浅议加强档案管理工作的重要性

耿正臣

摘要：档案机构作为企业的一个重要组成部门，在企业经济运行中起到了重要的作用。档案事业的发展不仅取决于档案事业本身的规模，更重要的是取决于档案事业与社会需求的协调能力。只有从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及其方向，并着力于提高档案馆室的工作效率和档案信息资源的开发利用率，档案事业的社会功能才能相应地发展，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。因此，必须把档案事业与社会作为一个整体看待，同步规划、同步发展、相互促进、相互协调，做好档案的管理工作，使档案事业与社会系统处于良性循环，从而使档案事业有效快速的发展。

关键词：加强;档案管理;重要性

一、加强档案工作者的素质

档案事业的可持续发展则是在强调档案事业与社会经济相互协调、同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。提高档案工作者的素质是加强档案管理工作的必然条件。人是生产力诸要素中最重要的要素，是各项事业发展的基础。只要有了人才作保证，档案事业的发展就有持续的后劲和张力。

（一）提高档案人员的政治素质

这就要求档案人员要认真学习习近平新时代中国特色社会主义思想，同党中央保持高度一致树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》严守党和国家的机密。熱爱档案事业并具备全心全意为人民服务的社会主义精神理念。

（二）提高档案人员的业务素质

档案人员应具有较高的、相应的档案管理的专业知识。不但要熟练的掌握档案学理论知识，还要熟悉和通晓与档案工作相关的文化、理论与科学技术。档案人员不仅要掌握档案管理知识还要通过自己的工作实践创立一套科学有效的管理方法。要强化系统思维意识，树立档案处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

（三）加强档案人员的信息时代意识

现代社会已进入信息时代，档案人员应增强对经济发展的认识程度，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。档案人员要全面了解市场的发展方向及信息，做到档案工作与经济接轨，做到档案工作的实效性。其次档案人员要学习掌握现代化的技术及方法，熟练使用高科技的设备。同时档案人员还必须具备法纪意识。档案人员在履行档案工作的服务职能中要有强烈的依法办事的意识，遵守档案利用工作纪律按照党和国家有关规定进行档案的收集、开发、统计与利用，避免一切违法的行为对档案工作造成的损失，杜绝一切违反档案纪律的情况发生。

二、加强档案工作规范化、标准化管理

（一）加强档案的公文制发

档案的公文制发的好坏，不仅仅决定档案本身的质量，也决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。首先是纸质的选择，档案的公文制作中要选择质量好的纸质，坚决不能使用易损易碎保存时间短的纸质，同时纸质的尺寸要符合国家规定的标准。其次档案制作的字迹的要求，要保证公文制作时字迹要牢固清晰，字体字号要严格按国家标准设置，各种性质的公文都应该保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。再者在拟制公文的时候拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

（二）加强案卷（件）完整化、使用便捷化

要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，尚未完成的将不予以归档。明确立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。档案人员在归档的时候要做到分类分档，不同性质的档案分别储存保管，既做到管理清晰又确保使用时的便捷性。

三、加强档案工作的保密性管理

（一）做好档案储存的保密工作

档案存档的地点要做到安全保密，要指定专人负责管理，制定严格的管理制度，无关人员一律不得触及使用。

（二）区分普通档案和重要档案的分档管理

对于重要档案要加强管理，要设保险柜、保险锁、视频监控，从保管条件上确保重要档案的安全。同时要加强重要档案的日常管理。任何人调阅、调出重要档案都要严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，重要档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

（三）档案管理人员的职责

就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理工作的基本任务和目的。档案管理人员要做到即使档案保管得完好无损，对已经破损的档案，又要及时进行补救修复。档案人员要做到相对集中保管档案，不使档案分散，造成档案丢失。档案人员还应做到有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

（四）做好档案使用时的保密性

明确一套可行的档案使用的规章制度对于阅览、外借、复制等情况要有明确的规章制度。档案管理人员要严格的掌握和控制非档案人员使用档案的归档范围和标准，对于不同层次的人员使用不同级别的档案。

总之，加强档案工作的管理是确保档案工作发展的最基本的因素，档案管理必须从多方面加强制度的管理和执行，确保档案工作高速有效的发展。