探讨商业性档案寄存服务行业发展新模式

摘 要：档案寄存指的是单位或个人与第三方档案保管机构签署合约，将档案委托第三方机构进行保管的一种档案管理方式。开展商业性档案寄存业务，建立商业性档案寄存中心可以减少社会在档案基础设施建设中的重复投入现象，降低企业档案管理成本。本文就商业性档案寄存服务行业的市场需求和发展前景分析入手，探讨建立档案服务型和仓储物流型结合的综合型档案寄存服务的优势及可行性。

关键词：档案寄存;模式

目前，我们各类型企业和机构主要有三种档案管理模式：第一种为自建档案库房，配备相应的档案管理人员对自有库房档案进行管理;第二种为租赁仓库，改造成档案库房，配备或委托外包相应的档案管理人员对档案进行管理;第三种是将档案全部寄存至档案寄存中心，委托专业档案管理企业进行管理

随着我国经济体制改革的不断深入，在建立现代企业制度，经济所有制结构不断调整的新形势下，企业档案管理成本不断增加，传统的企业档案管理模式逐渐不能适应社会发展趋势。部分企业，特别是中小型企业，专注于发展主营业务，出于对企业效益的考虑不愿在档案管理方面投入过多，不具备档案管理的条件。商业性档案寄存服务行业应运而生，发展迅猛。

1 发展商业性档案寄存业务的市场需求分析

随着社会经济的快速发展，各类行业经济主体业务规模不断壮大，伴随业务发展的各类档案数量与日俱增。以某商业银行为例，根据该银行2012、2013和2014年报数据显示，2013和2014年该行深圳分行营业收入总额分别为92.62亿元和109.4亿元，广州分行营业收入总额分别为35.69亿元和43.2亿元测算，2013—2014年该行深圳分行新增业务档案37455标准箱，广州分行新增业务档案14678标准箱。根据中国人行广州分行的数据显示，2013年广州地区银行业营业收入总额为1420亿元，机构预测2014年银行业营收增长率10.7%测算，2014年广州地区银行业营业收入总额约为1575亿元。按照银行业同质化经营进行预测，2014年广州地区银行系统新增业务档案总量约为535657标准箱。截止到2014年底，预计广州地区银行系统业务档案总存量在500万标准箱（30*36*43cm）以上（不含各商业银行信用卡业务档案存量），年增长率为10%—15%。假设档案库房标准为4米高，按照60%的空间利用率计算，预计1M3容积可放置13个标准箱，据此测算，2014年广州地区银行系统存放新增档案的库房需求约为10300M2，库房需求年增长率为10%—15%。

因此，各类企业，尤其是中小型企业促进业务档案的有序存储和管理面临着较大的压力和挑战，主要表现在：

1）大多数企业和经营单位内档案管理工作人员普遍配备不足，档案库房配置参差不齐，难以满足业务发展带来的档案存储需求。

2）近年来，各类企业档案存储与管理的人工成本、管理成本、运营费用等各类成本不断上升。

3）类似金融、地产等行业，每年新增的业务档案数量巨大，自建的档案库房趋于饱和，需要花费大量的人力、物力重新建设新的档案库房。

各类企业现有档案管理人员不足、库房存储容量有限、档案管理压力增大等瓶颈，从而产生增大档案库房配置或将档案寄存服务的需求。

2 发展商业性档案寄存服务行业前景的SWOT分析

2.1 优势（S）

首先，市场经济发展条件下，市场中真实存在的档案寄存需求是发展商业性档案寄存服务的内生要求。大型企业存在大量的业务档案，目前几乎都选择自行建设或租赁仓库进行管理的模式，但随着增量档案的增加，势必面临档案库房紧张、档案管理人员不足、档案管理成本压力加大等问题;中小型企业和机构难以筹集人力、物力去建设档案标准库房，也难以配备足够的档案人员进行有效、科学的管理，这类企业和机构将是档案寄存服务的重点潜在客户。其次，我国档案中介服务机构经过近二十年的发展，日趋成熟，在不断适应市场需求的同时，扩展档案立卷与分类整理、价值鉴定、档案修褚、缩微、复制等服务，档案数字化、数据备份与销毁、档案咨询、特藏与专门档案管理、档案用品与装具等业务，积累了数量众多的客户单位，为开展商业性档案寄存服务提供了天然的优势。

