电子会计档案推行过程中的问题及解决策略探究

邓鹏（江西财经职业学院）

■引言

时代在发展，科技在进步。电子信息技术的蓬勃发展催生会计档案电子化，既要金山银山，又要绿水青山的发展理念让人们意识到纸质会计档案弊端重重。它不仅极大消耗木材资源，而且容易丢失，字迹模糊，不易管理，存档后难以查找，使用率低。更为苦恼的是随着新《会计档案管理办法》的实施，会计档案的保管期限大幅延长1，从而导致保管纸质会计档案的成本越来越高，空间需求越来越大，这极大地阻碍了企业的正常发展。基于此，推行会计档案电子化已刻不容缓。

■实行电子会计档案的意义

电子会计档案，指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项,具有保存价值的文字、图表等各种形式的通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计资料。推行电子会计档案，其意义主要体现在以下几个方面。

（1）有利于环境保护和经济可持续发展。会计档案所消耗的纸张，其主要成分为木头。要生产一家中等规模企业一年所需的纸质会计资料，大约需要砍伐上千颗树。全国如此之多的企事业单位，可想将消耗多少林木资源，而大量的砍伐导致土壤沙化，严重威胁环境健康。推行电子会计档案后，单位会计档案将不再需要纸张，从而减少树木消耗，有助于经济可持续发展。

（2）提升财务工作效率，更好服务企业数字化转型。纸质会计档案的打印、匹配、装订、搬运、保管、存储、查找等都需要通过会计人员手工完成，这消耗了大量时间，降低了财务人员工作效率。采用电子会计档案以后，以上工作都由计算机系统自动完成，既节省时间，也减少差错率，让财务人员将更多精力放在数据分析和管理决策方面。并且，电子会计档案方便软件系统从中采掘有用数据，提炼有价值的数据信息，服务企业数字化转型，助推企业完善内部控制和战略管理。

（3）加速市场运转效率，促进经济社会发展。电子会计档案通过计算机等电子设备生成，其信息传递速度比纸质档案迅速，这将极大提高市场运行效率，降低信息获取成本，激发市场活力，驱动经济发展。

■电子会计档案推行过程中的问题分析

电子会计档案目前处于试点阶段，尚未完全铺开。从目前试点的实践来看，推行过程中亦面临一些亟需解决的问题。总的来讲，包括以下几点。

（1）电子会计原始凭证重复报销问题。在实际工作中，部分单位存在利用电子发票重复报销入账的问题。对此，光依靠财务人员的职业判断很难完全发现，由此搅乱会计核算正常程序，导致会计核算信息失真失实。

（2）电子会计档案安全问题。电子会计档案在日常存储、长期保管过程中，都面临安全问题。首先，由于电子会计档案的存储媒介是云盘、硬盘等。这些电子存储材料本身容易受质量、病毒、黑客攻击等，造成报废或文件丢失。其次，在长期保管过程中，人工操作时如果发生失误，容易造成电子资料被删除等，对电子会计档案的安全完整产生影响。最后，由于会计档案的保管年限长，软件硬件的要求如果不满足条件，可能导致数据丢失。

（3）双轨运行，加重财务人员负担。目前，很多单位领导的观念依然停留在只认可纸质档案。他们对电子会计档案的法律效力认识不足，总觉得电子档案不安全不完整。由此造成在使用电子档案的同时，依然需要财务人员打印相应的纸质档案，增加财务人员负担，降低财务人员推行会计档案电子化的积极性。

（4）部分单位领导对电子会计档案不重视以及会计人员的技能操作水平满足不了电子会计档案的管理要求。由于原有观念的束缚，很多单位领导未能发掘电子会计档案在查阅、数据采掘等方面带来的极大便利，认为会计档案就是为满足审计或上级检查需要，所以推动电子会计档案的动力不足。另一方面，会计电子档案属于新兴之物，会计人员此前尚未接触，所以导致部分财务人员不能完全掌握电子会计档案的传输、操作技巧及相关知识，加之有关软件系统本身尚处于调试完善期，从而导致推行过程中出现问题。

■问题解决策略

在推行会计档案电子化过程中，碰到问题是正常的，相比其带来的正面效益而言，解决这些问题的成本微不足道。针对本文提出的上述问题，可以采取以下解决措施。

（1）升级财务核算系统，开发电子会计档案管理系统，并实现两者有效衔接。财务核算系统升级后，应能够实现对电子入账凭证的自动识别、真伪鉴定以及唯一性判断，从而解决电子凭证重复入账，伪造虚假电子凭证等问题。传统的会计核算软件是以纸质原始凭证为依据，由会计人员根据原始凭证编制记账凭证从而将经济业务转化为会计数据和信息，其系统中真正的会计起点是记账凭证。升级后的财务核算系统应以原始凭证为起点，针对电子会计原始单据生成后续的财务信息，从而实现会计全过程在系统中联查追溯，确保核算真实安全。同时，开发电子会计档案管理系统，对电子会计档案进行分类归集、存储、保管、并实现档案调阅、查询、移交、销毁等各项功能。电子会计档案管理系统应与财务核算系统有效衔接，确保数据联查。同时，电子档案管理系统应实现档案封装备份功能，从而确保电子会计档案的安全。

（2）政府做好顶层设计，逐步推动全社会票据电子化。无纸化、电子化是未来发展的方向，是提高社会运行效率，节约自然资源的必然举措。目前，电子发票、电子财政票据、电子旅客票等一大批无纸化的原始单据诞生，从实际业务层面加速了会计档案电子化。新出台的《会计档案管理办法》从制度层面明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这为推动单位会计档案电子化扫平了法律障碍。然而，由于社会经济主体繁多，电子单据覆盖面不够，导致部分单位无法出具或获取电子单据，只能以纸质单据进行报销做账，这无疑会造成电子会计档案与纸质会计档案双轨运行，加重财务人员负担。解决这一问题的办法就是继续扩大电子单据的范围，建立电子政务等系统，逐步淘汰纸质单据，从而最终实现全流程电子化。

（3）加大电子会计档案宣传培训力度，改变单位负责人以及部分财务人员陈旧观念。很多单位负责人出于满足审计查账等需要角度考虑，认为电子会计档案满足不了这些要求。其实这是片面的，要纠正单位负责人的这种观念。同时针对他们担心电子票据容易篡改，反复使用等问题，用实际案例说明科技赋能后的电子单据其实比纸质单据更安全，更能够防止反复使用。部分财务人员对电子单据的认识也存在误区，以为将纸质单据扫描形成电子文档就变成了电子单据，实际上电子单据是由电子软件自动生成的，其具有唯一性，与纸质扫描件具有本质不同。单位加大财务人员培新力度，让其掌握电子会计档案相关知识与技能，将大大减少单位推行电子会计档案阻力，提升效率。

（4）重视技术投入，不断优化软硬件平台。升级的财务核算软件、面向电子会计档案的管理系统要想发挥真正效用，必须依托过硬的软硬件平台。所以单位应当重视技术投入，不断优化软硬件平台，确保数据存储介质质量可行，安全有效。同时，应加强对相关软硬件的维护、做好安全保密，确保电子会计档案安全性。

电子会计档案是新兴事物，在其落地生根的过程中，必然会碰到各种问题。本文所描述的各种问题可能并不全面，所以提出的解决策略可能并不完全适用。在实际推行过程中，需要单位实事求是，以逢山开道，遇水搭桥的精神不断解决各种问题，从而早日实现会计档案电子化，提高会计档案使用效益，促进经济社会发展。

注释

1根据最新的《会计档案管理办法》,会计档案保管期限分为永久、定期(一般分为10年和30年)两类.