职责和性质进行相关权限设置，杜绝那种无原则地向所有使用者提供全部利用的方式。依据电子档案内容的密级层次，进行有效监控，使用内容不适于完全开放的，禁止提供拷贝。对所使用的密钥进行定期或不定期地更换，防止泄密。建立电子档案利用系统全程跟踪监控和容错能力，提供相关使用登记记录，防止由于操作不当造成的损失。

5）加强从业人员知识技能培训。当前，自动化办公已成为时代主流，相关存储设备和技术也随之发展，具有一定的专业性和难度，需要加大对从业人员的培训力度，使其不断更新其知识技能，及时掌握先进的管理技能和管理知识，这样有利于提高业务素质，确保他们可以顺利开展各项工作，及时跟上时代发展步伐。

6）加强电子档案的修改复制控制。因为电子档案便于更改和便于复制的特性，所以在电子文件档案管理过程中，必须要加强电子档案的修改和复制操作控制，避免出现电子档案篡改以及信息丢失等等情况。在工作过程中，可以将电子文件设置成只读模式，或者加密电子文件档案，还可以将档案设置成禁止打印以及修改等等，进而保证电子档案的准确性和全面性。

7）深入探究电子文件档案管理的新方式。在电子文件档案管理中，必须要积极探究总结，认真遵循电子文件档案产生发展的一般规律，大胆创新，积极优化电子文件档案管理的所有规章制度。并且必须要努力学习电子档案管理的成功经验，而且对于其他企业先进的方式，也可以适当的借鉴。

4 结语

总之，实行电子文件档案化管理是一项长期的任务，需要我们根据其特点，采用适宜的办法，做细做强。

参考文献

[1]柳向红.电子文件档案化管理的特点[J].兰台世界，2005（11）.

[2]韦艳.电子文件档案化管理探究[J].吉林省教育学院学报，2010（5）.