团体标准T/GDCKCJH 007—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范仪器设备档案》解读
2020-09-17吴娟覃晓燕罗伟立
吴娟 覃晓燕 罗伟立
摘要:从标准制定的背景,标准的适用范围,相关术语概念,一般要求、归档范围及分类、档案編号和整理、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化,标准制定的意义等几个方面对团体标准T/GDCKCJH 007—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 仪器设备档案》进行了详细解读,有助于特种设备检验检测机构对仪器设备档案规范管理的理解,有利于该标准的推广应用,减少因仪器设备档案的丢失影响特种设备检验检测结果的发生。
关键词:特种设备检验检测机构 档案管理规范 仪器设备 档案 标准
The Interpretation of Social Organization Standard T/GDCKCJH 007—2020“Specification for Archives Management of Special Equipment Inspection and Testing Institutes Instrument and Equipment Archives”
Wu Juan, Qin Xiaoyan (Zhuhai Branch,Guangdong Institute of Special Equipment Inspection and Research)
Luo Weili (Zhuhai Anyue Technology Co., Ltd.)
Abstract: This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 007—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes instrument and equipment archives”about setting background, the scope, terms and definitions, general requirements, archives scope and classification, archives number and arrangement, archives transfer and packing, archives storage and utilization, archives electronizationm, significance of setting of the standard. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the standardized management of instrument and equipment archives. And this paper benefits to the marketing and the usage of the standard, also helps to reduce the impact of the loss of instrument and equipment files on the inspection and testing results of special equipment.
Key words: special equipment inspection and testing institutes,specification for archives management, instrument and equipment, archives, standard
1 引言
人、机、料、法、环是5个影响产品质量的主要因素,也同样是影响特种设备检验检测质量的主要因素。“机”即特种设备检验检测所用仪器设备,仪器设备是特种设备检验检测的数据来源,检验结论判定的数据支撑。仪器设备档案是鉴定、评价仪器设备技术状态的科学资料,是为保障仪器设备正常运转并处于良好状态的重要依据。近年来,由于仪器设备随机资料保管不到位导致无法追溯仪器设备测量范围和精度,缺少量值溯源记录导致无法保证仪器设备测量不确定度,缺少维护保养记录导致仪器设备部分功能失效等管理问题凸显,这些管理不善直接影响了特种设备的检验检测结果。
2 标准制定的背景
根据市场监管总局数据,截至2019年年底,全国特种设备总量达1525.47万台。其中:锅炉38.30万台、压力容器419.12万台、电梯709.75万台、起重机械244.01万台、客运索道1089条、大型游乐设施2.49万台(套)、场(厂)内专用机动车辆111.69万台。另有:气瓶1.64亿只、压力管道56.13万千米。截至2019年年底,全国共有特种设备综合性检验机构454个,其中系统内检验机构270个,行业检验机构和企业自检机构184个。另有:型式试验机构43个,无损检测机构563个,气瓶检验机构2065个,安全阀校验机构665个,房屋建筑工地和市政工程工地起重机械检验机构310个。要保障如此庞大的特种设备安全运行,检验检测工作尤为重要。
TSG Z7001—2004《特种设备检验检测机构核准规则》、TSG Z7004—2011《特种设备型式试验机构核准规则》、TSG Z7005—2015《特种设备无损检测机构核准规则》、CNAS-CL52:2014《检测和校准实验室能力认可准则》、CNAS-CI01:2012《检查机构能力认可准则》、RB/T 214—2017《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》等各项准则在机构资源条件上分别对检测仪器设备配置、参数、量值溯源、维护保养记录方面都有相关的要求。例如:CNAS-CL52:2014第5.5.2条规定:实验室应建立机制以提示对到期设备进行校准、核查和维护;第5.5.10条规定:实验室应根据设备的稳定性和使用情况来确定是否需要进行期间核查。实验室应确定期间核查的方法与周期,并保存记录。CNAS-CI01:2012中第6.2.15条规定:应记录与设备相关的信息。通常包括标识信息,适当时,包含校准和维护的信息。
