企业文书档案收集、鉴定、利用分析

范安娜

摘 要：做好企业文书档案的收集、鉴定工作，是促进企业工作人员高效利用文书档案的基础和前提，也是新时代实现企业规范化发展的一项重要工作。作为城际轨道交通企业，所涉及的工程量较大、专业多，对外与各相关单位往来交流多，由此产生的文书档案数量也是非常可观的，对于档案的收集、鉴定和利用工作带来了巨大的挑战。通过对文书档案进行科学、合理的收集、鉴定与利用，可以提高企业工作者的工作效率，使管理者作出更加科學的决策，有利于企业的长足发展。

关键词：企业文书档案;收集;鉴定;利用

1 企业文书档案收集

1.1 坚持收集原则

企业文书档案的收集工作与查询和利用工作不同，档案在收集过程中应该坚持完整性、规范性、真实性和安全性的原则。首先，完整性主要体现在企业收集文书档案时，应根据文件处理的每个环节，如拟文、呈批、签发、发文等，将其所产生的文件资料全部完整的保存、收集起来。其次，规范性主要体现在企业文书档案的收集是符合企业行政管理规范的，具体表现在企业应该根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》以及地方相关规定，结合企业实际制定本企业的档案管理办法，让档案管理各项工作有章可循。再次，真实性主要体现在的收集的文书资料是实际真实产生的，在这个过程中有关工作人员要严格监管，保证文书档案的原件还有审查内容都是真实可靠的。最后，安全性是企业文书档案收集中很重要的一点，在企业行政管理中，文书档案是非常重要的企业资料，直接关系着企业的发展，因此一定要做好档案的安全防范，防止档案资料出现损毁，甚至是丢失的现象。

1.2 明确收集范围

做好企业文书档案的收集工作，首先要明确档案的收集范围。企业应该根据企业发展的实际情况，以及企业档案管理的有关规定，将企业文书档案的收集范围规范化。通常应该包括党工团纪等方面的文件资料，上级主管部门下发的文件资料，企业的请示和上级机关的批复以及企业在具体生产、经营过程中形成的文件资料等。具体包含几大类，有发布性文件，指的是对一些重要事项的通知、通告、公告、公示等;内部使用文件，指的是一些企业规章制度，党委会、董事会、总经理办公会、年度工作会议、专题业务会议等重要会议的会议记录、工作报告以及工作总结等;记载性文件，指的是针对一些重大活动的记录和报道、企业大事记、历史沿革等;还有证明性文件，主要就是人事任命、党团组织关系接收、转移等。

1.3 把握收集方法

企业文书档案的收集是需要把握方法的，首选企业应该要高度重视档案工作，档案的收集不仅仅是行政部门的工作，而是企业每一名工作人员的工作。企业应该将档案管理纳入各部门的职责范围里，在各阶段的工作计划和工作总结中，都应将档案管理情况有所体现。对于城际轨道交通企业来说，文书档案的收集是要贯穿项目建设全过程的。项目的预可研、可研、初步设计等各类批复，施工前、施工过程、项目竣工验收与各相关政府机构、各参建单位之间各类文件往来等等都应该及时收集整理，因此企业需要有专业的档案人员参与进来审核、把关。

2 企业文书档案鉴定

2.1 全面分析鉴定

企业文书档案是保存还是销毁，要根据其自身的价值决定，这个鉴定过程要符合企业文书档案鉴定原则和行业规范，进行全面且综合的分析。首先是档案的本身，需要结合文件的来源、形成时间、记载内容、形式和特点等，全面分析其存在价值;其次是档案的关联性，也就是需要建立被鉴定档案与其他已保存的档案之间的关联性，综合评价这一系列档案是否有保存的价值;最后是坚持档案收集的完整性，分析其是否具有潜在的利用价值。

2.2 尊重历史

企业文书档案，实际上是企业在发展过程中最原始的记录，鉴定企业文书档案也要充分考虑到这一点，不仅要用发展的眼光看待文书档案，还要用历史的眼光认识文书档案，综合判断其保存还是销毁。也就是说，在鉴定企业文书档案时，应该将其放在一个大的历史背景下，结合企业的过去、现在和未来，综合评价，鉴定出其是否具有保存价值。

2.3 不唯职能

任何事物都是在不断运动、发展变化着的，企业档案文书是从文件发展演变而来的。企业文书档案的保管期限可以是10年、30年，也可以是永久，从事企业文书档案鉴定工作的档案工作人员，不能只是机械地唯职能，而应该在鉴定过程中充分了解企业的历史面貌、职能活动，考虑企业的生产和发展等实际情况，根据企业文书档案的保存范围，合理规定出企业文书档案的保存期限。

3 企业文书档案利用

现阶段，企业对于文书档案的利用还存在着一些疑问，很多企业还不知道应该如何充分利用已保存的文书档案，下文提出了三点促进文书档案利用工作高效性的策略，以供参考。

3.1 提高文书档案利用的重视程度

新时期，合理且高效地利用好企业文书档案，对于企业的发展来说是非常重要的。企业应该不断提高文书档案利用的重视程度，为了做到这一点，可以从三个方面入手。一方面，应该加大利用文书档案的宣传力度，开展各种宣传活动宣传利用档案进行工作的好处与重要性;另一方面，应该提升档案管理人员专业素养，通过不断地学习，增强档案的业务知识;最后，档案工作须在明确服务方向的同时，还要有坚定的服务思想以及良好的服务态度，档案工作者也必须具有高度的政治责任感、全心全意为人民服务的精神，才能积极主动地做好档案利用工作。

3.2 建立健全档案管理制度

为了保障工作能够顺利开展，一定要有相应的制度文件作为支撑，这不仅能够提升工作效率，同时也能使工作更加具有规范性。因此，在轨道交通企业文书档案利用工作中，首先应该建立完善的档案管理制度，为企业的未来发展提供支撑和服务;其次应该加强档案目标管理，合理有效地控制好档案工作的部署情况，使文书档案在收集、整理和移交这一系列过程中都能够符合规范化的管理要求，杜绝违规操作行为的发生;最后还应该建立相应的奖惩制度，对于在档案收集、整理、保护和利用方面成绩突出的人员给予适当的奖励，对于那些工作态度不认真、存在违规操作的工作人员，根据情节轻重给予行政处罚，构成犯罪的要移交司法机关处理，以此提高员工的工作积极性。

3.3 创新文书档案利用模式

目前我国已经进入信息化时代，传统的文书档案管理与利用模式显然已经不能满足现阶段需要，企业一定要与时俱进，否则会加大员工的工作压力，降低员工的工作效率，同时也阻碍了员工利用文书档案的积极性。对于轨道交通企业来说，同样需要逐步实现企业文书档案的信息化管理，档案管理工作人员应该扫描公司现有的纸质文书档案，将其形成电子档案进行保存。如果还想要提升文书档案的利用效率，企业还需要建立完善的档案信息数字化网络系统，使工作人员能够通过系统对档案进行快速检索。文书档案的信息化建设，有利于提升企业档案管理与利用的规范性，使企业文书档案发挥出其真正的功能和价值。

4 结语

综上所述，做好企业文书档案的收集、鉴定与利用工作，对于开发企业生产潜力、提高企业现代化管理水平、调动企业工作人员的积极性，都有着非常重要的意义。

参考文献

[1]邢娟.浅析企业文书档案鉴定工作[J].商品与质量，2019，（43）：247.

[2]何雪晴.分析企业文书档案的收集与管理[J].卷宗，2019，9（34）：39.

[3]刘茜.企业文书档案的管理及利用分析[J].陕西档案，2018，（6）：37.