“科研管家”全流程信息化管理平台设计

顾雅枫，宋 靖

（甘肃省产品质量监督检验研究院，甘肃 兰州730000）

1 概述

随着各质检机构的快速发展，科研能力和科研水平逐渐成为衡量各质检机构综合竞争力的重要指标之一[1]。科研管理工作任务的日趋递增，使得现有的人工管理或借助办公软件进行的科研管理模式在数据收集、数据传递、数据存储、数据处理、数据统计等各个方面均已无法满足要求[2]。如何对机构内部的科研项目、科研经费、科研成果和学术交流活动进行高效的创新管理，是当前质检机构科研管理工作的一个重要课题。

2 当前科研管理工作存在的问题

1）科研管理工作分散，没有形成全流程的动态管理。科研工作涉及多个部门，其中科研项目的申报、立项、验收等工作由科研项目管理部门负责，科技经费的拨付、核算、报销由财务部门负责，而科研项目的具体工作则分散在各个项目组中，各类学术交流活动的举办又在各个检验部门，各个科研活动的管理工作是割裂的，没有形成一个相互关联的整体，因此也就无法对机构内部的科研工作进行一个全流程的动态管理。

2）科研管理信息化程度低。当前很多质检机构仍依赖于传统的Excel、Word等办公软件进行科研工作的管理，一方面存在各项科研活动流程不符合要求、材料模板混乱等情况，影响工作质量。另一方面由于各个科研项目是由各项目负责人直接管理，项目的进度情况、经费使用情况、目标完成情况等数据收集困难，导致项目难以管控，影响后续的溯源、统计等工作的正常开展。

3）无法实现科研信息共享。当前各类科研档案资料主要以纸介质存储为主，保存不易，无法快速准确的查找。

而检验机构内部的大量科研数据资源又由科研管理部门保管，其他部门参与度低，使的整个科研管理处于一种半封闭的状态，导致科研信息资源共享程度不高、利用率低[3]。

3 “科研管家”信息化平台设计原则

“科研管家”信息化平台的设计初衷是将检验机构内部的各项科研管理工作全部由线下人工管理转化为线上自动化管理，将科研项目管理、科研经费管理、科技成果奖励、科研人员管理以及各类学术交流活动的关键环节均纳入平台，做到各个流程环节的自动流转，对机构内部的所有科研活动进行 “一站式”管理，确保科研活动的各个阶段在平台中可视、可查、可管，打造全新的科研管理工作模式。

为了满足质检机构内部科研工作的管理要求，科研管理平台应满足以下要求：

1）实现效率和规范的统一与平衡。将所有的科研项目由线下纳入线上时，不应仅仅是在信息平台上对现有流程进行简单的电子化复制，而是要围绕科研工作的实际需求,对现有流程进行优化、简化和规范化，提升科研管理工作效率。

2）实现多模块协同和信息共享。科研管理工作中的很多模块存在交叉，例如项目管理过程中产生的科研成果是科技成果管理、科技人员管理、知识库管理工作的重要基础数据，因此在设计过程中，要考虑各项功能模块间的关联性，做到数据一次录入，多次使用，以达到提高工作效率的目标。

3）建立完善的安全机制。在整个科研管理过程中，既要考虑实现科研成果的共享，达到促进学术交流和科研创新的目的，又要通过设置不同的用户-角色-权限满足科研工作的保密要求。

4 平台架构

“科研管家”信息化平台的系统架构如图1所示。科研人员可以通过该平台完成课题、经费及成果的申报和登记，进行各类信息和文档的查询。科研管理人员通过平台可以完成科研项目的全流程动态管理。决策层人员则可总览机构内科研工作的总体情况，为科研决策提供支撑。

图1 系统架构图

5 功能模块设计

5.1 门户管理模块

该模块主要用于展示各类有关科技工作的通知公告、流程指南、相关制度及成果。用户可以通过门户进行注册、登录，用户登录后系统会自动展示各自的待办业务及负责业务的进展情况。

5.2 科研项目管理

科研人员登录系统后，可在该模块提交立项申请、提出项目变更申请、完成中期检查及验收申请。科研管理人员则可通过该模块实时查询项目的执行情况、变更情况、文档提交情况及项目经费使用情况等，对项目进度进行实时管控，做到各类问题的早发现早干预，提高项目运行效率和质量。

在科研管理平台中，采用里程碑式的项目管理模式，在预先设定的各个里程碑完成时间即将到期时，系统会自动给项目负责人和科研管理人员发送预警通知进行提醒。在整个项目管理流程中所需的各类文档均进行模板化管理，确保文档规范。项目管理流程如图2所示。

图2 项目科研管理模块流程图

5.3 科技奖励管理

科研人员可在该模块进行奖励的申报，为科研奖励工作提供数据基础。

5.4 科研经费管理

该模块实现了财务部门和科技管理部门的线上对接，将科研项目的预算、开支等信息进行共享，对科研项目进行过程中产生的成本及费用进行全过程控制管理，增强信息公开透明度，为实现科研精细化管理提供支撑[4]。

5.5 科研人员管理

该模块功能主要如下：（1）系统汇总项目实施过程中产生的专利、标准、论文等信息，科技主管人员可对这些信息进行查看、管理。（2）科研人员进行项目之外的科研成果登记，包括论文、专利、标准、著作、研究成果、软件产品等，形成科研成果统计的基础数据。（3）系统根据收集的各类成果信息，建立科研人员档案，便于后期的科研考核奖励工作开展。

5.6 学术交流活动管理

该模块主要用于对机构主办或承办的或内部各部所组织的各类学术交流活动进行信息化管理，实行会前申报、会后总结的方式进行。各类学术交流活动产生的成果可作为共享信息用于全体科研人员查看。

5.7 知识库管理

该模块主要提供文档共享、文档检索、统计报表及专家管理功能。该模块将机构内部的所有科研资源进行整合分类，所有的科研人员均可在自己的权限范围内检索所需的科研信息，实现信息共享，增强科研人员之间的联系，相互启发，激发创新。

统计报表功能则支持自主配置，各级管理人员可根据业务需求，在各自的权限范围内，按照课题承担的人员、课题方向、时间等进行灵活的统计，并支持统计结果的图表展示、打印和导出功能，实现科研课题、项目、经费、成果、进度等的信息统计工作，提高决策分析效率。

6 结论

通过建立“科研管家”全流程信息化管理平台，对科研工作中的所有流程、数据进行动态管理，使科研工作向精细化、系统化发展，将科研管理人员从繁杂的数据收集、数据统计等事务中解脱出来，更加专注地投入到科研管理工作中，提高科研管理工作的效率和质量。