基于云计算视角下的高校票据信息化构建研究

李彦兴（高级会计师） 何洪武（甘肃农业大学计划财务处 甘肃兰州 730070）

一、云计算在高校票据管理中的需求分析

（一）国家票据电子化改革的需求

1.财政票据电子化改革需求。财政电子票据处理的规范化离不开国家政策的支撑，从2012年起财政部就开始提出要启动财政票据电子化改革，先后出台了一系列的相关规定推进财政票据电子化改革，并决定于2018年全面推行财政电子票据管理改革。

2.税务票据电子化改革需求。2015年12月，国家税务总局出台了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，说明增值税电子普通发票与纸质增值税普通发票具有同等法律效力、用途、使用规定等，进一步推进了电子税务发票的改革。

（二）高校票据管理整合与合规的需求

2019年1月1日新政府会计实施后，财务会计实行权责发生制，对收入的确认条件，当期预借发票的相应收入应在当期确认为应收账款，但在实际操作的过程中，部分高校由于人工进行票据处理流程的原因，导致预借发票的应收账款不能及时入账确认，甚至有些记账联因工作人员保管不善发生遗失，这种通过手工存档的方式，往往会随着时间流逝、人员变动、保管不善而发生记账票据丢失。电子票据的实施在解决高校内部各部门及时开票需求的同时，又满足国家政策对发票管理的合理合规性。

（三）高校提高效率、节约成本的需求

2018年1月1日起手工票据全部停用，目前除了机打票据外，开始逐步实施电子化票据。即使实行了电子票据的高校，报销时仍然打印成纸质形式，和传统的报销方式没多大变化，如何借助互联网渠道将电子发票对接到核算环节是解决高校票据管理系统与财务核算系统相对独立的主要途径。高校每年需要使用大量行政事业性收费收据和行政事业单位资金往来结算票据，在使用纸质财政票据阶段，普遍存在开票量大、票据分发困难、票据核销困难、票据档案存储和管理矛盾突出等问题。电子发票下，数据传送模式由传统交通运输方式改为网络传送数据方式，在提高传送速度的同时也提高了传送数据的准确性，避免了传统纸质传送模式下可能会出现的一些问题和麻烦，同时电子票据系统可以快速解决传统票据方式需要好长时间才能解决的问题，大大节约了时间周期，自然也就提高了财务效率。因为借助互联网，电子发票的传递极可能一个码就能够快速进行其他相关信息的传递，准确性不言而喻，自然而然规避了纸质票据传统传送过程中易出现的问题。

（四）高校增值税发票验证的需求

2016年3月，全面推行“营改增”试点后，税务票据开票量开始上升，同时错误率也在上升。从2018年1月1日起，索取、开具增值税发票时，需提供开票单位、纳税人统一社会信用代码、开户行、账号等基本增值税开票信息，如果提供错误，需重新开票、异地邮寄和推诿责任，这些都会延误增值税核销。因工作量大，财务人员无法对票据的真伪进行辨别，只能要求报销人员自行查验票据真伪。急需一种信息化技术手段，通过信息管理系统进行票据核验，降低财务风险，及时将发票存根联与财务记账凭证中的记账联进行核对，提高发票处理效率；使原始凭证电子化查询、归档存储更加方便简捷，提高高校的票据管理水平。将高校内部的财务系统与国家、地方税务部门公开的增值税发票查验平台进行集成。

二、云计算在高校票据管理中的系统架构

云计算下，需对高校原有票据管理模式进行票据电子化流程优化。票据电子化情况下，整个业务流程实现无纸化，电子票据代替纸质票据，在记载介质发生改变的同时，管理模式发生了彻底创新。通过统一的数据标准接口形成票据业务流程与其他相关业务流程对接，消除信息不对称现象。重新组合后的业务流程能够真实、完整、可靠地反映票据信息。相比于传统纸质发票，电子发票在开票人端具有开票流程简单、保存方便、流转便捷、报销对账无纸化等优势和特点。电子发票最大的特点是：能够统一资金流和发票流，结合线上支付与发票开具，打通发票申购、开票、报销、报税全流程。整个交易以及报销流程全程无纸质发票不需要手写任何信息，不用担心发票真伪。

（一）电子票据系统实施准备

高校电子票据的实施需要从硬件和网络两个方面进行准备。如果自建服务器，则需要购置统一支付平台（如支付宝生活服务号支付平台）、专用开票服务器、通用开票应用服务器、通用电子发票前置服务器、开票应用服务器软件、电子发票前置服务软件等，系统所需要的服务器达到 4核 CPU，16G 内存，硬盘 1T 的基本配置，考虑到归档服务等需求，硬盘空间应留足。通用开票应用服务器的互联网需要通财政、国税。通用电子发票前置服务器的互联网需要静态IP。如果服务器托管软件公司，则需要购置统一支付平台、电子发票交付平台（电子发票服务器软硬件托管费用）。不管是自建服务器还是托管服务器，每年都需向软件公司交运维费用。票据电子化的实施是以网络为载体的，程序相对复杂，既需要内网保证数据的安全性和保密性，又需要外网与相关业务主管部门沟通，确保数据准确传递。

