浅谈民营企业档案管理信息化建设

郑义军

摘要：在营商环境不断优化和改善的大背景下，民营企业经济发展迅速，据相关数字显示，民营经济发展已逐步占据了社会经济总量的一半。为此，重视民营企业档案管理，积极为民营经济健康发展提供档案信息与档案管理服务，也是对社会经济发展的重要贡献，应引起各相关部门的关心和重视，民营企业自身更应主动规范档案管理行为，努力适应社会和时代发展要求。本文就目前企业档案信息化管理中存在的问题进行分析，并提出相应的解决对策。

关键词：知识背景;民营企业;档案管理;信息化建设

传统企业档案管理方法使人员查阅易造成档案损坏等情况，对查阅人员而言，档案的调度程序复杂，审理身份信息和找寻档案的时间长，跟不上现代的快节奏发展趋势，这就要求企业档案管理逐渐走向信息化。

一、民营企业档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案信息化管理的观念落后

一是从档案信息化管理的理解上较为落后。如大多数企业对档案信息化管理的理解仅仅停留在对纸质档案的数字化转换上，认为实现档案管理系统的安装，数据条目的录入，纸质文件的扫描，就是实现了档案信息化管理。二是从档案信息化建设的理解上较为滞后。如大多数企业偏重办公、财务等系统的信息化建设，而忽视了档案管理的信息化建设，有些企业没有将档案信息化建设与企业信息化建设同步部署。三是从档案信息化管理内容的认识上较为狭隘，如大多数企业偏重对纸质档案的收集管理，忽视了电子档案的重要性，更加忽视了企业档案网络化建设的重要性。

（二）保密性技术应用薄弱

作为企业发展历程中的重要信息资源，企业档案涵盖了大量企业商业机密以及员工个人信息，随着网络开放程度的不断发展，对企业档案数据也带来了严重的安全威胁。目前对企业档案管理的安全性造成影响的因素主要有：企业相关档案管理人员安全保密意识缺乏，在操作过程中未严格按照相关保密制度或管理制度进行，不当操作或操作中的失误使档案外泄、破坏或删除等，另外就是来自外部环境，如：黑客、病毒入侵等，对企业档案数据库造成严重影响，导致信息泄露、数据丢失、篡改等，使企业蒙受不可估量的损失。

（三）档案管理人员水平不足

随着信息化建设的不断推进，档案管理工作也从传统的纸质档案管理逐渐向电子信息数字化档案发展，这对以往的档案管理模式和方法造成了极大的冲击，对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要具备档案管理的基本知识，同时还要对信息化技术、计算机技术等的应用有所了解和掌握，确保信息数字化档案的安全性、有效性、及时性和完整性，通过先进技术手段的应用，使档案管理水平有效提高。

二、促进民营企业档案管理信息化建设的措施

（一）档案信息化观念转变的正确理解

首先，企业领导应该及时转变档案管理的思想，发现有效管理档案给企业带来的长久益处，对档案管理信息化建设提出与企业理念切合的主题，制定档案管理的规章制度和管理办法，加强员工对信息化的重视。其次，档案管理者要负起应尽的责任和义务，制定分类方法，将档案按密级以及使用的频率等进行分类保存。对于密级较高的档案要保留纸质档案，档案电子化时要设立保密权限，防止泄密，多重储存保证档案不会丢失。对于可公开的信息，可以在信息化系統中设置查阅链接，方便员工查询。

（二）不断提高服务，扩展档案的利用

在档案管理体制的完善中，要提高服务并且扩展档案的利用。在这个方面，以我国档案信息化建设为例，管理缜密、健全的单位，最能突出的就是个人的档案信息，一个单位的档案管理信息化水平，便能体现出整个单位的人事管理思想，所以档案管理工作十分艰巨，这对档案管理人员提出了要求，管理人员应该时常关注管理工作中遇到的问题，具体问题具体分析，采取合理的策略和方法，不断开阔新视野，扩宽新思路，综合运用自身总结的各种方法处理好档案工作中出现的问题。这也需要档案管理者熟悉工作流程，在工作中能够创新模式，创立档案管理反馈和产生模式，时时刻刻改正管理上出现的不足，扩大档案资源利用的范围，从而更加有利于档案信息化管理的建设。

（三）加强档案的数字化建设

档案的数字化建设，信息化创立是做好档案管理工作的有效方法。也是档案工作逐步实现现代化，与现代化技术进行进一步融合的必经之路。档案是一种比较丰富的信息资源，所以如果能够实现档案的信息化，将会使档案效益发挥到最大，同时为需要的人提供更优质、更便捷的服务。由于档案管理工作相对复杂，并且具有较高的劳动强度，所以将档案目录进行信息化是有效的构建工作之一。将信息化设备进行有效利用，对档案进行整理与汇总，把所有相关的信息集合在一起。这样不仅减少手工操作的强度，同时也能够提高工作效率，降低重复劳动。在档案资源共享的同时，达到事半功倍的效果，早日实现档案管理的信息化建设。

三、结语

综上所述，档案管理从纸质化到信息化的转变需要的周期长，在此过程中需要解决的问题很多，企业档案管理者应该对信息化进程予以重视，对软硬件设施进行更新，培养相关技术人才，对档案管理信息化进行规范化处理，扩大档案的应用价值，推进档案管理信息化的建设。

参考文献：

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