社会保险档案管理模式创新难题及对策

张发辉

摘 要：社会经济的稳定增长，对社会保险档案管理工作提出更严格的要求。随着我国科技的不断发展，对社会保险档案管理与利用也有了更加具体化的要求，所以要推进社会保险档案管理工作，更好地为社会保险事业发展服务。本文将通过阐述社会保险档案管理工作的意义，分析其管理模式创新过程中存在的主要问题，并针对问题提出解决手段。

关键词：社会保险;档案管理;模式创新;工作改革

一、引言

社会保险档案管理工作是社会保险事业的重要组成部分，在现代化和谐社会发展及保险行业建设进步的形势下，档案管理模式创新过程中逐渐出现一些矛盾、困难和问题，直接影响着工作的有效推进，不能发挥社会保险档案及其管理部门的服务作用，不利于保障广大人民群众的基本权益。

二、社会保险档案管理工作的意义

一方面，社会保险档案管理是维护社会参保人员合法权益的重要手段，关系着参保人的切身利益，是影响国计民生的大事。作为一项专业性较强的工作，社会保险档案管理的工作环节较多，相关业务比较繁杂。社会保险档案记录了参保人的重要个人信息、缴费记录、保险关系专业以及待遇享受等环节的许多重要参考资料，资料数据量巨大，给社会保险档案管理工作也带来了很大考验。

另一方面，社会保险档案管理工作质量，直接影响着社会的和谐稳定。若处理不当造成参保人档案数据信息丢失，将会损害参保人的切身利益。随着人民群众保险意识的不断加强，参保人数量越来越多，做好社会保险档案管理工作，为参保企业和参保个人提供更加优质的服务，对确保社会保险档案管理工作职能的有效发挥和促进社会的和谐稳定发展都有着重要意义。

三、社会保险档案管理模式创新的主要问题

（一）缺乏档案管理意识

部分工作人员忽视了社会保险档案管理的重要性。在日常工作中，为减少工作任务，常将档案资料随意摆放在办公室内，导致部分文件丢失或损毁。我国社会保险工作覆盖范围正在逐步扩大，涉及的档案信息也越来越多，社会保险档案管理工作却迟迟得不到重视。管理工作一直处于无序状态，档案信息大多没能做到准确分类，导致调档的效率低下。

（二）工作业务水平不高

当下，社会保险档案管理工作人员主要存在专业能力不强、现代化技术应用能力水平较低等问题，业务不精通，严重影响社会保险档案管理模式创新效率。此外，缺少档案管理人员学习交流机会，许多优秀管理技术无法得到推广，导致部分档案管理人员的管理水平仍停留在理论知识上，不具备计算机运用操作技术，无法满足现代化的时代发展需求。

（三）管理制度手段落后

我国社会保险管理起步较晚，相关建设还不够完善，正处在不断探索和深化发展过程中，依旧沿用传统管理制度。目前，政府部门虽然已经基本普及计算机档案管理，但大多数只是基于目录级的管理，即对社保档案按一定规律编制目录，只把目录存储在计算机中，查询时通过目录进行信息检索。一旦计算机运行出现问题，就无法正确调取社保档案，严重影响群众办事效率[1]。

（四）档案信息利用率低

档案管理工作往往停留在“收集”阶段，只能应付数据查询等基本要求，不能有效对档案信息进行综合开发，资源利用率低，没有起到推动社会保险改革所应起的重要作用。在实际工作中，档案管理人员经常无法收齐相关资料，也无法明确档案范围，严重影响了工作效率，进而使得档案信息无法得到有效利用。

四、社会保险档案管理模式创新的解决办法

（一）树立正确工作意识

在进行社会保险档案管理工作时，要立足当下，放眼未来，加强对保险档案管理工作的宣传力度。提高工作人员对社会保险档案管理模式的理性认知，使其理解社会保险档案管理对社会现代化发展的实际意义。及时发现日常工作过程中存在的问题，采取相应措施解决。在宣传过程中，要不断丰富、更新宣传内容，营造良好宣传氛围，注重社会保险档案管理模式的科学创新。明确社会保险档案管理工作的操作程序、制度规定，坚持正确的现代化社会保险档案管理理念，保证相关工作的有效性。