（二）财政电子票据系统架构

对于高校而言，电子票据系统是多个系统组合的复杂集合，系统之间相互耦合，实施票据电子化，实现系统有效对接是关键的环节，即相关业务系统之间有效对接。在软件研发初始，将财政部门、国税部门、高校和代收银行等多部门的业务信息系统进行对接。系统间的对接接口需要统一设置成规范的接口，只有这样才能使不同部门之间的业务信息系统实现无缝对接，规范化、集中化管理，系统之间才能实现信息实时交换和数据资源的共享。

1.系统架构示意图。财政电子票据系统实现方案如图1 所示。

2.方案描述。信息同步指监管票据中心系统利用云计算技术使票种核定信息与财政电子化票据系统共享。同样，财政后台监管系统采用数据统一接口将电子票据的号段共享到财政电子票据系统，受票人在财政电子票据系统中获取。电子票据数据生成是指高校可使用开票端完成电子票据开取和获取电子数据。高校可在财政电子票据系统生成电子票据版式文件，也可以通过第三方电子票据服务平台生成，只不过使用第三方电子票据服务平台的受票人，需将电子票据数据传递给第三方电子票据服务平台。电子票据储存信息利用财政电子票据系统上传财政票据系统，统一输入到票据电子底账库。

（三）增值税电子发票系统架构

将传统纸质增值税发票系统改造升级后，可以开具、上传电子增值税发票，这就是增值税电子发票。通过系统开具的增值税电子发票可以在增值税电子发票服务平台上查询并下载。增值税电子发票与纸质发票的主要区别是：电子发票使用数字证书进行电子签章。

图1 财政电子票据系统实现方案

1.系统架构示意图。增值税电子发票系统实现方案如图2所示。

2.方案描述。税务征管系统将票种核定的基本信息借助云服务器上传到增值税电子发票系统。税务征管系统传送给增值税电子发票系统的发票赋码再通过增值税电子发票传送给最终纳税人。高校开票人员通过登录单机版税控开票系统开具电子增值税发票并生成电子数据。高校既可以通过高校端也可以通过第三方电子发票服务平台生成电子发票版式文件。通过第三方电子发票服务平台开具发票的纳税人，需将电子发票数据传递给第三方电子发票服务平台。反过来，高校电子发票明细数据通过对接后的增值税电子发票系统共享给税务机关，进入发票电子底账库。

三、云计算在高校票据管理中的应用

（一）云计算在财政电子化票据中的应用

1.财政票据电子化管理系统。财政部进行财政票据电子化改革后，各地区需使用全国一致的财政票据电子化管理系统或符合全国数据格式的财政票据系统，将各地区财政票据系统与财政部的对接，实现财政全国电子票据随时随地查询、检验真假及财务做账。全国各地财政部门负责建设各地区财政票据电子化综合管理平台，建设中需要使用财政票据电子化的高校向地区财政部门票据监管中心提出申请，上报学校基本信息、开票项目情况等，财政统筹安排后会向高校下发CA，高校首次登陆网址时，需下载安装根证书，以后就可以通过网页使用密钥登录到该系统，进行电子票据操作。通常票据量少的高校不用自己建立票据管理系统，完全可以使用财政电子票据管理系统完成财政票据的领购、开具、保管等工作，因为财政票据电子化管理系统是一个完整的票据管理系统，这个系统不适用于学生收费系统。

2.高校票据管理系统。各地区高校通过客户端登录财政票据电子管理系统进行学校票据开具等操作工作，这个客户端就是高校票据管理系统。在这个客户端，高校可以进行票据领购、开票、冲红等操作，同时可以将这些操作信息上传到财政电子管理系统，这样高校票据的使用情况实时受到财政部门严密的监管和控制。在财政票据电子化管理情况下，由于电子票据号段入库、分发全部在财政电子票据管理端完成，票据管理的核心发生转变，由入库转移到使用，开出的票据管理重点是入账管理。在操作过程中，高校财务核算系统需与财政票据管理系统对接，通过凭证号与电子票据号的关联，实现票款关联。

