企业人事档案电子信息化管理分析

卜凡刚

[摘 要]电子信息化管理模式与企业人事档案管理的结合，有助于充分运用信息化手段的优势，提高档案管理的效率质量，为档案资源的开发利用提供便利条件。对此，企业在信息化建设的进程中，要把人事档案的电子信息化管理作为重点，促进档案管理工作与时俱进，寻求企业长远发展中的突破。

[关键词]企业;人事档案;电子信息化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.27.189

1 企业人事档案信息化管理的内涵与意义

人事档案是人在成长与实际工作当中，个人品德、经历、能力、学历、社会关系、荣誉获取等诸多方面的原始记录。人事档案能够为企业对人才进行考察、评价与使用提供重要根据。通过对诸多科研数据资料进行统筹分析，可以了解到在如今的社会信息化发展水平逐步提高的背景下，先进的计算机网络技术手段已经在生产生活当中大范围普及推广，在给企业带来诸多生产效益的同时，也提高了对企业信息化手段运用的要求。把先进的网络信息技术手段应用到人事档案管理环节，将会极大程度上改变如今的企业人事档案管理面貌，发挥档案动态管理方面的诸多优势，给企业的管理建设和创新发展带来更多突破性进展。企业人事档案电子信息化管理就是在这样的背景之下诞生的，指的是以先进的电子信息化手段为依托，将人事档案管理工作纳入到信息化管理系统当中，利用更加方便快捷的技术手段处理档案信息，促进档案资料的开发与利用。

企业人事档案电子信息化管理推进落实的价值主要体现在：第一，有助于转变传统的实体管理模式，提高档案管理效率，极大程度上解放人力，减少由人为管理带来的人为失误。第二，有助于助力企业人事制度改革。在实现了人事档案电子信息化管理之后，企业方面可借助网络信息平台进行人才选拔，也可以借助先进的技术手段综合了解员工的表现，做好人事管理信息的更新和补充，实现对企业员工的全面监督与管理。第三，有助于提升人事档案管理安全性。电子信息化的管理方法能够减少过去纸质档案拆卸、装订等处理带来的损坏或丢失情况，维护档案资料的安全性以及完整性，为企业人力资源开发利用提供必要根据。

2 企业人事档案信息化管理的实践方法

2.1 引入专业管理软件，奠定电子信息化管理基础

从当前信息化时代发展特征以及档案电子信息化管理的现状进行分析，加强计算机硬件配套设施建设是顺利推进企业人事档案电子信息化管理的基础和前提条件。简单来说，只有保证计算机硬件设施完善先进，才可以为进一步的数据转化与信息化处理做好铺垫。在具备了完善化的硬件设施后，需要根据企业人事档案处理要求在第一时间构建个人电子档案，确保企业员工的档案信息能够基于计算机平台进行查询浏览与下载，实现长久保存，顺利促进电子信息化管理的落实。专业管理软件的引进是影响档案信息化管理质量的重要因素，所以需要在软件引入方面考虑多方面的情况，尤其是要正确评估目前企业人力资源发展建设的现状、企业适应内外部环境的能力、人事档案管理中存在的缺陷与不足，在此基础之上选择专业管理软件，以便在档案资料的查找应用分析等方面实现电子信息化操作，并促进信息高度共享，建立电子档案信息数据库。另外，信息共享效果是影响人事档案电子信息化管理效果的一个重要因素，所以在管理进程当中，企业需要积极推进信息共享平台建设，用网络化平台满足企业领导和各个部门的信息需要保证信息传递的时效性，维持数据的及时性和可靠性。

2.2 完善档案管理制度，重视信息化管理人才培训

现如今信息化建设成为了企业发展建设的核心内容，面对如今的信息化时代，企业要做好人事档案管理，自然也要把电子信息化管理放在重要地位。不管是从电子信息技术开发运用的角度进行分析，还是从人事档案电子信息化管理角度进行研究，都需要经历一个异常复杂和烦琐的过程，所以在具体管理环节往往会存在各种各样的问题，为档案管理质量与效率带来不良影响，制约企业的长足发展。消除不良影响，提高企业人事档案电子信息化管理规范性和有效性的根本途径就是加强制度建设。所以，企业需要把人事档案电子信息化管理工作的着力点放在建设完善规范的管理制度方面，对电子信息化档案管理的开发、建设、利用、处理等诸多方面给出制度规范，并构建制度落实的保障机制。除此以外，档案管理人员作为人事档案电子信息化管理工作的承担者必须具备极高的综合素养，用专业知识与技能保证档案管理的效益。对此，企业方面需要把人才培养放在重要地位，加大对档案管理者的教育培训力度。在培训工作中，企业首先需要指导档案管理者学习与档案管理的法律法规以及理论知识，夯实理论根基。在此基础之上，必须补充业务知识和专业技能培训，优化档案管理人员的知识结构，并把培养计算机管理与运用技术作为重点，推进职业道德素养建设，打造综合素质过硬的复合型人才。

2.3 加大安全管理力度，保证电子信息化管理质量

由于人事档案是企业长远发展建设当中人力资源管理的集中表现，人事档案管理工作的质量体现出的是企业人力资源的竞争力，关系到企业在改革发展和可持续性建设当中的能力与竞争力，所以，必须综合保证人事档案电子信息化管理的质量，尤其是要把安全管理落到实处。电子信息化技术手段运用能够为人事档案管理带来极大的优势和便利，但同时网络又是一把双刃剑，具有很强的开放性特征，存在着很大的安全隐患问题。如果不能够做好人事档案管理当中的安全管理，很容易威胁数据信息的安全，泄露员工的信息，甚至是企业的机密。在信息化时代，信息泄露已成了企业发展建设中的巨大威胁，对此企业要在安全管理方面加大力度，采取有效措施防范与处理人事档案信息化管理中的安全漏洞问题。具体来说，企业要引入多元化的计算机安全防护技术，如防火墙技术、攻击检测技术、数据恢复技术、数据加密技术、病毒查杀技术等，安全保管人事档案信息，维护信息的安全、完整与真实性。

3 结论

电子信息技术的广泛运用改变了如今的企业办公程序，同時也为企业的人事管理工作提出了更高要求。现如今企业要实现更大的发展和突破，构建完善化的人事档案管理体系，为人力资源管理提供必要依据，就要在新时代背景下引入电子信息化管理方法，把信息化手段和人事档案管理结合起来，充分体现信息化管理方法的优势，保证档案管理的效率与质量。企业在适应新时代优化人事档案电子信息化管理时，必须考虑到企业的现实情况和发展条件，选取恰当的电子信息化管理方法，为企业的长远建设提供服务。

参考文献：

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