有关部门要注重对工作人员的培训工作，通过定期培训，让工作人员意识到如何科学有效地做好社会保险档案管理工作，并使工作人员意识到认真工作的重要性。在此基础上，可适当采取奖励制度，对档案管理工作方面成绩优异的工作人员进行奖励，以调动工作人员的工作积极性，促进档案管理工作的长足发展。

（二）加强员工水平培养

依托于数字化与网络化的基础配套设施，提高工作人员的专业能力及文化素养，从而保障社会保险档案管理的工作效率。随着现代科技的高速发展，信息管理的知识含量越来越高，涉及的信息面越来越广，这对社会保险档案管理工作人员的专业技术水平是一个不小考验。工作人员要积极学习计算机方面的知识，将信息化手段应用于社会保险档案管理方面，提高档案管理工作效率[2]。

要加大对工作人员的技能培养及扶持力度，构建完整培训体系，定期进行社会保险档案管理人员的专业素质培训，加强档案管理人员队伍建设，提高业务水平。同时，要注重“以人为本”的工作理念，强化社会保险档案管理人员对手工任务和电子信息的协调作用，做好档案的纸质与信息化管理的双重任务，对每份社会保险档案进行资料备份，最大限度发挥社会保险管理的数字化与网络化应用意义。

（三）实现数字管理模式

每一项工作必须在对应的制度约束条件下才能夠有效实施和执行，一个健全的社会档案管理体制，是保证档案管理工作有条不紊进行的关键。在社会保险档案管理模式创新工作中，应合理利用数字化、自动化技术手段，完善档案管理模式。依托各种管理软件，对档案信息进行自动化管理，实现档案的快速编目及科学分类归档，自动编出各种目录和索引。

对于全新形势下的社会保险档案管理创新工作而言，实现管理模式的创新，重点应侧重于集中化管理，即将社会保险档案集中到一个职能单位中完成，构建出“五险合一”的现代化档案管理机构，科学规划社会群众的养老、失业、医疗、工伤以及生育等问题。工作人员在管理模式创新过程中，要注意采取社会保险档案集中管理的方式，让群众“只跑一次”，提高办事效率。

（四）开发档案信息资源

社会保险档案管理工作的核心是收集、分析和整理相关资料，并通过对相关数据的分析进行实际应用。为此，要制定更为详细的档案管理条例，明确档案的分类以及使用方向，积极完成各项数据的整理与开发。档案管理的工作目的是实现数据共享，并对其进行高效化使用。应建立社会保险电子档案交流平台，各部门要依托交流平台，实现档案信息传递交流工作，做到社会保险档案规模化使用。可通过社会保险档案信息数据库，获取社会动态化的数据信息资源，帮助各级部门了解群众的真实生活狀况，并通过民意调查完善社会保险政策。例如可根据历年的社会保险基金收支情况，推算未来的收支结余，并借此进行存定期、购买国债等保值增值行为[3]。

社会保险档案管理部门应根据当地实际情况，建立较为科学的社会保险档案管理条例，明确相关工作程序。实现收集、整理、分类、储存等不同载体档案资料的统一管理，集中保管，减少因各部门交叉使用造成的浪费，降低档案储存安全隐患。此外，要加强对电子数据档案的安全监管，完善相关体制，避免数据泄露。应由专业人员负责设立电子档案防火墙，并对相关管理人员进行安全技能培训。落实责任制度，一旦档案数据保管工作出现问题，要在第一时间联系相关负责人，进行相应补救措施，杜绝由于工作人员反应过慢而造成的数据泄露等情况发生。

五、结语

社会保险档案管理工作关系着每个人的生活，这项工作具有重要意义。当前，社会保险档案管理工作难免存在一些问题，如档案管理方法落后、档案分类不明确等。要解决这些问题，就需要自上而下，精准施策，积极引入信息化和大数据技术的先进思维，提高社会保险档案管理工作的质量。在此基础上，不断创新我国社会保险档案管理模式，以适应新时代的需要，进一步推动社会保障事业的发展。

参考文献：

[1]汪艳梅.地质档案精细化管理服务信息化建设与实践——以内蒙古地质档案馆为例[J].西部资源，2020（2）：186-188.

[2]章朝云.养老保险档案电子信息化建设的具体方式与实践意义研究[J].中国管理信息化，2019（14）：178-179.

[3]许雪锋，夏海超.与时俱进 探索创新 推动社会保险和公积金档案工作实现新跨越[J].档案与建设，2019（4）：65-66.