新时期检察机关档案管理系统建设的原则与重点探讨

摘 要：本文对新时期下检察机关的档案管理系统建设工作进行深入分析，对概括研究了档案管理系统建设的原则，并从管理方式、归档报结方式以及平台建设上展开讨论，提出了几点针对性的建议，希望对档案管理系统建设的发展起到一定积极作用。

关键词：检察院;档案管理;档案管理系统

新时期下，传统的档案管理模式已经难以满足实际的工作需求，做好检察机关档案管理系统的建设显得尤为重要。牢牢掌握档案管理系统建设的原则，在建设中加强对建设重点的把控，对检察院档案管理的质量，乃至发展都占据着重要的作用。

1 检察机关档案管理系统建设的原则

1.1 统一规划，分布执行

想要推进检察机关档案管理系统的建设工作的顺利开展，就要求省、市级检察机关从全局的角度做好对全省、全市的检察档案信息化管理的建设工作。相关工作人员要严格遵循“统一规划、分布执行”的建设原则，在上级检察机关设计好管辖地区的档案管理系统建设总体设计方案后，各个地方检察机关的档案管理人员再按照一定的步骤环节以及相关标准，开展档案管理系统建设工作，确保档案管理系统建设工作的有序进行。

1.2 统一标准，信息共享

近年来，随着我国信息化技术的飞速发展，档案管理信息化建设也逐渐受到了国家相关部门的关注，国家在不断制定与完善相关的档案管理标准。因此，检察机关在开展档案管理系统建设时，要依照国家的相关法律法规，并将其与检察机关的实际情况相结合，建立具有针对性、可行性的标准和规定，从而使档案管理系统建设不断完善和健全。除此之外，想要确保检察机关档案信息管理体系在实际执行时，能够发挥自身最大价值，档案管理人员就要加快推进档案管理信息化建设，按照相关的规定标准，将电子信息文件做好收集、整合等工作。上级领导者也要针对管理中遇到的问题，不断订正档案管理工作的标准和要求。除此之外，检察院要制定相应的奖惩机制，对工作人员的档案管理工作进行一定的激励与约束，从而推动档案信息化管理的顺利进行，促进检察机关档案管理的规范化发展。

检察机关的档案管理系统建设要严格依照有关管理标准规定，构建档案信息共享平台，实现各个检察机关之间的网络通信交流、资源共享。同时，要确保检察机关与国家政府的网络政务平台做到档案工作的及时衔接，从而使全国各个检察机关之间能够实现线上协作沟通，确保省级检察院对地方检察院档案信息的有效收集，从而提升检察机关档案管理工作的效率和质量，推动档案管理的信息化发展。

1.3 强化防护，保障安全

做好档案管理工作，检察机关就要重视对档案信息的安全管理。通常情况下，检察机关的档案管理系统建设工作具有以下几点安全隐患：第一，档案管理人员的安全防护意识和档案信息保密意识较弱，在向外部机关单位提供档案信息时，容易出现审查不到位的情况。第二，档案管理相关技术有待提高。近年来，社会科技发展迅速，计算机病毒的种类逐渐增多，破坏力也在不断增强，使得档案信息的安全得不到保障。第三，工作疏忽和设备问题。由于档案管理人员的一时疏忽，容易造成档案信息缺失、被盗等情况。同时，当相关系统硬件、软件等发生故障时，也会严重威胁档案信息的安全，为检察机关档案管理工作的顺利进行增添了阻碍。

在这种情况下，在开展检察机关档案管理系统建设时，就要求相关人员做好全面的安全防护工作，提高管理系统的安全防护能力。技术人员在做好档案管理系统硬件设备下物理层、网络层安全防护工作的同时，也要重视对档案管理系统在实际应用过程中对档案信息、数据的安全防护。例如，管理人员可以采用密级管理的方式处理档案信息，设置专业化、规范化的审批体系，根据访问者的身份制定不同的使用权限，特殊且重要的档案信息只能对特定的用户开放，提高安全等级，将档案做好分级保护，从而避免信息外泄的事件发生，确保检察机关信息的安全[1]。

2 检察机关档案管理系统建设的重点

2.1 强化组织管理

检察机关要将档案管理系统建设工作作为检察机关发展的重要内容，重视组织领导，为档案管理系统建设提供良好的组织保障。检察机关要将管理系统建设工作按照不同的院级、部门分配好工作任务与职责，并加强各个部门之间的协调沟通，积极建设信息化的档案管理体系。除此之外，检察机关要把档案管理工作的质量评测与干警考核工作结合在一起，从而提高干警的工作积极性，推动档案管理系统建设的顺利开展。同时，上级管理人员要做好领导小组以及档案管理团队的调整工作，促使档案管理体系满足实际需求，相关人员能够明确自己的工作任务，做到各尽其职，避免出现人员冗杂。加强对档案管理工作的监督检查，提高档案管理的质量，为建设完善的档案管理系统打下基础。

2.2 改进报结方式

一直以来，检察人员在进行诉讼案件管理时，常常先报结，然后再进行归档工作，将案件完结工作作为首要任务，在案件结案后，案件的相关信息材料在结案之后的半年甚至一年才进行完成归档工作。这种传统的归档方式，虽然可以为档案管理人员提供较为充足的档案处理时间，但容易使相关工作人员过分重视报结工作，忽视案件的归档环节，导致案卷延期归档的事件屡见不鲜。这种情况的出现严重影响了档案信息的完整度，甚至会出现档案信息不真实、案件材料损坏等事故。

想要解决上述问题，检察机关在建设档案管理系统的过程中，就要推出归档报结的功能，采用先进的技术手段，开发出与档案管理系统衔接的数据接口，从而使档案管理人员可以按照标准化、规范化的管理步骤，完成诉讼案件的档案归档报结工作。除此之外，想要改进案件的报结方法，检察机关就要将档案归档作为前提基础，在开展案件报结工作时，让检察干警尤其是检察业务部门员额检察官提高对案卷材料按时处理和移交工作的重视，从而推进档案管理的有效进行。

2.3 建设档案检索平台

档案信息的共享服务在档案管理工作中占据着至关重要的作用，更是档案管理工作的根本目的。在传统的管理模式下，档案共享服务主要是通过建立阅览室、信息外借、复制等方式实现的，这样的共享方式具有较多的局限性，也具有一定的安全隐患。在新时期，这个信息技术普及的时代，检察院要积极应用先进的信息化技术，将网络与档案管理工作進行有机融合，打破传统的档案管理模式，不断改进与完善档案共享体系，以此推动档案管理朝着现代化的方向发展。

建立完善的档案信息共享机制，就要求检察机关构建“一站式”的信息搜索平台，档案管理人员通过这个平台能够实现对档案信息的全面检索，使档案管理工作不再受到时间、空间的限制，对文书档案以及诉讼案件信息都能够进行统一的检索。除此之外，通过构建这种档案检索平台，各级检察机关、检察机关各个部门可以做到档案信息共享，大大提高了档案管理工作的质量与效率[2]。

3 结束语

综上所述，档案管理工作是检察工作的关键环节，更关乎着案件信息的安全。因此，相关人员在开展档案管理系统建设的过程中，要严格遵守建设的原则，加强组织管理，改进归档报结方式，建立档案检索平台，从而推进档案管理的健康发展。

参考文献

[1]周安宁，赵红兵.浅谈信息化建设与基层检察院档案管理[J].卷宗，2019，009（002）：116.

[2]王成艳，张静静，刘潇.浅论档案信息化标准体系建设原则与内容[J].图书情报，2018，000（011）：1-2.

作者简介

段瑾（1987-），女，汉，山东菏泽人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。