2.2 劣势（W）

我国档案寄存服务法规标准较为落后。一是在国家层面上，尚未出台专门的针对档案寄存服务的法律、法规和标准，只有少量规范性文件和部分间接相关的标准。二是在地方层面上，尽管已有许多相关法规和规范性文件，但这些法规和规范性文件大都停留在宏观层面，微观层面少有涉及，可操作性不强。三是在行业标准上，目前尚未有档案寄存服务行业协会，商业性档案寄存服务中心的行业标准、指南和道德准则、运营标准、建筑标准、灾备标准、保险及风险转移标准、载体设施标准等方面均处于不完善甚至空白状态。

2.3 机会（O）

首先，目前部分企业和机构的档案存储、管理已呈现不同程度的瓶颈，档案库房区域分散、单个面积小、楼层承重低、库房容量达到饱和等问题难以满足自身未来若干年的档案存储需求;自行建设档案库房和聘请管理人员成本逐年增加，部分企业和机构已释放出将自身档案外包寄存的信息和意向。其次，随着社会分工和市场经济的深化推进，现有市场环境下越来越多的企业更为专注核心业务的发展，对边沿辅助业务逐渐寻求更为专业和细分的外包合作商进行专业化的外包合作管理，已經形成了档案寄存外包合作业务的潜在市场需求。

2.4 威胁（T）

首先，档案寄存服务行业是新生事物，除了需要取得政府档案行政主管部门资质审批外，还需要获得足够的社会认可度。其次，档案寄存行业前期硬件投入大，资金回流慢，档案库房的档案存储量达到一定的库房比例方能维持收支的偏离趋于平衡，企业存在同质化经营的风险。

3 探索建立档案服务型和仓储物流型结合的综合型档案寄存服务

档案寄存业务不同于一般的仓储行业，相比较于传统的仓储业务，它空间利用率高，收益率稳定，而且呈现很强的档案专业性。档案服务型企业和仓储物流型企业结合，利用各自的专业优势，共同组建运营高端档案寄存中心，开展综合型档案寄存服务，具备明显的产业优势：

3.1 有利于充分发挥仓储物流型企业的区位优势和物流优势

仓储物流园区一般位于中心城市周边，交通网络四通八达，运输极为便利，具备辐射周边的区位优势;物流园区布局合理，各种配套设施较为完善，建立档案寄存中心条件较成熟;改造为档案寄存库房的仓库是仓储物流型企业的自有物业，可以采取“分期投入建设，逐步推广扩张”的策略，逐步扩展档案库房，这样既可以减少前期资金投入，又能降低运营成本，不浪费现有物业资源。

3.2 有利于凸显档案服务型企业的优势特点

一是品牌优势，档案服务型企业开展档案整理、数字化、管理咨询一体化的服务，积累了较好行业口碑和丰富客户资源;开展档案寄存业务，可以在企业原来搭建的业务平台基础上进行，通过加强与各方联系，主动地、有针对性地对金融业、房地产业、会计师事务所、律师事务所等重点客户进行有效营销，拓展业务;档案服务型企业与各级档案行政管理部门联系较紧密，在档案寄存中心的建设过程中可争取档案行政管理部门和高校专家学者的指导和支持。二是专业优势，档案服务型企业熟悉各类档案服务的流程和标准，能在档案寄存服务之外，为客户提供档案整理、数字化、信息化、数据存储、人才培训等专业服务，针对不同客户需求，需要提供个性化的服务，为客户提供量身订造的业务方案，最大限度满足客户需求，赢得客户信赖与依赖。三是营销管理优势，档案服务型企业可以通过不同形式和渠道，做到精准营销和服务，为进一步的档案寄存业务扩展提供良好

保障。

3.3 有利于降低资金投入，开展档案增值服务，增强市场竞争力

仓储物流型企业负责库房改造和日常运营，档案服务型企业负责项目论证、方案制定、标准化库房建设、运营管理、品牌营销、资质办理、相關配套服务推广等工作，双方在业务发展上互为补充，既大大降低前期资金投入和回本压力，还可延伸其他档案增值服务。例如档案寄存中心可相应提供档案整理和数字化服务，也可以依靠档案专业优势，根据客户需要，提供档案编研服务。

参考文献

[1]陈滨.浅析档案的寄存服务[J].黑龙江史志，2014（20）.

[2]李明丽.我国新型档案机构浅析[J].事业、业务探讨，2016（5）.

[3]赵淑梅刘俊恒.商业性档案寄存托管企业SWOT分析及发展对策[J].档案建设，2018（3）.

作者简介

张伟城（1985-），男，汉族，广东揭阳人，大学本科，档案馆员，研究方向：电子档案/人事档案管理。