探索云环境下大型企业的档案管理模式

关笑天

摘 要：在云环境下，随着企业规模的扩大、企业信息化建设的推进，我国大型企业以统一领导、分级管理的模式来开展档案管理工作上出现了很多弊病，一些大型企业开始探索新的企业档案管理模式。本文首先概述了企业档案管理的重要性，然后分析了云环境下企业档案管理的困境，最后提出了构建企业档案管理的新模式的相关措施，仅供参考。

关键词：云环境;大型企业;档案管理模式

引言：计算机网络的应用大大改变了人们的生活和工作方式，也给档案管理带来巨大变革。这一阶段，大多企业都正在进行档案信息化建设，这些大型企业希望将纸质档案数字化后，用自行研发或购买的成熟档案管理软件来建立一个有效的档案管理模式，以此来解放了人的劳动力。计算机网络的普遍应用及自动化程度的提高给档案工作带来便利的同时，传统企业档案管理模式带来的弊端也逐渐暴露出来，构建新的档案管理模式是必然的发展趋势。

一、企业档案管理的重要性

当下是信息化时代，都是多元化的市场经济发展方向，在这种发展形势下，各大企业经济的发展也被很好的带动着，企业内部资源也越来越丰富，在任何企业中，规范性的实施档案管理所起到的作用是非常大的，管理档案时能够规范有序，企业才能更进一步的健康发展，同时对企业的核心利益也能起到有效的保障作用，因此，档案管理工作对于任何企业都有着不可替代的重要性。在大型企业档案管理工作开展的过程中，主要是对公司档案的所有数据进行记录，企业各部门的人员只要通过这些数据就能够对公司的运行状态详细的了解，能够帮助企业管理者将风险评估更清晰的认清，还有利于在决策方面的准确性，为企业这些方面的问题提供了非常有效的数据支持。企业管理者通过对档案管理所记录的这些数据进行科学的分析，并能准确地做出有效的判断，进而保障企业的正常的运营，确保获得最高的收益，档案管理对于大型企业来说，起到了强大的技术支持作用，同时，大型企业在市场上的竞争力也能进一步提升。任何一个大型企业都要为自己树立一个较为良好的企业形象，确保企业自身的诚信程度，这样才能够通过市场经济有效的带动下健康快速的发展，在这个前提下，大型企业需要高度的对档案管理工作予以重视，定期开展一些有利于增强员工工作积极性的活动，进而提升企业员工的综合素养以及工作能力，促进大型企业健康快速的发展。

二、当前企业档案管理的困境

（一）在企业的管理层面上，档案工作被边缘化。随着市场经济体制的逐步完善和改革开放的不断深入，企业活动随之将最大化利润作为经济活动根本原则。有些管理人员并没有认识到档案管理对企业的重要性，对档案管理的认识还仅仅是停留到档案管理的部门上，认为这些档案并不能够为企业带来直接的效益，为此，档案管理工作得不到重视，被逐渐边缘化，档案人员甚至成为了企业裁员和闲置人员的首选。

（二）在企业信息化进程中，档案信息化程度较低。就企业当前对档案信息利用的实际情况而言，有些企业仍然处在“重管轻用”的情况，部分企业至今虽然成立不少年，但是企业内部的档案资料却较少，不能够将企业的发展历史和文化特色真实地展现出来;还有部分企业虽然档案涉及范围比较广，也较为齐全，但是要借阅档案资料时，过程却非常的繁琐，不能够快速获取所需要的信息。

（三）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务。企业档案内容非常多，主要包含了生产技术、计划统计、经营销售、物资管理、劳动人事等方面的档案，有些企业是由各部门分别保管或是由员工自行保存。这就造成了企业档案管理没有系统的管理模式，处在一个零散的状态，不能够真正落实信息资源的整合，即使有的企业在这方面做了大量的工作，甚至还特地成立了信息中心，但是档案管理工作仍然还是非常的表面化，无法为企业提供系统的、综合性较强的信息服务。

三、构建企业档案管理新模式的策略

（一）市场取向。任何企业在市场上的生存都是为了效益经济而开展活动。在档案事业中，其生存和发展最关键的是拥有用户。最初档案主要就是以藏为主，而且到目前为止，很多企业对于档案管理工作还是沿用传统的管理模式，针对一些大型企业的档案部门，可以多了解服务行业对于档案管理的一些做法，根据企业自身的特点来开展优质、规范的服务，完善服务态度，提高档案查询的准确率，更有效的为使用者提供优质的服务。大型企业要重新对档案机构的服务宗旨进行调整，要开展以档案用户为中心的服务宗旨，进一步的开展各种有意义的档案信息服务。

（二）信息先导。无论是传统的纸质档案还是现在的电子档案，都能够储备非常有价值的信息并将其发挥出来。开发档案信息就是档案管理部门不断的挖掘档案信息，而相关部门必须要以确保档案的机密安全为前提，还要按照企业的实际需求来进行挖掘，靖江有价值的档案信息提供给大型企业的使用者。档案的信息先导工作能够有效地反映出档案知识管理真实的职能性，在大型企业档案管理工作中，起着承前启后的作用。大型企业在使用电子档案时，最好是将纸质档案的扫描件储藏起来，这样才能确保纸质档案与电子档案的一致性，企业中在使用档案资料时，不用费时费力的去查询原件，只要通过计算机调出所需的电子档案信息就可以开展工作，这样档案原件能够得到很好的保存，使用档案的人也能节时省力，能有效地提高大型企业的工作效率。

（三）知识共享。在大型企业档案使用过程中，信息档案能够有效地为其提供知识共享服务，在企业中所发挥出的价值也是非常关键的。档案信息在实现了共享功能后，企业中对这些信息的运用率有明显的提升，通过这些共享的知识中，企业可以将有效的信息融入到其中，不仅企业知识实现了创新，而也有利于企业内部所有员工对新知识都能够积极的吸收，员工们的专业素养不断的创新提升，企业的竞争力也就能最大程度的提高。

（四）档案信息资源开发利用。任何大型企业中档案都是重要的信息资源，档案信息中存在的价值是非常大的，企业通过有效的开发利用，能够有效地壮大自身的竞争实力，有利于企业更强的发展。公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。

四、结语

从信息技术发展角度来看，随着信息产生速度的加快，企业中已经形成了海量的信息，对于这些信息的管理和处理，采用传统的单机模式或双服务器模式进行管理往往力不从心。分布式数据库、云计算、大数据等技术的出现，为解决企业海量信息存储带来了转机，而云计算本身就是一种集中、共享的计算模式，因此，从技术的角度看，建设基于云计算的数据运行中心是企业信息化建设的发展趋势。

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