高校校史馆建设与档案管理关系的研究

汪小琴

(安徽工业大学 综合档案室，安徽 马鞍山 243002)

进入20世纪90年代，我国不少大学迎来了第一个百年生日，专门以校史展陈和收藏为目的大学校史馆随之诞生。近年来，大批普通本科高校为迎接校庆也纷纷筹建校史馆，迎来了我国大学校史馆建设的高峰。

本文拟从校史陈展角度就高校档案管理在校史馆建设中的角色和作用加以阐述，以期形成粗浅理论，对高校校史馆建设中如何科学、高效地挖掘校史资料提供些许借鉴。

一、从校史馆建设模式和流程透视档案部门的主体作用

时下的校史馆设计布展大多以时间为轴线，以图片、图表、文字表述为主体，结合雕塑、模型、实物，借助展板、展柜、灯箱、文化墙、触摸显示屏等载体，充分运用空间造型、平面设计及多媒体视听等技术，以声、光、电等现代化手段，将内容以简捷明快的方式展现出来，打造声情并茂富有学校自身特色和时代气息的校史展区[1]。

“自身特色”需要高校自我挖掘、凝练、提升校史，“时代气息”需要专业的设计施工队伍来包装打造。应时所需，一些文化公司纷纷进军高校校史馆设计、布展，高校校史馆建设基本走上如图1所示的合作外包模式。

图1 高校校史馆建设模式、流程图

显而易见，校史馆建设整个过程分工明确、紧密协作、环环相扣、步步深化。其间，高校自身需成立相关团队负责梳理校史脉络，策划、编纂布展大纲、文案，征集、遴选、提供校史素材；设计施工单位负责陈展设计、制作、施工、安装。

布展大纲反映了校史的内容框架和总体要求，是陈展主旨的集中体现及陈展设计的直接依据。内容框架实质上是布展内容的层级目录，一般至少延展到三级目录层次。其中一级目录涉及校史展区分布(如前厅、序厅、校史脉络厅、专题展厅等)，二级目录涉及校史脉络厅的分区(一般按时期分段)，三级目录涉及展板版块、栏目的分布。总体要求包括主旨元素、动线、色调、空间、视听效果等。

布展文案是布展大纲基础上的进一步深化，延伸到四级、五级乃至更多，直至具体素材以及素材的标注，简言之就是对入选、定格内容的逐一摘录、标注和描述。一份完整的陈展文案打印装订成册就是一本图文并茂的书册，是设计单位进行平面设计、制作和布展的依据和指南。显然，没有完善的大纲、文案做基础、指引和支撑，最顶尖的设计和施工单位也难以着手。

编制校史大纲的过程是搭建校史陈展内容框架的过程，同时也是解读、解构、凝练校史和梳理、明晰校史特色的过程；编制文案的过程是深化校史陈展内容的过程，同时也是梳理、遴选、组织校史资料的过程。正因如此，集中管理学校档案资料的档案部门责无旁贷地成了高校校史馆建设的牵头或主要成员单位，担纲大纲策划、文案编制，肩负资料征集、遴选、提供的重任[2]。学校档案(校史)馆在校史馆建设中主体地位、作用日渐凸显。

二、从馆藏挖掘和利用透视档案管理的支撑作用

校史馆的展材大部分来自学校档案馆(室)，但相较于数万卷的档案馆藏也只是冰山一角。因此，如何从浩繁的馆藏里科学、高效地检索、梳理、挖掘精华至关重要。

(一)档案编研资料的作用

档案编研是以馆藏档案为基础进行的编辑和研究工作，是档案馆(室)开发档案信息资源，为社会服务的一项重要业务活动。按照国家档案行业规范，高校档案编研成果一般包括校史、年鉴、组织沿革、大事记等。这些编研成果在校史馆大纲策划、深化，文案编写等过程中起着重要的史料指引、支撑、参考作用。

1.校史——校史馆建设中校史资料挖掘之首选。高校校史是全面、系统、真实记录高校建立、发展、壮大历程和办学成就的文献资料，一般涵盖了学校的历史沿革、校园变迁、领导变更、办学精神、办学历程、办学成就、知名校友等方方面面内容，是学校发展轨迹的真实、全面记录、总结和凝练。校史较之校史馆，前者侧重文字描述，后者侧重实际陈展，但二者的目的和功用都是诠释学校历史。因此，有了校史，校史馆陈展就有了框架和内核。

