医院采购管理系统的构建与实现

李姝颖 焦翔宇 王智灵 吴旋 邱铭

(中国人民解放军陆军特色医学中心，重庆 400042)

《中华人民共和国政府采购法》立法以来，国家就采购方面出台了一系列法规和制度，并不断完善[1]。财政部2020年2月26日公开“财政部2020年立法工作安排”，将政府采购法（修订）和政府采购法实施条例（修订）列入其中。依据国家的法规和制度，结合医院的实际情况，建章立制，并采用信息化手段规范制度的落实，使采购管理信息化、数据化已成为必然趋势。近年来，医疗设备发展态势迅猛，新技术层出不穷，医院对购置医疗设备的需求量大，特别是在此次新型冠状病毒肺炎爆发后，对急抢救类设备、生命支持类设备、消毒类设备需求极大，出现了供不应求的情况，相关部门在管理过程中更需要科学、合理的统筹资源分配。因此，根据医院采购管理的实际情况，研究设计一套采购管理系统，由采购立项、项目进展情况、评审、合同签订、项目归档、供应商管理等构成的多维度数据，可为医院采购管理提供支持[2]，优化传统管理模式，实现信息化管理，从而提高采购工作效率，降低采购风险，进一步提高医院的经济效益。

1 采购管理系统需求分析

随着医院转型发展进一步深入，物资采购室也进入了快速、专业发展的新阶段，作为医院职能部门，负责全院医疗设备、通用物资、工程及服务的采购工作。当前，医院采购管理工作存在一些问题，本文以医疗设备采购为例进行分析。

1.1 采购工作涉及部门多且流程复杂

在采购管理工作中，需要与计划管理部门、使用部门、联合监管部门等进行沟通，而各部门对于采购工作的要求各有不同。计划管理部门随时掌握项目推进程度，需求部门关心设备配置情况，医学工程科关注售后维保情况，联合监管部门关心采购过程是否合法合规，供应商关注何时收到货款等，上述每一步都是采购过程中必不可少的环节[3-4]。因此，采购工作具有跨部门多、专业涉及广泛、流程复杂等特点，对于采购及时性要求较高的项目造成了一定困难。各环节一旦出现断档，则采购工作推进就会受到影响，使得采购效率降低。

1.2 信息化建设较为滞后

传统管理模式是以纸质版手工登记或 Excel记录为基础，方式方法较为落后，并需要存储大量纸质材料，如采购计划、各类审批文件、采购公告、采购文件、评审资料、合同等[5]，所占空间大，存放环境要求严格，整理工作繁杂，效率低，也不利于数据的统计分析。评审前，采购人员将花大量的时间制作、复印评审表格。评审中，因为表格、报告繁多，易造成评审专家的漏签和错签。评审后，采购人员还需要对评审资料进行核对和梳理，不仅花费大量时间，还消耗了大量人力。

1.3 对供应商动态管理缺乏有效的方法

在采购工作中，供应商的管理是一个关键环节，涉及的企业多、文件多、交互处理内容多。采购人员将花费大量的精力审查、更新供应商的资质材料。以医疗设备为例，除营业执照外，还要对医疗器械产品注册证或备案凭证、医疗器械经营许可证或备案证、医疗器械生产许可证（含登记表）有效性进行核对，临近效期的还需要联系供应商更新资质材料。更需要花费大量的时间汇总各个供应商的基础信息、股东及出资信息、主要人员信息、经营异常情况、黑名单信息、财务状况等，并挖掘潜在供应商的关联信息。这些工作重复性高、事务繁琐、容易出错。因此，为进一步提高医院采购效率、提升采购管理水平、规范流程、加强监督，设计一套以计算机技术、网络技术为基础的采购管理系统，实现采购管理的信息化、公开化、流程化，具有十分重要的意义。

2 采购管理系统设计与实现

2.1 系统设计

采购管理系统是基于浏览器/服务器模式(Browser/Server,B/S)，以LINUX CentOS 6.5以上操作系统作为开发平台，采用MySql作为数据库管理系统，通过PHP开源脚本语言进行设计，具有采购中心端、专家评审端、供应商端的三端模式[3]，如图1所示。该系统不仅可以通过信息化手段对采购任务下达到项目归档的全过程进行监管，还可以对供应商、评审进行动态监管，三端数据还能进行交互，以实现高效、多维度的工作提醒，提高采购任务执行的整体工作效率，保障采购物资的及时到位，优化传统工作流程，形成采购管理系统化和自动化。

