浅谈高校档案管理中的问题与对策

王丽娟

摘要：随着我国经济与科技的发展，我国已经进入了知识经济时代，而我国高校在档案管理工作中长期处于落户的地位，导致高校档案管理工作中存在较多的管理问题。为了解决这些问题，高校应该不断革新档案管理例數与方法，不断引进具有专业知识能力的管理人才，更新档案管理的手段。受到我国长期落后的档案管理形式影响，高校不仅要从专业技术层面提升管理人员的管理意识，同时还应该不断完善档案管理的机制，改变其内部职能管控，优化档案管理人才培养策略，提出解决当前档案管理工作问题的对策。

关键词：高校;档案管理;问题;对策

高校档案是高校教学质量评估和教学工作水平评价的重要依据之一，它是从事学校管理、教科研工作、教学活动和教育督导评估必不可少的资料，但也存在一些问题，档案管理还不够规范，各项制度还不够健全，档案管理的队伍建设和管理人员业务素质还有待提高。随着信息技术的迅猛发展，成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。

一、高校档案管理工作的意义

高校的档案管理内容主要为学生的档案资料以及各种学术资料，不仅是保障高校教学正常进行的前提，同时也是衡量高校管理水平的指标。随着我国教育事业的不断发展，高校档案管理的信息数据不断增加，加大了高校档案管理工作的难度。现阶段，我国高校档案管理工作的质量不高，同时还存在技术落后以及功能不全等问题，高校应该正视其档案管理工作中存在的问题，不断进行改善，才能够提升其档案管理工作的质量与效率。档案本身具有信息保存以及记录的功能，能够为实践活动留下历史记录，其记录的形式较为多样，包括文字、图片以及视频等。作为一种原始的文献形式，档案不仅具有记录以及保存的功能，同时还能够为高校之后的发展提供数据支持与指导作用，促进高校的持续发展。

二、高校档案管理工作中的问题分析

（一）管理方式落后

就目前的情况来看，很多高校在进行档案管理工作时基本上还在使用传统的管理模式与方法，依赖于人工的记录与管理，缺乏信息技术的使用。这样就会导致高校档案管理工作的效率落后，在查询以及信息更新方面都存在滞后的现象，无法为大家提供有效的信息查询以及管理服务。管理方式的落后已经无法适应时代的发展，这样还会导致档案管理与其他部分工作出现脱节的情况，影响高校整体管理工作的开展。

（二）管理水平不高

很多高校并没有意识到档案管理工作对于学校管理以及发展的重要性，因此在进行人员管理与安排时存在不够严谨的情况，导致档案管理部门人员的专业素质不高，管理水平较低，进而影响档案管理工作的开展，出现档案杂乱、位置错乱的现象。除此之外，管理人员在进行档案管理工作时对于之前的档案处理不够科学，对于应该完善或者清理的档案分类认知不足，这样就会导致档案出现泄漏以及丢失的情况，造成高校的损失。档案管理不是任何人都能够胜任的，高校应该招聘具有较高专业水平的工作人员参与管理，同时不断增强管理人员的先进知识培训，不能直接任用没有档案管理工作经验的退休人员参与工作，这样会严重影响学校档案管理工作的质量。

三、提升高校档案管理的策略分析

（一）增加技术支持

随着我国信息技术的不断发展，高校在档案管理工作中也逐渐意识都信息技术的重要性，对此，高校更是急缺信息技术专业人才，只有提供更多的技术支持，才能够完善信息档案管理系统，提升高校档案管理的水平。除此之外，高校档案管理部门还应该充分考虑时代的发展需求，制定出新的管理制度，加强档案信息系统的安全防护功能，构建病毒系统以及监测系统，保障档案管理工作的安全性。

最后，高校还应该通过网络技术建立屏蔽通道，避免受到外部因素的干扰，进一步确保信息的安全。像这样使用多种技术方法提升高校档案管理工作的水平与效率，才能够不断完善其管理方法，保障高校档案管理工作的正常进行。

（二）加强人员建设

高校档案对于高校今后的发展具有支撑性的作用，因此，要想促进高校的现代化发展，高校就必须加强档案管理人员建设工作，提升管理人员的专业水平，建立一支高效的档案管理队伍。高校可以开展档案管理人才的再培训与教育工作，不断提升管理人员的专业能力，提升其自我修养，才能够不断提升管理的职业道德素养与职业技能。只有不断提高高校档案管理人员的专业能力以及管理技巧，才能够完善档案管理工作的内容，不断促进工作质量的提高，进而为人们提供更好的档案管理以及查询服务。

（三）创新工作理念

在开展高校档案管理工作时，学校还应该不断创新工作理念，发掘有效信息，完善档案管理机制。对此，高校应该加强档案巡查管理工作，对于负责的工作人员开展专门的技能培训，并将档案管理的成果纳入高校的建设目标体系内，提升对档案管理工作的重视程度。除此之外，高校的管理层以及基层档案管理人员应该对档案管理工作有更加深入的认知，并且能够实现档案的集中管理，增加对档案管理信息系统的建设资金投入，不断推进高校档案管理信息化建设，促进高校的现代化发展。管理人员还应该完善档案管理工作的奖惩制度，优化信息技术的利用，激励员工的工作积极性，不断提高工作管理的效率，处于工作马虎以及态度不认真的员工更加应该给予惩罚，才能够端正其工作态度，提高管理的效率。

结束语：

综上所述，对于高校发展来说，档案管理是其基础的管理工作，能够为高校的起来发展提供保障以及信息数据服务，因此，高校应该正视其档案管理工作中存在的问题，通过增加技术支持、加强人员管理以及创新工作理念等方法提升档案管理的力度，完善管理工作体系，促进高校的发展。

参考文献：

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[2]陶积德.浅谈高校学籍档案管理的影响因素与对策[J].软科学论坛，2014.

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