关于提高水文技术档案科学化管理路径选择的探讨

徐蕾

摘 要：档案管理作为各个企业在运行过程当中不可或缺的工作之一，对我国档案事业的进一步发展有着非常重要的意义。随着时代的不断向前发展，水文技术档案管理工作也必须要随着时代不断变化。

關键词：水文技术;档案管理;科学化管理;路径选择

引言：

所谓的档案管理工作实质上指的就是档案部门直接对档案实体档案信息采取科学合理的方式进行有效的管理，与此同时还需要提供各种利用服务的工作。该项工作在实际进行的过程当中，属于我国档案事业当中最基本的一个组成部分。因此在档案管理工作实际进行的过程当中，也要不断采取积极措施跟上时代的发展步伐。基于这方面原因有必要对如何提高水文技术档案科学化管理的路径进行探讨，本文针对水文资料档案管理系统设计提出了一套思路。

1项目介绍

水文资料档案管理系统是专门针对水文资料档案管理的特点所研制开发的集系统操作、档案数据采集、档案管理、修改流程、光盘刻录与管理、系统维护、档案利用等功能于一体的电子和纸质档案综合管理系统。

2水文资料档案信息管理系统开发计划

2.1系统功能架构

水文资料档案管理系统是专门针对水文资料档案管理的特点所研制开发的电子和纸质档案综合管理系统，它集系统操作、档案数据采集、档案管理、修改流程、光盘刻录与管理、系统维护、档案利用等功能于一体。系统功能模型见图一。

2.2系统核心技术

2.2.1权限控制

因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。权限的开放需根据档案管理工作的实际情况进行设计，可分为系统管理员、档案管理员、兼职档案管理员、普通用户、临时用户等。所有的档案利用，必须在权限范围内操作。

2.2.2操作日志

针对所有人员的业务操作行为进行详细记录，登记操作人、操作内容、操作时间、IP地址等。每一笔业务操作都记录在案，做到有案可查，为业务的追溯和审计提供依据。

2.3.3 OCR识别

系统支持OCR识别，对上传的文件自动进行OCR处理;扫描件通过OCR文字识别后能自动索引，支持快速模糊检索，并能高级检索。该OCR功能不支持手写字体的识别。

2.2.4统计分析

支持数据透视引擎，用户可以根据自身需要自由选择分组项、统计项，快速生成统计图表。要求简便操作，使用户自己也能设计报表，能高效直观的进行统计分析。包括但不限于统计文件档案数量、目录数量、访问量排名、借阅量排名，可以按文件档案类型统计、按时间段统计、按部门统计等。

2.2.5系统安全

支持结合U盾、 MAC地址绑定进行安全认证;并能基于岗位进行权限管理，实现模块、业务、功能、数据级别的访问控制;能支持不同用户间，上下级间数据操作和查阅权限的严格控制。

2.2.6数据备份

自带备份工具，可以设置按小时、天、周进行周期性的本地或远程备份，备份内容包括系统内的所有系统数据、业务数据和电子档案文件，同时支持手动备份。

2.3系统采用的国家相关技术标准

系统的开发与管理应遵循相应的国家标准和相关行业标准，包括：《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》、《计算机信息系统安全保护条例》、等。

2.4系统对接

水文资料信息管理平台需要开发发布与水文局现有的水（雨）情、水资源、地下水、水质共4个系统对接的4个web service接口，以供4个业务系统根据需要分别调用接口，实现数据共享。;和水文局正在建设的大数据平台实现单点登录，并在大数据平台的WEB主界面上实现URL的链接到档案管理系统的web界面。

2.5软件核心功能

2.5.1 档案管理

软件可以根据不同的文件分类自定义档案类型，针对不同类型的档案可设置不同的著录项，支持档案目录的创建、修改、删除等操作。采用分级管理，支持案卷级、文件级管理;支持对档案添加自定义属性快速检索;

2.5.2 电子文件库

软件支持所有文件格式; 系统支持发起文件借阅、审批、查阅等业务流程;系统支持自定义文件属性并实现电子文件一键归档;系统支持自定义文件属性并实现电子文件一键归档;

2.5.3 数据搜索

支持档案数据搜索，可以输入关键字进行全文搜索，也可以组合查询条件进行高级搜索;能够以列表的形式呈现搜索结果，并能根据权限浏览原文或跳转到文件存储目录;

2.5.4 在线预览

档案附件支持常见格式（支持word 、Wps、ppt、 pdf、excel、png、jpg、dwg、文件格式）在线预览以及音视频在线播放;支持水印设置、多形式下载和在线打印;

2.5.5 借阅审批、电子签章及签名

各部门兼职档案员对于要查阅的档案资料及其电子全文，先在线办理申请手续，档案管理员进行反馈或授权，才能在网上查阅、下载、打印档案资料及其电子全文，或者去档案室借阅档案实物;档案管理员可浏览查/借阅、已归还、应归还和逾期未还信息，可办理归还登记、续借、催还等业务，对于逾期未还的档案，系统自动提醒归还;针对于查阅、下载和打印档案，可以设置显示动态水印（显示用户姓名和预览时间等）;

2.5.6 库房管理

记录实体档案与电子档案的对应关系，方便查找到该文件在库房中的位置; 可自定义维护档案库、档案柜、排列层、档案盒等相关位置信息;

2.5.7 业务系统对接

具备开放接口或自定义接口，与办公自动化平台、协同系统等在用或新建信息系统实现对接，实现数据一键归档或审批通过后自动归档到档案管理系统中。

2.5.8 权限控制

系统在限制不同角色的功能权限的同时，具有对不同目录的文件进行访问限制。首先将具体的用户设置到不同的用户组（系统管理员、档案管理员、兼职档案管理员、普通用户），然后不同的目录（向下兼容的原则）对不同的用户组开放不同的权限（浏览、创建、删除、编辑、预览、下载、打印、维护目录）截图如下：

2.5.9 操作日志

针对所有人员的业务操作行为进行详细记录，登记操作人、操作内容、操作时间、IP地址等。每一笔业务操作都记录在案，做到有案可查，为业务的追溯和审计提供依据;

2.6.10 OCR识别

系统在服务器端部署OCR识别插件，对上传的文件自动排队进行OCR处理，处理完成后的文件支持全文检索、模糊查询、高级检索并自动索引。

3结束语

采取更加积极有效的措施，让水文技术档案管理工作进行的更加科学化。时代发展的一个必要然趋势。要想使得这一目标能够如期的达成。关键的一项工作在于以更加科学合理的管理模式对现有的水文技术档案进行管理。不难预见，在不久的未来水文技术档案管理的作用将会变得更加重要。会逐渐的融入到社会方发展中的方方面面。对人们的日常工作以及生活正常进行将会起到更加重要的作用。

参考文献：

[1]刘燕.提高伊犁州疾控档案科学化管理水平的思考[J].科技广场，2017（11）：109-112.

[2]胡卿凤.新时期档案管理科学化管理策略探讨[J].赤子（上中旬），2016（19）：165.