浅析企业期间费用管控存在的问题及对策

2020-09-28孙彩云

经济视野 2020年11期

关键词：核算管控费用

文| 孙彩云

期间费用的核算理论

期间费用是指企业当期发生的，不能直接归属于某个特定产品成本的费用，在发生的当期直接计入当期损益，并在利润表中分项目列示的管理费用、财务费用、销售费用。

期间费用具有科目多、人员杂、单笔金额小、发生频率高等特点，与产品生产不直接相关，只与费用发生时间相关。

管理费用科目，核算企业为管理人员组织生产经营活动而发生的费用。包括社会保障性缴款、资料处理及会计事务方面的一些费用等；

销售费用科目，核算企业为销售货物、提供劳务而发生的各种费用，包括广告费、运输费、包装费、代理费等；

财务费用科目，核算企业筹集经营性资金而发生的费用，包括利息费用、金融机构手续费、汇兑损益等。

期间费用管控在企业运营中的重要性

期间费用越来越复杂、越来越广泛，是企业一项较大的支出，直接关系到企业当期利润和现金流出，对企业现金流量、财务状况和经营成果都有较大影响。

1.做好期间费用管控，有助于提高企业经营效益。期间费用是企业利润的重要组成部分，且具有与产品销售关联度低的特点。通过期间费用的控制，可以提高成本费用利润率，获取更大的经济效益。

2.做好期间费用管控，有助于提升企业市场竞争力。产品价格取决于生产成本、制造费用、以及分摊的期间费用，对期间费用严格控制，使其低于同行业平均水平，可以极大提高企业产品的市场竞争力。

3.做好期间费用管控，有助于促进企业内部降本增效。有效的费用控制体系，能够起到明确责任、评价业绩、落实奖惩的作用，从而推动各部门各环节内控体系不断完善，实现全员降本增效。

4.做好期间费用管控，有助于提高企业的资金利用率。现金流是企业发展的基本保障，对企业的健康运营有着重要意义。期间费用特别是财务费用的管控，可以降低资金成本支出，加速资金流转，提高企业整体财务管理水平。

当前期间费用管控存在的问题

认识方面的问题

1.领导层重视不够。领导大多关注的是工程、设备、材料等大额支出，对期间费用这种单笔金额较小的支出重视不够，管理比较宽松。

2.政治意识不强。违反中央八项规定精神，违规使用公务车辆、公款吃喝、超标准接待、超标准乘坐交通工具等。有检查发现A煤矿矿长王某2017年8月至2019年1月，在已经领取公车补贴的情况下，违规使用公务车辆接送本人上下班。C公司2017年10月购入飞天茅台白酒8箱、中华牌香烟15条。D公司经理刘某2013年到2014年共报销7次头等舱飞机票12362元、6次五星级酒店费用8480元。

3.重结果轻过程。大额物资采购应使用对公账户结算，要求合同、发票、资金三流互相一致。但有些采购项目，经办人先通过个人借款完成采购，然后拿发票冲销个人借款；或者是自己先行垫付，回来直接报销，报销款打到个人账户。

制度方面的问题

1.制度流程不能与时俱进。事前预算、过程控制、事后分析的流程制度虽然已建立，但之后一直未做过调整；在执行过程中发现的一些漏洞、不合理之处没有及时修改，领导层的变动、市场情况的变化也没有及时跟进。

2.制度执行不到位。一是利用制度漏洞虚报费用。公务出差如果由接待方管吃、管住，本不应回本公司报销伙食补助和住宿费。但当事人找附近酒店虚开住宿费发票回来报销，谎称对方不管吃、住，从而套取差旅费；或者出差地附近就有自己的住房，依然找酒店套开住宿费发票回来报销。部分员工利用手撕长条定额车票没有实名信息和乘车时间的漏洞，虚构出差事项，冒领出差补助。二是涂改、变造金额报销费用。报销人报销费用，经常是所有人审批完才拿到财务出纳，而有些人在填制小写金额时故意留白，不写大写金额，或者写个好改动的金额，待审批完结后，修改金额虚报费用。

单据方面的问题

1.原始单据填制不规范。例如，招待费没有填制招待审批单直接报销招待费发票，或者虽然有招待费审批单、但是审批单不符合实际，只是根据发票金额编造接待对象、接待理由、陪同人员、接待人数。大额招待费化整为零，开具多张发票、分次报销，但单证间逻辑关系明显不合理。