图2 增值税电子发票系统实现方案图

3.学生收费系统。高校学生人数较多，需要开具学费、住宿费等行政事业性收费收据张数也比较多，这个票据开具需要采用专门的学生收费系统来完成。传统依据纸质票据开发和设计的高校学生收费系统需要经过升级改造才能使用电子票据。各类网络收费接口同样也需要改造，改造成直接向财政电子票据系统接口提交开票信息，不再通过手工输入纸质票据号获取开票信息。改变学生收费单在学生收费系统中生成的模式，借助财政电子票据系统接口发送电子票据的生成、查询、冲红等操作，获取开票结果。每年新生录取结束后，高校财务收费人员通过与招生就业系统对接直接从系统中提取新生学费、住宿费等缴费开票信息，学生登录校园缴费平台或者扫二维码输入账号和密码完成缴费，电子票据及时生成。缴费人员可以通过支付平台查看电子票据，同时对接了的财务核算系统也会共享到电子票号。票据冲红信息同样通过财政电子票据系统接口上传。学生收费系统的这种改造产生了新的缴费场景，实际操作过程中缴费人员借助网络进行缴费后，立即可以得到缴费票据，缴费和开票分离的现象彻底得到了解决，两者相脱节的现象不再存在。

4.统一支付平台。统一支付平台，也叫第四方支付，主要是帮助高校统一管理第三方支付渠道，并提供一种标准的支付接口供高校其他业务系统调用，依托支付宝公众服务号提供直接触达开票人的服务平台。登录高校公众号，点击缴费大厅，选择自己需要缴费的项目，例如教学缴费中的学杂费缴项目，点开登录界面输入账号、密码后进入后，核对个人信息及缴费信息，缴费后，在已缴费查询中查找电子发票。

（二）云计算在增值税发票中的应用

1.增值税电子发票系统。原有增值税发票系统通过升级可以形成增值税电子发票系统，是通过建立管理平台和数据接口，实现电子发票自动化开票，具有集中存储管理、多渠道发票递送等功能。增值税电子发票系统是由各省税务部门负责建设的综合管理平台，学校只要向税务部门进行申请即可。在收到税务部门提供的金税盘后，高校财务人员通过网络登录到增值税电子发票系统，进入系统后可以领购、开具、冲红、查询税务电子发票，同时开票点设置、电子票段号分配、查验电子发票也可以在系统中完成。

2.高校税控开票系统。高校税控开票系统，即常说的“增值税防伪税控系统”。“增值税防伪税控系统”中金税盘是该系统中专用税控设备，发挥着票据开取、领购、存储、管理、身份认证等的作用。适用于增值税专用发票、普通发票的开取。通过网络，高校与办税服务厅取得联系后，办税服务厅通过接口将税控开票系统上税务发票的号段和代码共享到高校的开票系统。高校税控开票系统是增值税电子发票系统的客户端，在为高校提供管理功能的同时，也为税务机关提供监管的渠道，这样高校增值税的领购、开票等信息实时在当地税务机关的监管和控制下。

3.统一支付平台。登录统一支付平台，点击缴费大厅，选择需要开具增值税发票的项目，例如学报版面费，输入金额、姓名、身份证号、所在单位、统一社会信用证代码或税务登记证号、银行账户名、银行账号、开户银行、地址、联系电话、备注等信息，确认提交后，系统就会发送增值税电子发票。

四、云计算在高校票据管理中应用的效果

（一）数据质量得到提升，流程效率得到释放

电子票据的实施，财务人员的角色发生了转变，由具体实务的操作转变为对票据的监督，工作量明显地减轻了。电子票据时代，票据通过系统进行审核，系统会根据情况判断票据是否符合高校的财务规定，数据质量也得到极大提升，只有极个别特殊情况才需人工审核，根据财务规定对系统进行相应的调整，财务工作流程效率也得到释放。

（二）解决了开学大批量开票问题

票据电子后，传统排长队缴费的现象不再出现，开学季财务缴费大厅空荡荡，学生随时随地完成缴费，并且缴费后也不用等学校财务部门统一打印票据，在缴费查询中就可轻松查到自己缴费的电子凭证，电子缴费凭证可以永久保存需要时打印，方便快捷，财务人员也省去了给每位学生打印票据的工作程序，学生和财务人员的幸福感和满意度都得到了提升。

（三）绿色环保，方便快捷

传统纸质票据不但需要购买纸质票据、还需要打印、装订、储存、保管，电子票据的实施为高校节约了购买发票成本、打印等大量的人力成本和储存成本，解决了纸质票据档案因存储物理空间不足的问题。全程物质化更加高效、绿色环保。票据电子化后，学生再也不用专门跑路到财务去缴费，只要跑网路即可实现查询、缴费等想做的事，信息传递更加方便快捷，缴费、欠费信息可以通过多种方式获取。

（四）降低了票据核销和管理的风险

实施电子化后，只要将缴费信息上传共享到票据系统，电子票据就可生成，电子缴款书的开具、打印、存储、记账、归档等业务同时完成。解决了传统开票时收费人员先进入收费系统录入缴费信息，然后再转化到票据打印界面，通过打印机进行票据打印、作废等一系列操作，替代了传统依靠人工处理的方式，也回避了手工时代数据录入风险，手工重复操作现象也得到了解决，减少财务人员的工作量。原有纸质票据容易丢失、损毁等风险在票据电子化时代得到很大程度的降低，信息科学技术时代财会人员节省了大量的体力劳动，财务管理效率得到大幅度提升。