(1)校史书目是校史馆陈展大纲的雏形。一部完善、系统的校史，其书目就是完整的校史内容框架。只是校史馆陈展受空间布局、参观动线、呈现形式等诸多限制，布局谋篇很难象校史那样全面详尽，灵活自由。所以，陈展大纲绝不是对校史书目的简单复制、摘录，而是在研读、领会主旨、脉络的基础上精心删减、调整、凝练、升华而成。

(2)校史篇章内容是陈展内容的来源和线索。校史里一些必备篇章，如“校史沿革”、“学校精神”(如校训、校志、校歌、校赋等)、“历任领导”、“领导关怀”、“杰出校友”等等，也都是校史陈展的必选板块、栏目，为保持一致，这些大多直接入选。其它大量篇章内容虽不能直接复制，但加以筛选、浓缩、提炼，也就成了校史陈展内容，至少也可成为梳理陈展内容、深化大纲、编写文案的依据、线索。

2.组织沿革——陈展大纲、文案编制的重要参考。高校组织沿革是系统记载高校体制、组织机构和人员编制变革的参考资料。内容一般包括：学校历史概况、建制变更情况；学校成立、合并、撤销的时间、原因；学校名称的变更，办学地点的迁移；学校的性质、任务、职权范围、隶属关系，以及领导人的任免情况；学校内部组织机构的设置及其变化情况等。对于没有编纂校史的学校，组织沿革在学校办学时期划分、各个时期的概况介绍方面对校史陈展大纲的撰写还是起着重要的参考作用。

3.大事记——陈展素材的来源和线索。高校大事记是按照一定的时间顺序简要记载高校各个历史时期重大事件和重要活动的参考资料，大都采取以时系事的范式，由大事时间和大事记述组成。如果将大事记中的一条条大事信息配上相应的图片、实物，就是学校历史活动和事件的再现。所以大事记是高校校史馆建设中展材挖掘、标注的最直接可靠的来源和依据。

高校的主要功能是人才培养、科学研究、社会服务、文化传承。万变不离其宗，无论校史馆展板和栏目如何设置，主题如何提炼，标题如何概括，其内容也无非定格于这几个领域。所以，精选出学校各个历史时期的首发式、里程碑意义、代表性、创造性的大事条目，按党政管理、教学、科研、产学研结合、对外交往、社会服务等领域和专题进行分类、组合、汇编，再检索、甄选相对应的图片、实物，也就完成了很大一部分的展材检索、遴选、标注任务了。

4.年鉴——校史资料内容来源和依据。高校年鉴作为校情的信息载体，全面记载了学校当年各项建设进程和成就，是学校发展历程的真实记载。如果说一本年鉴是横向反映学校一年的亮点、重点和进程，那历年年鉴加在一起，就是学校各项进程和成就的纵向记录和汇总。所以，年鉴在深化大纲、编制文案和甄选材料中有着专题性、系统性的汇总、查证、参考作用。

(二)馆藏资料的作用

高校一些职能部门和教学、科研单位编制的学校宣传画册、重要会议材料汇编、重要文件汇编、科研成果汇编、教学成果汇编、校友录等，一般都会一式多份移交学校档案部门，一份存档，另外的则作为资料集中保存。这些专题性资料在校史大纲、文案编制中也有着较好的参考作用。特别是为学校校庆、重大活动编的宣传画册，对校史脉络、学校办学成就大多有着系统、全面的介绍，入册的图片大多是学校办学进程中党政、教学、科研各领域和社会交往重大活动中有代表性的图片，标注也经过了考证，这些大多可直接作为校史陈展的内容。

(三)馆藏档案的作用

按照现行高校档案管理办法规定，高校馆藏档案从内容上包括党群、行政、教学、科研、外事、出版、基建、设备、财会、产品十大类和新列入的学生档案，从载体上一般包括纸质、声像、实物、电子四类档案。

1.馆藏档案中学校历次综合性、专题性陈展材料的借鉴作用。高校在长期的办学进程中，校庆、迎评、升格等重大活动催生了一个个综合性的、专题性的陈展，一些知名老牌学校本身就已建有校史馆。这些陈展实体不管是在还是不复存在，在档案管理健全的高校大多已收集存档。其中时代久远的一般以书本式实体图册、平面图册收集存档，时代近些的基本以电子形式收集存档，甚至包括建设过程中收集的素材。这些都是经过前人梳理、凝练、考证、定格过的校史成果，有着重要的参考、借鉴之处。

