浅谈大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略

邸攀峰

摘 要：在事业单位管理中，档案管理是一项十分重要的工作，其他工作的开展都需要事业单位档案的支持，以档案为依据。改革开放以来，随着计算机技术和信息技术的发展，在档案管理方面出现了一系列新的管理技术，大数据技术的应用大大提高了事业单位档案管理的效率。然而由于各种因素的影响，现在事业单位档案管理中大数据技术的应用还存在很多问题。本文主要探讨了大数据背景下当前事业单位档案管理的现状和一些提升效率的策略。

关键词：大数据;事业单位;档案管理

随着社会经济的发展和科学技术的进步，一些旧有的观念和技术跟不上时代的潮流，正在被时代慢慢抛弃。新技术、新理念为社会生活注入了活力，为人们生活、办公创造了便利。计算机技术和信息网络技术的发展催生出大数据技术，目前大数据技术已经被应用在社会生活的各个角落。大数据技术在事业单位档案管理方面的应用极大地提高了档案管理的效率，推进了办公自动化的进程。

1 大数据背景分析

“大数据”一词是由全球知名的咨询公司麦肯锡首先提出的，麦肯锡称：“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。人们对于海量数据的挖掘和运用，预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来。”当今社会是一个高速发展的社会，随着科技的发展、信息的流通，数据规模正在迅速膨胀，人们正在进入大数据时代。在这样的时代背景下，大数据技术已经被广泛应用于社会生活的各个角落，成为时代发展的潮流。

2 大数据背景下事业单位档案管理创新工作的意义

1）传统档案管理机制落后，效率低下。传统的档案管理机制下，档案借阅等需要经过很多流程，打报告、签字、查阅、借出、归还、检查、签字、放回等，流程繁琐，浪费时间。

2）传统档案管理已不适应新形势。在传统的档案管理中采用的是人工管理，需要纸质记录、手工检索。纸质记录受限于纸张的寿命，容易受潮、损坏，不利于保存，手工检索又费时费力，而且容易丢失混乱。随着社会经济的发展，事业单位档案越来越多，传统的档案管理方式已经不适应现代快节奏的生活方式，效率低下，只能被淘汰。大数据背景下，使用数据化、网络化的档案管理技术成为时代的选择。

3 大数据背景下事业单位档案管理存在的问题

科学技术的发展应用意味着某一领域技术的变革，大数据背景下事业单位对新档案管理技术的应用伴随着很多问题。这些问题的存在是新档案管理技术推广应用的阻碍，也是下一步大数据技术在事业单位档案管理应用中应该解决的问题。

1）档案管理的技术和设备落后。技术和设备是大数据技术在档案管理应用的基础。在当前社会环境下，由于大数据技术发展还不够成熟，导致需要的设备比较昂贵，再加上事业单位投入有限，造成设备落后的情况。大数据档案管理技术更新换代比较快，这就导致了事业单位对于新技术的学习跟不上发展的节奏，管理技术落后于档案管理的需求。在实际应用过程中，很多事业单位对于大数据档案管理技术和设备的投入是一次性的，设备老旧，技术落后，影响了档案管理工作的效率和准确性。

2）缺乏有效的工作标准。在当前政府事业单位等推进数字化建设的形势下，很多单位对大数据档案管理技术日益重视，但并没有真正仔细讨论过新档案管理技术做到哪种程度，也没有对档案管理工作进行量化管理。没有一个明确的要求和管理规范让相关管理人员十分被动，部分工作人员在进行档案管理过程中，存在人浮于事的现象，工作效率低下，错漏百出。

3）档案管理安全意识不到位。在事业单位的档案管理过程中，档案文件有保密等级，分秘密、绝密等，有许多文件是需要保密的。然而在实际管理过程中，部分工作人员安全意识不到位，将许多需要保密的档案文件上传到计算机。大数据档案管理技术虽然能够极大地提高档案管理工作的效率，但将档案进行数字化处理上传于网络，会产生网络安全问题。大部分事业单位电脑连接的是局域网，仍有一部分连接的是公共网络，这些上传到网络上的保密档案一旦被泄露，会导致严重的后果。除此之外，网络病毒和网络黑客的入侵也将威胁到档案文件的安全。