2.时间次序不合理。差旅费未在出差前提前填写申请单找领导审批，而是签批报销单据时一并补办，造成申请审批时间滞后于实际出差时间。由于车次行程原因，提前出发、延后返程也属合理，但部分员工出差期间绕路前往与工作无关的地点，或借机报销绕路回家探亲费用与出差补贴，造成出差的时间、地点都与规定行程严重不相符。

3.支出费用与实际不符。具体反映为，采购量远远大于需求量，人均使用异于常规水平，设备维修舍近求远、小题大作。采购回来的货物，没有验收手续和出入库的详细记录，也不设回收；办公用设备、公务车只要需要维修，就找厂家上门修理或者去省城4S店。若非铺张浪费，即是列支不实。

记账方面的问题

会计制度规定，企业应按权责发生制核算记账，及时、准确反映企业财务状况和经营成果。期间费用应当在发生当期核算记账、确认支出，不得提前或者推后。

部分经办人为了省事或是其他一些投机取巧的原因，经常将发生的费用一年或半年报销一次；也有为了调节损益，提前暂估一部分费用。这样，既不能如实反映企业经营状况，又为某些不廉洁行为提供了可乘之机。

核算方面的问题

1.费用之间互相混淆。像固定资产运输费、安装、调试等费用没有一并计入资产成本，而是单独作为管理费用核算；捐赠款项未履行规定程序且列支管理费用；办公楼建设期间的借款费用，未按规定计入在建工程科目，而是直接列支财务费用。

2.基建费用与经营费用混淆。基建期刚结束进入经营期，但是部分基建期的费用还在陆续结算，经营期的费用也在发生，两者容易交叉混淆。

环节控制的问题

1.财务部门监督职能弱化。销售人员工作辛苦，为完成销售业绩经常牺牲休息时间和节假日，还需应对客户的各种刁难和苛责，因此财务部门在处理销售人员的费用报销上，出于人情方面的体谅，对一些非主观的不规范票据审核偏松，久而久之，制度就成了摆设。

2.部门协作不畅通。财务部门未能及时将最新财税政策传达至业务部门，勉强接收不合规票据，为日后费用审计埋下隐患；业务部门未能将支出计划及时预报财务部门，导致某项费用扣除超过税法限额，增加了税收成本。

资金运用方面的问题

1.资金闲置过多。财务部门掌握的预算指标计划、执行进度等数据不能及时传达至业务部门，造成某项费用年度内进度不均或超支、节约严重，削弱了预算的指导约束性；业务部门掌握的营销费用计划不能及时传达至财务部门，导致支出项目缺乏科学调研和分析筛选，造成项目资金沉淀、长期不达效。

2.对客户信用评价不足。销售商品时没有对供应商进行合理信用评价，供应商违约条款的设定不合理，违约成本低，企业利益保障不力造成应收账款和预付账款金额比较大，坏账准备逐年增加。

3.可行性分析欠缺。对新项目的测算分析工作不充分，没有经过可行性论证，实际费用跟预算费用相差悬殊，投资达不到预计效果，导致进退两难。

4.资金管理混乱。法院冻结账户处理不及时，发生冻结后又发生资金流入，影响资金流动；票据到期未及时办理解付手续，票据贴现利率较高；接收高风险的商业承兑汇票或接收有瑕疵、规定范围外的银行、商业承兑汇票；未经批准开展借款、授信、拆借、理财、信托、担保、抵押、捐赠等业务，形成资产损失或风险。

内部监督的问题

1.内部审计部门独立性低、职责落实不到位。内审部门和其他部门属于同一个级别，薪酬待遇又受制于本公司的分配，给审计人员的查证和发表审计意见、编写审计报告带来一定的困扰。

2.职责落实不到位，尚未形成常态化的监督检查机制。经常是有领导离任或者其它特殊事项才去实施内部审计，专业人员不足，还需临时从其他部门借调人员协查，影响内审的时效性与针对性。

提高期间费用管控的对策

加强学习提升素质

期间费用只是在财务归纳、列账，但是费用的管控需要每一位员工的共同努力。票据不当或科目错用，轻则需要重新返工修改，重则会被定性为违反中央禁令，纠正错误不仅费时费力，而且无形之中再次增加了费用。学习是最大的节约，引起领导层重视、提高公司全员素质、防范虚报冒领、压缩不必要开支，才能从源头遏制期间费用滥支。

1.知敬畏，守规矩。通过学习财经纪律和规章制度，提高从业人员的职业道德水平，严格执行中央八项规定精神和各项规章制度，增强“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”，杜绝虚报冒领、贪污挪用等不廉行为，确保中央决策部署和各项规章制度在企业得到不折不扣的贯彻落实。