由于多数的准则中只是对存档的内容提出了要求,没有构成档案管理架构,忽视了档案管理标识、存檔内容、存档时间、设备与设施要求、借阅要求和销毁要求、移交要求,造成了大量的档案丢失。经过调查发现,特种设备检验检测机构仪器设备档案管理存在的问题主要有:档案管理意识淡薄;档案管理制度不健全、落实不到位;档案管理力量薄弱;档案管理方法落后;档案归档不完整;档案交接手续不严密,缺乏统一的特种设备仪器设备档案管理规范。因此,制定特种设备仪器设备档案管理规范是迫切的。
2019年1月,广东省特种设备检测研究院珠海检测院等单位向广东省测量控制技术与装备应用促进会提出了制定《特种设备检验检测机构档案管理规范 仪器设备档案》团体标准的申请。2019年4月,广东省测量控制技术与装备应用促进会立项,并下达了该项目的制定计划任务,由广东省特种设备检测研究院珠海检测院等单位负责起草。2020年4月23日团体标准T/GDCKCJH 007—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 仪器设备档案》发布,2020年5月10日起正式实施。
3 标准主要内容解析
3.1 标准的适用范围
“本标准适用于特种设备检验检测机构对仪器设备档案的管理。”
本标准是基于特种设备检验检测机构对仪器设备档案规范管理来撰写,适用对象为特种设备检验检测机构,其他相关机构、行业也可参照使用。
3.2 相关概念解析
(1)仪器设备档案,特种设备检验检测机构外购或自制仪器设备在设计、生产、采购、验收、安装、使用、维修、保养、报废等过程中形成的具有保存价值的文字、图样、声像等不同形式的记录。
(2)承压类仪器设备,用于检验检测锅炉、压力容器、压力管道等承压类特种设备的仪器设备。
(3)机电类仪器设备,用于检验检测电梯、起重机、场内机动车辆、客运索道、游乐设施等机电类特种设备的仪器设备。
(4)科研类仪器设备,用于特种设备检验检测科研项目的外购或自行研制的仪器设备。
(5)档号,在归档文件整理过程中所用的字符代码,标识文件的类别和排列顺序。
3.3一般要求
考虑到特种设备检验检测周期不一样,检验检测报告保存的期限也不同,为方便检验检测测量数据长期溯源,标准对仪器设备档案的保管期限及形式分别进行规定:“档案的保管期限应为长期保管;档案应以卷为单位,一台仪器设备对应一卷档案。”
3.4 归档范围及分类
3.4.1 归档范围
标准中规定归档范围“应保存仪器设备购置或自制前准备阶段、安装验收阶段、使用阶段、转让报废阶段形成的各种文件材料。”
购置或自制前准备阶段材料如申请购置仪器设备的报告、招投标文件、购置合同等;安装验收阶段材料如仪器设备的开箱记录和装箱单、仪器设备说明书、验收报告及文件材料等;使用阶段材料如设备履历表、仪器设备定期量值溯源、仪器设备定期检修、保养、核查等;转让报废阶段材料如仪器设备转让协议、报废的技术鉴定材料或报告等。标准中给出了归档范围的资料性附录,为检验机构的仪器设备档案给出了指引。
3.4.2 分类
标准内容:档案应按照仪器设备的使用性质设置属类,共4个一级属类,其属类代号用阿拉伯数字表示为:
1——承压类仪器设备;
2——机电类仪器设备;
3——科研类仪器设备;
4——其他类仪器设备。
由于特种设备分为承压类特种设备和机电类特种设备,标准为对应仪器设备使用的性质,也分为承压类仪器设备和机电类仪器设备。考虑到多数特种设备检验检测机构都有自己的科研团队,所以标准对于自研自制的仪器设备单独分类。无法归在第1~3类的,如检验检测安全阀、水质、限速器、防坠安全器等的仪器设备归到其他类。部分仪器既可以用于承压类设备检验,又可以用于机电类设备检验,可以按照其使用频率予以归类。
3.5 档案编号和整理
标准内容:档案的编号结构模式为:大类代字+属类代号+案卷顺序号。档号章为每件档案资料编号,应在每件档案资料的右上角。共包含二项内容,档号和序号。档号为大类代字+属类代号+案卷顺序号(如:“C1-1” 承压类仪器设备第1号案卷),序号为卷内顺序号。
在给仪器设备档案编号时,需先判断属类代号,如承压类仪器设备为C1,机电类仪器设备为C2。一台仪器设备对应一卷档案,因此仪器设备的档号按同一属类依次取号。示例:C1-10(承压类仪器设备第10号案卷),C2-5(机电类仪器设备第5号案卷),C3-2(科研类仪器设备第2号案卷),C4-3(其他类仪器设备第3号案卷)。
3.6 档案移交和装盒
为保证仪器设备档案完整性,档案经业务部门整理后,应于次年6月底前向档案管理部门提交归档。纸质档案移交时,应保持原卷的封装。移交档案时,由交接双方对照移交清册清点核对数量,查验质量、内容和检索工具,确保档案真实完整、账物相符。装订好的档案应按顺序装入对纸张无害的无酸档案盒,并填写档案盒封面及盒脊等项目。不同年度、保管期限、代号的归档文件不应装入同一个档案盒。
3.7 档案保管和利用
依据《广东省档案条例》的要求,标准规定档案管理单位应根据档案载体的不同要求对档案进行存储、保管,以确保档案实体、电子信息安全。档案管理单位应做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等档案防护工作。档案管理单位库房应保持适宜的温湿度,温度应控制在14℃~24℃之间,相对湿度控制在45%~60%之间。
由于档案属受控资料,有一定的保密性。标准规定档案管理单位的档案对外提供利用的,需经本单位负责人或授权人批准。利用档案时,应履行查阅手续,进行档案查阅登记并反馈利用效果。
3.8 档案电子化
纸质档案存在不可预计的风险,导致文件损坏、丢失。标准规定档案管理单位应建立档案数字化常态机制,有序开展档案数字化工作。电子档案为具有保存价值的已归档的文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
4 标准制定的意义
该团体标准的制定旨在通过建立系列的特种设备检验检测机构档案管理规范,提高特种设备检验检测机构的档案管理水平。
该标准通过规范仪器设备档案管理,提出适合特种设备检验检测机构仪器设备档案管理的要求,可有效提高仪器设备档案管理水平,保证特种设备检验检测结果的科学性、权威性,填补了行业内仪器设备档案管理的空白,具有积极意义。