人事档案查阅利用分析

摘 要：人事档案，是一项具有中国特色的人事管理工具，包含了个人的学习、工作、身份、资历等多方面的信息，可以作为个人学历、资历与工作经历的证明，与个人工作、福利待遇、劳动保障等多个方面具有直接的关联，具备法律效用。人事档案可查询、可利用，有诸多不同的作用。就档案管理工作者来讲，能够清楚查阅人事档案的合理程序，明确利用人事档案的具体策略，将人事档案的作用最大程度地发挥出来，为相关工作提供保障与支持。

关键词：人事档案;查阅;合理程序;利用

一、前言

人事档案是档案保管工作中的重要组成部分，一般来说人事档案储存于各地人才市场、区、县、街道办等档案保管服务机构。人事档案对于人们的学习、生活与社会经历等予以真实记录，与升学、入党、职称评定、政审考研、保险以及离退休等都具有直接的关联。人事档案具有多方面的特性，第一是全面性，人事档案从个人的学习经历开始，直到其离退休，全面记录各阶段的具体情况，人事档案能够全面反映个人的成长轨迹和思想变动。第二是真实性，人事档案必须要真实记录个人的详细情况，客观反映个人的成长变化，不得出现虚构、伪造的信息，这在档案法中有明确的规定，虚构、伪造档案信息均涉嫌违法。第三是动态性，人事档案并非是一成不变的，是随着个人的成长以及学习或工作的变化，档案记录信息会持续增加，档案信息会逐渐丰富充实。第四是流动性，人事档案并不会固定存在于某一个地方，而是会跟随个人的流动而对应流动。比如升学，工作变动等，跟随个人的流动而不断流动。第五是机密性，人事档案包含了个人的诸多信息，属于个人隐私，任何人和单位都不得随意泄露人事档案信息，即便是个人也不能随意查阅个人的人事档案，需要经过合理的程序审批，方可调阅人事档案。

二、查阅人事档案的程序

在人事档案管理工作中，档案查阅是一项非常普遍的工作，会有很多个人因为工作需求或是其他需求，需要查阅个人人事档案。在人事档案查阅这个方面，需要确定合理的请求程序，让人事档案查阅正轨合法，避免出现违规查阅人事档案的行为。

在查阅程序这个方面，因为存在不同的职业划分，尤其是一些特殊岗位或工作人员，人事档案查阅的程序可能存在特殊性。因此，这里针对常规人事档案查阅程序作出分析。首先，领取并填写人事档案查阅申请表。针对有查阅人事档案需求的个人，需要先到档案保管单位领取查阅申请表，认真如实填写查阅档案信息、查阅目的、查阅人等信息，同时，查阅申请表还需要经由查阅单位负责人加盖公章，同时报请相关主管部门领导签批并且加盖公章，还需要经过人社局分管人员签字同意。其次，填写查阅档案登记簿。在准备好基本的查阅申请表之后，申请人可以到档案室进行查阅登记，登记好之后，可在阅档室内等待，由工作人员调取人事档案。第三，在阅档室查阅相关内容。在调取人事档案之后，需根据查阅档案理由，查阅对应的人事档案内容。这一过程中需要注意，不能查阅本人相关直系亲属档案，不得对外泄露或公开档案内容，不得私自拆装档案或是对档案信息进行涂改或是污损。第四，在查阅到相关的人事档案信息之后，列出所需摘抄或是复制的内容明细，由个人进行摘抄，或者是由档案工作室人员进行复印。在摘抄或复印相关的人事档案内容之后，需要由工作人员加盖“此件与原件一致”的签章，还需要加盖人事档案专用章，以此证明复制信息的真实性与有效性。最后，要有档案管理工作人员清点人事档案，确保人事档案齐全和无误之后，便可以允许查阅人离开。经过以上五个步骤，查阅档案的程序就算完成。

三、人事档案利用分析

在人事档案管理工作中，除了查阅档案之外，档案利用是一个需要关注的重点。人事档案是潜在的信息资源，在目前的信息化时代，人事档案具有很高的利用价值，可以为多方面工作提供支持。作为档案管理人员，就需要对人事档案予以有效利用，充分发挥人事档案的价值，推动档案管理工作向更好的方向发展。