2.勤学习，强能力。公司应主动提供各种学习、了解知识的渠道，通过走出去、请进来的方式，请财务、税务、审计各方面的专家来公司授课答疑；或者采用外包咨询的方式，复杂业务随时电话咨询；不定期到大型企业、内部兄弟单位学习交流、取长补短，互相借鉴有益经验，对照发现并纠正工作中的问题，便于整体业绩的提高。

（1）部门内部营造良好的学习氛围。在紧张的工作之余，有问题一起讨论，新东西一起分享。出台的新制度、新政策，第一时间发到部门群里学习，充分征求每一名领导、员工的意见、建议，部门内部学懂弄通后，及时转发给相关部门，便于业务工作之间的相互协作。

（2）定期组织交流培训。针对普遍性的重要事项，财务部门做好总结归纳，做成培训课件，定期开展知识更新培训，以便统一尺度、提高工作效率。

3.爱岗位，讲奉献。爱岗敬业是干好本职工作的基础和条件，是其应具备的基本道德素养，树立良好的职业责任感和荣誉感，忠实履行自己的岗位职责，刻苦钻研业务，不断提高素质。

健全费用控制制度体系

要制定一套完善的内部控制制度，并在执行过程中不断健全完善，根据市场情况、公司实际及时更新。实行决策权与执行权相互分离；重大事项、预算外资金支付实行集体决策或者联签；正常的资金支付可以根据金额或者事由实行自上而下的授权审批；发挥群众监督的积极作用，设置举报电话或举报信箱。杜绝例外事项的发生。

实行定期轮岗、环节控制、回避制度，激发员工的工作热情、提高员工的业务素质、增强团队的凝聚力。如此等等，通过健全完善制度，不断发现问题，不断改进问题，漏洞会越来越少；通过内部牵制、回避制度可以大大减少舞弊、贪污、腐败问题。

发挥会计的核算监督职能

1.规范会计核算。要按照会计核算办法和财务管理的有关要求，进一步规范财务核算，推进财务核算管理的信息化进程，在列支科目上慎之又慎。对资本性支出和损益类支出严格划分核算；对专属于基建期内的费用，由业务部门专门盖章标记。

2.落实监督责任。将会计监督贯穿年度始终，对节约奖励，对超支扣罚，将预算控制制度落到实处。

同时要本着实事求是的原则，当企业内外部环境或生产经营策略发生重大变化、原有预算已不再适用时，要及时对预算指标进行合理调整。

3.发挥反映决策功能。例如，根据市场供需情况，测算广告宣传费与营业利润的合理比例，提出增减相关推广费用的建议。广告宣传很重要，企业的产品更是靠合理的设计、可靠的质量赢得公众的认可，所以应准确定位公司产品，分人群、分区域投入广告宣传费。销售费用实行收支两条线，销售政策透明化，销售人员薪酬与绩效直接挂钩。

加强内控体系建设

1.保证内部审计的独立性。企业应当加强内部审计工作，保证内部机构设置、人员配备和工作的独立性。

2.提高内控工作的前瞻性。将内部审计从事后的监督、检查模式变为事前、事中、事后的持续跟进模式。保证每一笔资金的支出都是在审计的掌控下运行。

3.加强内控工作的信息化水平。随着信息化在企业的普及，运用计算机系统联网进行费用控制已成为趋势。有些高层领导可以自己消费、自己直接签字报销，在缺乏有效监督的情况下，自律的作用极为有限。

公司也并没有明确的约束机制，下边执行的人员不好意思拒绝，这时，利用信息化系统实施自动化管理就显得尤为重要。

提高资金使用效率

1.加快资金周转。采用适时制的存货管理模式，即存货何时领用何时采购，从而降低存货占用的资金金额；加快应收账款的周转，缩短收账期；延长应付账款的周转期，延迟付款。

2.采用分级策略。对供应商进行合理的信用评价，不同信用等级采取不同的销售策略，并制定合理的供应商违约条款，减少供应和流转链条上的资金冗余。

3.投资前进行可行性论证。上新项目之前要进行充分的可研、权威专家论证。防止达产不达效，盲目扩张，造成浪费。

4.科学测算筹资成本。从公司全局角度测算各种筹资方式下的成本、利润，最终选择合适自己公司的筹资方式。

5.提高自身盈利能力。加强资金管理，提高资金周转效率；控制企业成本费用，提高企业盈利水平；控制资本性支出，盘活存量资产，提高资产周转率。