信息化建设在艺术档案管理中的必要性探析

2020-10-20曾婷

卷宗 2020年20期

曾婷

摘要：艺术档案产生于艺术资料本身和工作人员的各项活动中，具有重要的参考和价值。信息化是现代社会发展的必要趋势。艺术档案是艺术工作的重要组成部分，只有实现信息化才能够提升艺术档案的管理工作。本文主要分析艺术档案的特点，探究了信息化建设对于艺术档案管理的重要意义以及艺术档案信息化建设的实施的方法，为信息化管理提出有效的建议。

关键词：信息化;艺术档案;管理;必要性

艺术档案管理是基础工作的重要组成部分，档案是艺术活动的原始记录，是决策的基础。伴随着信息时代的到来，艺术档案管理工作也应当实现信息化。传统的文字图片档案管理需要人工管理，信息记录也以纸质资料为主，这种管理方式和记录方式不仅耗费人工，而且极易出错，虽然艺术档案管理信息化建设会给工作带来巨大的挑战，不仅要更改工作模式，还要引进先进的处理技术，培养专业型技术人员，还要保证整个系统的维护，势必会带来巨大的成本。但是，信息化建设也会为艺术档案管理带来新的发展趋势和发展机遇，其长远的意义远大于初期建设成本。

文化艺术档案的建立为信息时代发展带来机遇与挑战。所谓的机遇是指，文化艺术档案是信息技术发展的不竭动力;而面临的挑战是指，在科技高度发展的当今社会中，如何以科技信息为依托，将文化艺术档案管理水平提升，是摆在科技信息社会中的重要课题。因此，加强文化艺术档案的数字化、信息化管理，在文化艺术发展中意义重大。

文化艺术档案在文化单位中发挥着重要的作用，其实质就是指在文化艺术单位中，各项艺术活动中所产生的真实事迹记录。在某种程度上讲，文化艺术档案也是对文化活动的一种保藏与文化经验的积累。尤其是在信息时代高度发展的当今社会中，文化艺术档案拥有着丰厚的艺术资源以及艺术价值，在信息化时代建设中发挥着重要的作用。

1 艺术档案特点

1.1 决策依据和发展参考

首先，艺术档案为工作的开展提供了依据。艺术档案全面、准确的反映了艺术的发展现状以及日常活动，艺术档案管理人员可以依据这些资料进行决策，制定符合艺术档案本身的制度以及未来发展规划。其次，艺术档案人力方面有专业人才，档案信息巨大，艺术档案管理人员可依据档案信息进行人才培养、人员培训和人员筛选。最后，艺术档案的业务包含了艺术业务活动的详实记录，是总结工作、发现工作中不足的重要参考。

1.2 科学管理的集中体现

艺术档案的管理水平集中表现在档案建设中，档案建设的完备与否，直接反映了工作成果和经验教训。艺术档案管理者可以通过档案，了解艺术的活动和日常工作，从中总结，发现问题。

2 信息化建设对艺术档案管理的必要性

艺术档案所具有的原始性和真实性，使其在维护艺术领域的本来面貌上占据了不可替代的独特权威地位。随着科学技术的日益发展，通过计算机技术、数据库技术、网络通信技术的应用，使艺术档案从传统的手工管理模式向信息化管理模式转变，利用信息技术全面、完整、永久地保存了艺术信息，不仅能够有效的解决当前文化艺术档案管理中存在的弊端，提升管理效率和质量，提高档案管理的现代化水平，更是顺应社会发展趋势的必然选择。

艺术档案的信息化建设，要求艺术利用计算机技术和互联网技术，根据艺术档案自身的特点和发展需求，挖掘和管理艺术的各种信息，旨在为艺术档案管理人员进行决策提供参考，提升艺术档案管理水平，为各项工作提供更好的服务。

2.1 档案储存便捷

传统的艺术档案，其档案资料以纸质资料为主。第一，纸质资料无法随意流通于各个部门，不方便上级下达工作，下级反馈工作;第二，纸质资料的记录工作繁重，如遇特殊情况，会造成信息记录不及时，影响工作效率;第三，纸质资料在查询时多有不便，其参考性和实用性大大降低;第四，纸质资料容易丢失，造成严重的损失。所以，艺术档案管理的信息化可大大避免纸质档案所遇到的问题。利用计算机技术记录艺术档案内各项信息，并且利用网络技术对信息化进行分类管理，能够高效处理档案信息，具有及时性、灵活性、准确性、完成性等特点。艺术档案管理者可直接利用档案管理系统查找所需要的信息，同时通过计算机进行工作安排和工作结果验收。

2.2 节省档案存储空间

传统的艺术档案管理中，需要很大的空间存储艺术档案的重要资料，在翻阅和查找时，相关人员要登记信息。此外，对于很多的档案信息，需要专业的档案管理人员对于档案进行专门整理、归档、记录、查询和维护。这种档案管理模式需要较多的财力、物力和人力。艺术档案管理信息化建设，只需要计算机设备和存储设备，便可对数量巨大的艺术档案资料有序管理，大大节省时间。

3 艺术档案信息化建设的办法

信息化建设首先要求具有信息化的网络和设施。从硬件来说，硬件是信息化建设的必要条件，艺术档案信息化建设需要有专门的电脑、服务器、打印设备、扫描设备;软件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便档案管理工作。在有了基础的硬件与软件支撑的条件下，艺术档案要改变传统的档案管理模式，针对信息化的管理系统制定管理制度和工作标准。培养档案管理人员的各方面素质，提升专业水平。

首先，实现管理模式的变化。信息化管理模式在进行档案处理的时候可以直接完成数据处理，实现艺术档案的自动归档和统计。第二，改变艺术档案搜索和利用的方式。互联网时代的到来为档案管理提供了極大的方便，使艺术档案管理的效率得到了极大的提升。第三，实现档案休息化管理，需要依靠信息技术作为支撑，但由于传统管理方式的影响，一时很难改变管理思想。因此需要对当前的管理组合模式重新把进行审视，利用开放的思想，实现艺术档案信息化管理。

艺术档案网络化是充分利用现代化网络技术，将各种数字化档案信息数据融为一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现艺术档案信息资源的共享。艺术档案网络化管理改变了传统管理模式下的各类资源分而治之的状态，它是档案信息化的重要标志。现代网络技术的快速发展，已经形成了融开放式与互动式为一体的信息网络环境，在此环境下，再像过去那样将档案集中于一个具体地点管理的做法，已显得不甚合理了，电子时代的艺术档案管理，或许不再必须接受传统的管理方式，而是将档案系统和档案管理人员有机的结合融为一体。

4 结束语

艺术档案的作用是真实地记载艺术发展轨迹，记录艺术的日常活动和重大改革。艺术档案的作用，也在于为艺术工作者提供决策参考和发展依据。艺术档案的重要性决定了艺术档案管理工作的困难性。在新科技时代的背景下，艺术档案应当将信息化建设作为档案管理工作的中心，以信息化技术为动力，积极进行管理模式改革、工作方式创新、工作技术提升和人员培训提升，提升艺术档案管理能力，开展艺术档案管理工作新进程，提升各项工作决策，更好地为艺术服务，提升综合能力。

参考文献

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