2.馆藏档案中综合、总结性材料对大纲、文案编制的引导、支撑作用。对于既没有校史馆也没有校史、组织沿革等编研资料的高校，编写校史陈展大纲之前最繁重的任务是全面、系统梳理校史脉络，凝练办学特色和成就。这时，如何在浩繁的馆藏档案中找出各个历史时期的综合性的、总结性的材料尤为重要。以笔者经验，党群、行政类档案中有关学校历次逢十校庆中的领导讲话，学校迎评、申博、合并等具有里程碑意义的重大活动的申报、总结材料及领导讲话、汇报PPT等，大多对学校一定时期的办学历程和成就有着全面的总结和凝练。其次，校党政领导在党代会、教代会特别是换届时的党代会、教代会报告上的报告，也是对学校一定时期办学历程和成就的全面高度概括。这些对校史凝练、陈展大纲的编制起着较好的导向、支撑作用。

另外，校史陈展展板中常常会以表格、折线图、柱状图等形式展示学校某项建设的发展轨迹和成就，这就需要一些专题的纵向数据的汇总，对于没有年鉴等编研资料的高校，各类档案中综合性、专题性统计报表，特别是行政类档案中的高校基层报表就成了诸多数据摘录来源。

3.馆藏档案中重要文件、代表性素材的作用。学校诸如筹建、迁址、合并、更名、迎评、学位点申报等具有里程碑意义、首发式、开创性的活动和事件的批复、通知；学校建设进程中重大改革、重要规章性的文件；学校重大科研成果、教学成果的批文等等一般都会被扫描成图片入选展板素材范畴，也有高校就直接将其作为实物陈展。

教学档案中有代表性的学校自编或主编教材、教案、试卷、学籍成绩册、毕业设计等材料，一般会甄选一些代表性的作为展柜、展架陈展素材。

基建档案中有关学校校园建设的重要文件和各个历史时期的校园建设规划图、平面图、效果图等是制作沙盘的重要依据，同时也是重要的展材。

出版档案中的校报作为刊登学校要闻的重要载体，图文并茂地记录着学校发展进程中一个个故事和场景，对于大事记缺位或不全的高校来说，校报不失为陈展素材的最可靠、最翔实的来源和检索、查证工具；对于图片资料不全的高校来说，校报上的大量图片可以通过翻拍、扫描的方式利用。有些重要版面的校报，本身也可成为展材。

4.声像档案的作用。高校声像档案一般含录音、录像、照片，其中录音、录像档案可节选于校史陈展多媒体播放。声像档案中的主体是照片，早期的一般为纸质照片，近些年归档的大多是电子照片。校史陈展的主体是展板，而展板的主体内容还是以图片为主，文字只是起标注和指引作用。所以馆藏图片的齐全完整决定着校史陈展的效果[2]。从内容上来说，陈展较多的图片有：各个历史时期校园校貌，学校历任领导，各级领导来校视察、检查，学校对外交往重大活动，学校领导参加校内外重大活动，学校重大会议和活动，学校教学、科研、实验、后勤保障，学生重大活动等；另外，学生个人入学、毕业照片和学生集体毕业照大多入选为触摸屏或多媒体播放“校友信息”系统中的重要内容，有的高校还将一些早期的有代表性的集体毕业照以照片墙的形式展出。

5.实物档案的作用。高校馆藏实物档案一般包括各个时期的印章、校徽、校牌、奖状、奖杯、奖牌、奖旗、奖章、证书、题词、赠品、纪念品、书画、学生获奖作品等等，这些都是展柜中需要陈展的重要素材来源。

三、从校史资料征集透视校史馆建设对档案管理的促进作用

高校档案归档范围虽然涵盖学校各个领域，但还会有大量有保存、展示价值的材料，散存于学校各部门、广大教职员工和校友中。特别是实物和图片，受历史条件的限制，高校早期的照片档案普遍不全，实物档案甚至缺失[4]。但凡高校启动校史馆建设，一般都会启动校史资料征集工作。一方面向社会公开发出征集校史资料的通告，开展普遍征集；另一方面重点向学校老领导、老教授、重要职能部门的老员工、早期毕业生、知名校友等开展定向征集。一般都会征集到一些反映学校历史的各类珍贵图片、实物、资料、优秀事迹等，特别是年代久远的照片、徽章、证件、票据、纪念品等等。这些既解决了陈展之需，同时也是对档案馆藏缺失的一次很好的补充。

综上所述，齐全、完整、丰富的馆藏是高校校史馆建设的基础，系统、科学的档案管理和服务是校史馆建设的保障。档案部门的积极参与和主动作为是校史馆建设的有力支撑；与此同时，校史馆建设也是对学校档案管理的一次全面检验、补充和促进[5]。