浅析档案整理工作的主要内容和基本原则

孙博

摘 要：档案的保存和整理，是各个事业单位工作的重要组成部分。单位里的每个成员信息有很多，对工作者的晋升安排有很重要的参考价值。具体来说，事业单位的档案包括每位工作者的活动、人事关系等内容，错综复杂，整理起来耗时耗力。为了能够发挥出档案的价值，给事业单位工作开展提供一定的帮助，需要提高档案管理工作人员的工作效率，根据新时期档案管理的实际要求进行管理工作的具体调整。本文将围绕档案管理工作的基本内容，探讨如何能够更好地完成人员档案、工资档案，以及财务档案的整理工作。

关键词：档案整理;主要内容;基本原则

档案保存和整理工作，一直是单位档案管理人员的工作重点也是工作难点，单位工作人员众多，工作人员进行多种信息的收集与整理，一个环节出现问题，就会导致工作人员档案管理的不完善、不系统，就会产生连锁反应，给后续工作带来麻烦。通过对档案学的研究可知，档案管理工作有着系统的流程、内容和原则，但在实践中却没有得到充分落实，很多事业单位只是单纯地对档案进行保存，忽视了背后的价值所在。而且还可能对其他工作带来负面影响。结合档案管理工作的主要内容和基本原则，本文将围绕本单位的人员档案、工资档案和财务档案管理工作做出讨论，以期能够给此项工作的改进带来思考的方向和路径。

1 档案整理工作的重要性

档案是可以反映单位工作人员的工作活动、人事关系，以及单位工资发放和财务情况的，如果一开始就没有做好这项工作，导致档案文件过于混乱，就很难展现出单位内成员的基本信息，造成财务情况的混乱，同时也无法准确区分各项工作之间的联系。表面看档案是独立的，但仔细研究会发现里面的联系千丝万缕，需要系统的整理，才能够辨别出其中的关系。因此，对于档案部门的工作人员而言，他们所需要做的工作绝对不只是保存档案，更重要地是进行系统性的整理和分析。

2 档案整理工作的主要内容

1）档案整理工作的基本程序。档案整理工作是需要遵循一定流程的，才能保证每个环节做到高效准确，具体可以包括：第一、档案整理工作人员要有基本的理论基础，即要了解这项工作的基本程序，做到心中有数，在操作时才能秩序井然;第二、全面了解手头档案的基本情况，并能按照一定的分类标准进行分类和排列，方便后续的取拿使用;第三、具体问题具体分析，有些特殊的重要档案需要单独拿出来进行保存，而且档案种类的不同，负责的人也要有所区分，保证后面工作的高效。以上流程只是基本程序，具体操作还需要根据实际来进行。

2）档案整理工作的主要内容。档案整理只有在充分了解好档案室的基本情况后，在其他部分人员递过来案卷的时候，才能够分门别类地进行保存和整理，无需再重返工，档案排列清清爽爽，只需要把新的档案放进去即可。特别是在新整理要求与原先不匹配的情况下，只能根据具体实际来考虑。如果符合的进行保留，若与现有要求出现冲突，那么就需要进行调整，进而提升现有档案整理工作的质量。即使没有新的整理和利用要求，档案整理人员对于那些保存很久的档案也要进行及时更新和调整，优化档案管理体系。除此之外，除了日常的工资发放和财务开支，还会有零散的开支信息和人员变动信息，这都需要档案管理人员收集起来进行细致分类。因此，要想成为一名称职的档案整理工作人员，对现有档案室有详细的了解是基本，耐心和细心也都必不可少。

3 档案整理工作的基本原则

1）以档案之间的联系为基本，尊重规律。在整理档案时，不同的档案分类是有依据的，其中一条是尊重时间或内容联系，比如说工资发放情况，按照月份排列;人员档案信息，根据部门或入职时间来整理。因此，如果档案管理人员需要重新整理现有档案，一定要尊重规律，即档案之间的联系，尤其是看清楚时间的先后顺序，以及内容方面的紧密关系。如果有新的档案需要放入，也要分类来查找，最好不要将整理好的档案分开处理。为保持档案其他的联系，体现档案室的特点，也要仔细研究关联性，发挥档案管理工作的作用。

2）利用原先基础进行整理。每一次档案整理工作工程都不小，因此档案管理人员要有效利用原有的基础，并且在这一基础上进行保存和整理，尽量打破原有的规则。比如说，人员档案管理一般以部门为单位，那么某个部门在新进员工或有员工离职后，档案的增减就直接在这一部门内进行即可。又或者是财务档案，都有一定的时间顺序，有新的开支资料，依次放好即可。

3）增加档案整理和利用工作，提升档案整理工作效果。档案在收集和保存后，更重要的是整理和利用。在遵循尊重档案之间历史联系，以及尽量保持原有基础不变的前提下，档案管理人员需要研究档案之间的联系，找寻可利用的切入点。比如说人员档案利用，可以通过研究档案来优化现有的部门人员分布，做到人尽其才，人力资源利用更大化;而工资档案管理，则可以结合当下市场工资水平，以及单位的财务情况，来建议相关部门做出调整。

4）懂得辨别不同档案的价值所在。人员档案、工资档案，以及财务档案都有自己的价值所在，档案整理人员的职责之一，就是要辨别上述档案的不同价值，主要包括保存和利用价值，以便于更好地利用。比如在保存的时候，时间要做到统一划分，才能在后续整理的时候做到有的放矢，照顾到不同档案的特点。通过明确价值，可以有效节约人力、物力，提升整理效率，更重要地是，可以更好地发挥人员、财务等档案的价值。

5）方便保存和利用。档案的重要性不言而喻，因此小心保存很关键，目前很多单位开始尝试电子档案，相比纸质档案，节约资源，有一定的私密性，还不容易丢失。而前面的原则其实都是为了档案能够更好地得以利用。

4 优化档案管理工作的具体措施

1）建立一支专业的档案管理人才队伍。要想保证单位档案整理工作的专业性，首先要保证人才。为此，档案整理人员的福利待遇要跟工作量相匹配，不能过低，减少人员流失率，吸引更多名校毕业的专业学生前来求职。另外，档案管理部门要注重培养现有人员的专业素养，可以多组织理论和实践学习，鼓励他们继续进修。最后，在定期考核过程中，要加强对档案管理人员工作能力的考核，来推动档案整理工作的完善。

2）推动现代化档案管理系统的建立。高效的档案整理，需要有现代、科学、完善的系统来提供技术支持。部分事业单位的档案管理系统依然沿袭传统，工作效率低下，因此，事业单位要更新现有的系统，引进现代化的管理设备。与此同时，档案整理人员就需要学习对应的操作技术，通过现代化的手段，來更好地对档案进行分类整理。

5 结束语

综上可以看出，要想实现现代化的档案管理，先做好档案整理工作是基本，像人员档案、工资档案、财务档案都是单位内基本的档案，特点是多、杂、管理难度大，因此档案管理人员要重视，规范档案管理流程，提升档案管理的综合质量。为此，档案整理人员要掌握档案管理工作的主要内容和基本原则，才能更好地推动档案管理模式的改革。

参考文献

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