创新档案管理方法 提升档案服务质量策略研究

刘燕

摘 要：随着社会的不断发展，以往的档案管理方法已经无法满足新形势下档案管理的要求。通过创新档案管理策略，规范档案管理工作，能够有效提升档案管理水平，让其更好地服务于社会发展。档案管理在企业中占有举足轻重的地位，随着社会经济的发展，企业不断地改革和创新，档案管理工作也无法满足当前企业相关工作的需求，因此，企业需要重新整合档案管理工作，加强档案管理的规范化，提高档案管理的工作效率和工作水平。因此，深入探究新形势档案管理创新策略具有重要的现实意义。

关键词：创新档案;管理;策略

随着当前社会的快速发展，工作内容越加复杂，档案资源越加多样化，档案资源的价值越来越高，因此传统的档案管理工作已然无法满足当前企业发展对于档案管理工作的实际需求。在实际工作中，档案管理对于企业和国家来说都极为重要，档案如果出现损坏或遗失，则很有可能导致企业的日常生产无法正常进行。特别是对于纸质档案管理工作而言，纸质档案容易损坏不易保存，目前我们还未有比较完美系统的保存纸质档案的科学方法，拓宽档案保护方式，多角度、全方位实现对纸质档案的保护变得尤为重要。只有不断地提高管理方法才能够合理降低纸质档案的损坏概率，保证纸质档案的利用率达到最优化。

1 新形势下档案管理策略创新的意义

档案资料是企业在不断发展过程中形成的非常重要的无形资产。在档案管理过程中，不但要求做到完整、准确、系统地保存档案资料，而且还要将企业在发展过程中所需要的各种资料和信息进行整理归档，并将其合理地融入到企业管理体系中。通过创新新形势下的档案管理策略，更新档案管理理念，积极探究新型档案管理手段，才能够将企业的发展情况更加真实、准确地反映出来，为管理人员全面了解企业整体情况、及时调整经营管理策略提供重要的参考资料。

2 新形势下档案管理存在的问题

2.1 对档案管理不重视，档案管理人员素质有待提升

当前部分企业在发展过程中尚未认识到档案管理工作的重要性，片面地认为档案管理只是简单地进行信息录入和管理。同时，由于部分档案管理人员对档案管理的知识了解较少，职业素质偏低，在档案管理过程中很容易导致档案资料出现缺失和遗漏现象，不利于档案资料完整地保存，严重影响了档案管理水平的提升。

2.2 管理体制不健全，档案管理人员配置不合理

由于部分企业在档案管理过程中尚未构建完善的档案管理体制，导致档案管理人员在日常工作中缺乏监督，这样在一定程度上影响了档案管理效率的提升。同时，由于档案管理人员配置不合理，进而制约了档案管理水平的提升，影响了档案资料的开发和利用。

2.3 档案管理信息化水平低，制约了档案管理发展

随着信息技术被广泛地运用到各项工作中，相比部分企业的档案管理信息化建设水平依然发展缓慢，档案信息化管理硬件设备不完备，导致信息技术的作用尚未在档案管理中充分彰显出来。同时，部分企业始终以纸质档案管理为主，纸质档案所占据的空间大、储存信息量小、花费大量的人力和物力等这些现状都制约着档案管理水平的提升。

3 新形势下档案管理的创新策略

3.1 建立健全档案管理制度，促进档案管理规范化

首先，应构建科学化的档案归档制度。在资料归档的过程中，应严格遵循档案归档制度，切实保证档案资料应收尽收。由于企业在日常經营管理中所涉及的类别多、开展的组织活动丰富多样，决定了档案管理内容的多样化，所以在档案资料收集过程中应切实保证资料的齐全性。尤其是企业在发展过程中针对各项经营活动所制定的方案、意见、决定等重要文件，应根据实际情况规范文件备案内容，以此保证档案管理资料的完整性，让新形势下的档案管理工作朝着规范化的方向发展。其次，完善档案管理制度。随着现代信息技术的快速发展，在新形势下的档案管理过程中应统筹结合信息化技术发展背景构建完善的档案管理制度，优化档案管理业务流程，制定档案资料的安全管理措施，以便为保障新形势下档案资料的安全性提供重要的制度支持。再次，建立有效的档案检查制度。在新形势下的档案资料管理过程中，应该根据实际情况构建有效的档案资料检查制度，坚持做到自我检查与企业检查结合、上级检查与档案系统检查结合、短期检查与长期检查结合，以此保证单位档案管理资料的检查效果，有效提升档案资料的管理水平。最后，建立完善的激励制度。为了有效提升新形势下档案管理水平，应根据实际需求合理地将档案管理目标责任制纳入绩效考核制度中，充分调动档案管理人员的工作积极性，最大限度地提升档案管理水平。

3.2 注重档案管理队伍建设，提升档案管理人员综合素质

通过组织档案管理人员积极参与专业培训工作，能够在培训过程中更加全面地了解档案管理的各项业务和专业技能，真正了解档案管理工作的具体负责事项，如各类资料的立卷范围、保管期限，全面提升档案管理队伍的综合素质。从而更好地服务档案管理工作。

3.3 强化档案管理信息化建设，实现网络资源共享

在现代社会发展的新形势下，合理地将数字化技术和网络技术应用到档案管理过程中，灵活地利用互联网进行档案资料查询与管理，注重开发档案资料管理软件，加快档案资料管理实现智能化步伐。将先进的信息技术应用到档案资源的管理过程中，逐步构建起数字化的管理系统，完善档案数字化硬件设备，利用信息化技术来完成档案资料的收集、整理、管理和查询，便能够让档案管理的效率真正得到提升。同时，由于各个部门的工作需求有所差异，所以在档案信息化建设的过程中应针对不同的资料类型采用不同的数字化设备，让各种数字化设备能够与企业的档案资料管理工作更好地对接起来，这样能够让档案管理资料更好地服务于企业发展。

3.4 建立档案收集系统，提高档案管理质量

在企业不断发展的过程中，各种生产活动所产生的档案资料大幅增加。因此，为了有效提升档案管理效率，需要建立科学的档案资料收集系统，明确负责人、联系人和管理人员的职责，全面掌握企业发展情况，有效落实档案收集归档工作。尤其是在一些大型的档案资料管理过程中，合理地将各个部门集成一个统一的整体，全面开展档案收集归档工作。逐步构建起良好的档案资料管理网络体系，扩大档案资料内容的覆盖范围，最大限度提升新形势下的档案管理水平。

总之，强化档案管理工作对推动社会发展具有重要的意义。尤其是在社会发展的新形势下，通过创新档案管理策略，建立健全档案管理制度，保证档案管理规范化，注重档案管理队伍建设，提升档案管理人员综合素质，强化档案管理信息化建设，实现网络资源共享，才能让档案管理工作真正实现规范化、科学化和法制化，最大限度提升档案管理水平，推动档案管理更好地服务企业发展。

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