2.2 各模块主要功能

2.2.1 采购中心端

图1 采购管理系统总体架构

采购中心端主要功能是结合医院采购流程，如图2所示，不仅能从采购任务、资质审查、评审组织、合同签约、项目验收、资金结算、项目归档等方面实现采购全过程中电子档案资料构建[4]，还能支持抓取专家评审端、供应商端的信息。完整的采购全过程存档体系，为资料云存储和便捷查询提供数据基础，不仅可以支持项目进度提醒功能以及采购计划变更、废标、质疑等异常情况处理，还可以按月份对不同项目的进展情况自动进行数据统计，并随时查询当天项目进展情况，同时根据不同项目阶段自动分列导出、汇总数据。采购中心端功能应用实现如图3所示。

2.2.2 专家评审端

专家评审端主要功能是通过内网一体机或平板电脑。评审专家登陆后进行在线评审，不仅可以自动汇总分数、计算供应商排名，还可以对异常评分情况设置提醒。同时纪检、审计部门、物资采购室在不接触评审专家的情况下，通过采购端可以实时监督、查看专家评审现场情况，实现公开透明、公正公平的评审。专家评审端架构如图4所示。

首先，系统设计需要预设有评审细则与标准；然后，评审专家凭身份信息登录系统后，将获得相应权限，并根据每个项目的采购文件要求，选择最低价法、基准价法、性价比法和综合评分法等评审方法[5-7]；最后，根据选择的评审方法，系统会出现不同的评审表格，专家按照表格要求进行评审。以采用综合评分法评审为例，专家会对资格性与符合性、价格、技术、商务分别进行评审，系统可以实现自动计算供应商分项得分、平均分，及时统计总分和排名情况，出具评审报告。评分及涉的因素及内容见表1。

2.2.3 供应商端

图2 医院采购流程

表1 综合评分涉及的因素及内容

图3 采购中心端功能实现

图4 专家评审端架构

供应商端主要功能是支持供应商在线报名、提交资质及文件，采购人员可以通过在线预览或下载，审核供应商报名材料。采购中心端通过数据交互，可对抓取到的供应商基础信息、股东及出资信息、主要人员信息、黑名单管理、成交记录等信息进行综合管理，并对供应商证件到期、关联供应商报名、资质预审进度等情况设置提醒，实现对供应商采购行为的评估，有效追踪供应商的履约执行情况，以加大供应商动态管理力度，提高采购工作效率。该系统还可根据采购项目需要，随机抽取供应商。

3 应用体会

该系统经过测试后，已正式上线运行。该系统具有以下8个特点：①能全面覆盖、实时掌握采购过程，从采购任务下达到项目归档，监管到每个环节，加强内控机制，控制采购风险，充分利用信息化实现采购流程的全程监管。②供应商可以选择在线报名、线上提交资料文件，评审专家可以采取线上评审模式，实现无接触电子评审。③采购工作流程化，解决一人多岗、监管难度大的问题。④项目完成自动归档、多维度归档项目查询，提高了工作效率。⑤完整的采购全过程存档体系，为资料云存储和便捷查询提供数据基础。⑥供应商证件到期、关联供应商报名、资质预审进度、到货时间、付款时间等提醒功能，降低了人为出错率，加大了供应商动态管理力度。⑦统计功能全面，支持多条件、多维度的查询，提高数据可追溯性。⑧统计项目执行天数，各环节工作天数及工作量，提高了采购执行率和效率。

4 讨论

随着医药卫生改革的进一步深入，远程医疗信息系统和区域医疗信息平台建设将是未来发展趋势，各家医院都在完善 HIS系统、LIS系统，但是由于具有专门采购部门的医院不多，而且重视程度不够，使得大部分医院还未开发或引进采购管理系统。

在新型冠状病毒肺炎爆发后，财政部颁发了《关于疫情防控期间开展政府采购活动有关事项的通知》（财办库〔2020〕29号），推进采购项目电子化实施，将使采购管理系统的应用得到大力发展。本采购管理系统较为全面地覆盖采购过程中的相关数据和资料，掌握到医疗设备配置情况，加强资源整合配置应用，为医院购置新设备、发展重点学科群提供依据。通过系统中的数据统计与分析，发现问题，提出改进措施，进一步优化流程，提高采购工作效率，实现采购程序的公开、公正、高效、透明[8-10]。尽管该系统功能较为全面，但是由于采购工作流程复杂、专业性强，部分功能仍需进一步优化。采购计划审批后，由计划管理部门下达给物资采购室，仍需人工录入系统，移交手续复杂,周期较长，下一步将加强HIS系统与采购管理系统的对接，逐步完善计划在线审批，实现对采购计划的动态管理，在线追踪、查询计划审批状态，降低各环节人为出错率，提高工作效率。