4）档案管理人员素质有待提高。事业单位大数据档案管理工作是由管理人员参与建设和完善的，高素质的管理人才对档案管理工作来说必不可少。随着大数据档案管理技术的发展应用，事业单位对管理人才的需求缺口更大。但當前形势下，由于事业单位编制等影响，从事档案管理的人员专业素质不能够适应职位的要求，档案管理人员的素质有待提高。

4 大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略

1）加大资金投入，更新技术设备。“巧妇难为无米之炊”。事业单位大数据档案管理体系的建设需要技术、设备的支持。大数据档案管理体系建设前期需要大量的人员、设备对档案进行录入、整理等操作，需要单位的资金支持。事业单位应根据自身实际情况，完善大数据档案管理体系建设计划，科学合理的计算出需要的资金，制定真实可行的方案。技术设备的引进分为两部分，硬件设备的引进应选择性价比更高的设备，同时对原有设备进行保养维护，节约资金，最大程度利用资源。对于软件技术的引进，应全面考虑技术的更新换代和维修问题，在引进技术的同时加大对相应技术的开发，促进档案管理技术的发展。

2）建立健全档案管理制度。科学合理的档案管理制度能够规范档案管理操作，提高档案管理效率。事业单位在建立健全档案管理制度的过程中，应该结合自身实际情况，积极引入新技术、新观念，顺应时代发展的潮流。大数据档案管理制度的建设应强化录入、整理、归档等各个操作的流程细节，严格按照规范进行操作，保证管理工作有序进行。在进行档案查阅过程中，应严格按照保密条例，走相应的办公程序，不得私自调阅，以防泄密。事业单位应明确相关管理人员的职责，落实责任制度，规范管理。

3）完善档案管理保密制度。事业单位的档案文件设有保密等级，分普通、秘密、绝密等级别，没有相应的权限无法查阅相关资料。完善档案保密制度，有利于保证相关资料不外泄。大数据档案管理技术主要是依靠计算机网络设备来进行存储的，事业单位应加强对档案管理保密问题的重视。档案资料应进行备份，防止数据丢失或者出错等问题。计算机系统应加强网络安全，使用有效的杀毒软件，更新病毒库，设置防火墙或者访问权限等，防止网络病毒或者网络黑客破坏。档案管理人员在日常使用维护中，应提高安全意识，防止人为偷窃破坏资料等。除此之外，还应加强对传统档案的管理，防止大数据档案管理网络崩溃产生的问题。

4）提高档案管理人员的素质。档案管理技术的提高，对档案管理人员的素质提出了更高的要求。事业单位档案管理人员应接受新技术、新观念的熏陶，改变传统的管理理念，积极学习新技能，提高大数据档案管理技术的专业知识和操作能力。在实际管理过程中，事业单位应定期对档案管理人员进行综合素质和专业能力的教育培训，提高档案管理人员的专业素质。在进行招聘时，引进专业素质高的档案管理人才，建设高素质的档案管理人才队伍。建立健全考核机制和奖惩机制，对档案管理人员进行定期的考核，对考核成绩高的人员进行奖励，考核成绩低的人员进行惩罚，调动管理人员的积极性，提高档案管理工作效率。

5 结束语

随着我国社会经济的发展，新的技术正在快速出现，每一种新技术的应用发展都伴随着老的技术的落伍。大数据背景下新的档案管理技术代替了传统档案管理技术，使档案管理工作效率提升了一大步，大大减少了档案管理过程中人力物力的支出。然而任何一项事物都有两面性，新的档案管理技术在当前实际生活中的应用还存在很多问题，技术和设备落后、档案管理安全意识不到位、档案管理人员素质不够等，这些问题严重阻碍了大数据档案管理技术的应用和发展，给一些事业单位带来困扰。现代事业单位应加强对大数据背景下新档案管理技术的重视，结合自身实际解决档案管理过程中出现的问题，切实推进新档案管理技术的应用和创新，提高事业单位档案管理工作的效率，推动办公自动化、数字化的进程。

参考文献

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