中学档案管理的有效措施探究

于鹏

摘要：中学档案管理是学校管理工作的重要组成部分，通过档案管理对教学、教研等活动中产生的资料进行收集、整理、归档，形成记录中学发展历程的关键性信息资源。因此，学校档案人员应采取完善档案管理制度、建立档案信息数据库、加强档案安全保障建设的措施，提高档案管理的有效性，为学校的运作和发展服务。

关键词：中学;档案管理;数据库;档案安全

中学档案管理指的是利用文字、图表、影音等方式把校园里发生的各类事件科学存储或收藏，方便查阅，保存的资料和信息能为学校的教育教学改革和发展提供原始数据，其重要性不言而喻。但是中学档案管理并非一成不变，随着时代的发展和进步，其制度不完善、信息化建设滞后、安全保障不到位等问题逐渐暴露出来，只有结合实际情况解决问题，切实做好档案管理工作，才能更有效地发挥档案的作用和价值。

一、完善工作制度，规范档案管理

针对中学档案资料，需要采取科学合理的原则与方法进行对应的管理，使其更好地服务于学校的发展。在学校工作中，档案管理作为其重要部分，如果缺少规章制度的支持，就很难有序开展下去。学校档案工作量大、广泛、门类较多，其主要包含了文书档案、人事档案、基建档案、会计档案、教学教研档案等多种资料[1]。想要做好对应的收集、整理、归档以及利用工作，就要完善规章制度，确保各部门的相关人员自觉履行责任与义务，明确不同时期档案工作的重心，进而明确收集与归档的范围，为档案工作的开展奠定良好的基础。

在学校内部，可以利用《档案工作人员职责》《档案借阅、查阅制度》《文书档案、教学档案归档工作制度》等制度的制定和完善，让档案管理变得更加规范化。在具体的实践环节应该注意：第一，实现档案案卷形成全过程的规范化管理，从收集到整理、编目等都要按照统一的标准进行，实现对学校档案合理的组卷、清楚的编目;第二，实施有序化的管理，针对档案应分门别类，让其实现系统化、体系化。做好档案相应的“接收”与“移交”工作，对综合档案室的各类档案也应建立明细账，要求交接清楚;第三，编制系统的、实用的检索工具，将检索体系进一步完善，并且落实规章制度和规范，确保档案管理工作走上规范化、制度化的轨道。

二、建立数据库，提高档案利用率

为档案信息利用人员提供档案信息是加强中学档案管理与建设的终极目标。因此，档案人员要格外重视数字化档案信息数据库的建立和完善。第一，明确数字化档案数据的基本来源，确保档案数据的完整性。第二，建立基本的目录数据库，基于中学档案的实际分类，按照对应的内容和应用对象将档案信息细分为几大专题，如：教师教学、学生学籍、学校发展、科研成果等，让利用者可以通过检索功能快速地筛选和查阅，提升档案信息的实际利用率。如在中学大型例会的举办中，档案人员可以通过视频的形式记录会议内容，然后利用数据化设备输出视频格式，将其保存到U盘之中，完成对应的档案管理工作。还要根据档案内容进行不同的分类，方便后续的调查与使用。在学校举办大型晚会、运动会的时候就可以将其进行归类，基于不同类别的档案建立对应的档案数据库，确保档案的保密性和完整性[2]。

三、加强安全建设，保障档案安全

为了保障中学实体档案的安全性，应实现对安全保管技术的合理使用。在保管环境层面上，应搭配智能化的环境监控技术，实现对中学档案库房的全面监控。如通过现代化的装帧技术使用，针对特定档案进行真空化的保管，有效规避实体档案机械磨损与氧化的出现;强调使用档案除菌技术，选择对应的驱虫药剂，尽可能避免虫害对档案的影响。对不同载体的档案也要做好分类保管与处理，避免保管环境之中的声像档案、磁性载体档案受到侵害，进而保护档案的安全性、完整性、可用性。考虑到磁带档案、纸质档案、胶片档案对温湿度、光、氧化剂等都存在特殊的要求，应在中学内部配备专业的档案承载设备，在库房之中要添加温湿度表、窗帘、空调等设备，保障档案的安全性。针对数字化档案而言，需要合理利用服务器，满足学校的实际运作要求，为使用者、档案人员提供对应的网络设备，同时通过扫描仪、复印机、打印机等输入输出设备的使用，再有效控制机房的温湿度、灰尘、电磁干扰等，满足档案机房安全运行的要求。当然，学校还应考虑视频监控设备的使用，准确、及时地记录档案运作情况。如合理配置灭火器、排气扇，确保在出现灾害时能有效应对。

另外，为了确保中学档案信息的保密性和安全性，应通过现代化数据安全技术的合理使用，满足档案数据安全管理需求。第一，合理利用数据的防扩散加密技术，强制加密核心数据，将档案的使用范围局限在学校授权的网络与计算机上，档案在授权范围内可以自动解密，不仅实现对服务器压力的缓解，也可以实现对档案信息的便捷合理使用。对密级相对偏低的文档可以不进行加密处理，方便与外界业务的相互交流和沟通。第二，落实中学数字档案的备份技术应用，满足中学档案的自动备份和异地备份处理，确保备份的成本控制在学校可以承受的范围内，针对条件不允许的学校则选择手动备份处理，避免出现服务器损坏、被盗的问题。

总而言之，中学档案人员在实际工作中要充分认识到档案管理的重要意义，围绕本校中心工作，积极转变工作理念，嚴格落实档案管理制度，同时利用信息技术加快档案数据库建设步伐，保障实体档案、非实体档案的安全性，不断提升档案管理的规范性、安全性，确保为学校的全面建设和发展提供优质的档案信息服务。

参考文献：

[1]赵开灿.优化中学档案管理的建议[J].办公室业务，2020（08）：80+100.

[2]董宁.试论中学档案的信息化建设与管理[J].课程教育研究，2019（28）：242-243.