（一）提供阅览

对于人事档案的利用，提供借阅是一个主要的方面。在档案管理工作中，会遇到需要借阅档案的个人，他们出于各方面的需求，有阅览的需求。作为档案管理的工作人员，就需要做好提供阅读的服务工作，让人事档案发挥其本身的价值。在办理有关手续后，就可以直接查阅档案，一般在档案利用室或特定的地点内进行阅览。例如：2019年浙江省东阳市人力资源和社会保障服务中心共提供人事档案阅览5689件次，为檔案利用人提供了必要的服务。在提供阅读服务的过程中，还需要关注到工作的创新。比如，在传统查阅程序下，需要申请人填写申请表，并且要到多个部门盖章，这个过程相对来说比较繁琐。在“简政”的思想下，秉持让办事者少跑路的原则，可以构建起电子化的查阅申请渠道，通过微信公众号、档案管理APP等，面向个人提供在线申请服务，这样可以简化一些环节，让档案阅览服务更加人性化，更容易获得人们的认可。浙江省东阳市人力资源和社会保障服务中心着力利用网络和服务平台，为人事档案需要者提供必要的服务，2019年共提供人事在线服务183件次。

（二）提供外借

在档案管理中，档案外借这种服务工作，近些年逐渐增多。一般来说，在原则上档案是不允许外借的。但是在某些特殊情况下，委托存档单位或是有关单位的人事部门，可以借用档案。因此，有档案外借的可能和需求，那么就需要做好这方面的工作。在档案外借工作中，需要参照档案查阅，构建起规范的外借流程。首先，需要申请人提交档案外借材料。其次，要审批外借材料的合理性与外借需求，确定是否外借。最后，对于审核通过的外借的申请，那么就要办理对应的档案外借手续，然后调取相关的档案卷宗，做好密封，之后再转运档案。在档案外借到期之前，就应该电话通知借阅单位注意及时归还档案。在档案归还后，要对档案的完整性做好检查，确认档案没有损坏或是信息变动，确认无误之后，才能将档案归还保管室。主要是人事部门为员工办理退休，确定退休时间、认定工作年限而借用，以及其他需要借用。如2019年浙江省东阳市人力资源和社会保障服务中心共提供人事档案外借服务2816件次，为有关部门对考察任免、政治审查、组织处理、出国（境）、办理离退休等需要外借服务，占整个外借的85%;对公安、纪检、检察、法院、司法等部门办理案件需要和其他需要的外借服务，占整个外借的15%，很好地完成了外借需要的服务。

（三）提供综合性信息

人事档案包含了个人的重要信息，涉及到学习、工作等多个方面的内容。在一些时候，档案管理单位需要向某些机构提供个人人事档案的综合性档案信息。比如在一些犯罪案件中，公安机关或是检察机关需要了解涉案人的个人信息，那么档案管理单位就需要向公安机关或是检察机关提供综合性的档案信息，帮助公安机关或检察机关打击违法犯罪行为。此外，在其他情况下，如果存在需要综合性档案信息的情况，档案保管机构也可以在合理的规则下，向其提供相应的档案信息。如2019年浙江省东阳市人力资源和社会保障服务中心为人事调动转入服务5689件次，占86%的比例;转出服务916件次，占14%的比例;同时还提供其他人事档案综合性服务25836件次。

（四）出具档案证明

档案管理工作还会涉及到档案证明这个方面的工作，而在出具档案证明这个方面，会涉及到一些不同的情况。比如对于应届毕业生，在为其出具档案证明的时候，需要已经毕业生准备报到证、个人档案、身份证以及照片等材料。如果是单位集体人事代理，那么需要单位营业执照副本的原件与复印件，还需要职工档案。对于不同的情况，档案管理人员要详细划分，按照具体的情况，以合理的流程办理出具档案证明的相关工作。如2019年浙江省东阳市人力资源和社会保障服务中心共出具人事档案证明1183件次，主要是出具参加工作时间、出生日期、入党（团）时间和介绍人、学历、学位、技能等级、职称、职务变动和工资变动等信息。

（五）提供咨询服务

档案管理工作中，还会涉及到一些咨询工作，这方面主要是来电、来函或口头咨询的比较多，要求提供有关人员某方面的信息，作为档案管理工作人员，在审查确认利用人的身份和利用目的后，对确实需要提供服务的，应该对前来咨询的个人或单位，提供准确清楚的解答服务。比如有的在职人员需要借阅档案，但是其并不符合外借档案的条件，只能在阅档室内阅览。这就需要对其详细说明，并且告知其查阅档案的具体流程，帮助其解决困难。

四、结语

人事档案作为一种信息资源，具备多方面的作用。在檔案管理工作中，要认识到人事档案的根本特点，构建起完善的档案查阅程序，同时还要做好档案外借、信息服务、出具证明以及提供咨询等方面的工作，从而推动人事档案管理在新时期中不断地进步发展。

参考文献

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[2] 张倩倩.人事档案信息资源开发利用分析[J].中国经贸，2016（1）：93-93.

[3] 曾裕涵.干部人事档案工作管理的新举措分析[J].今日财富：中国知识产权， 2018（8）：121-122.

作者简介：赵丹（1978.10—），女，汉族，浙江东阳人，现在浙江省东阳市人力资源和社会保障服务中心工作，档案管理科科长，本科学历，档案馆员职称，研究方向：档案管理。