企业档案管理保障体系构建研究

郎娜

摘要：档案管理是企业管理工作的一部分，企业发展的有力支撑。更是一家企业的无形资产，在企业管理等各方面积极地发挥应有的作用。必须适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。所以，必须要切实加强档案管理工作，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，也将不断提升档案管理规范化、科学化水平。

关鍵词：企业;档案;管理;体系

档案作为一种信息资源，是企业生产、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱。由于信息资源支撑企业日常经营运转，档案的情报价值、评审价值等固有特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用。因此，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

一、企业档案是实现可持续发展的重要方法

（一）档案管理贯穿于企业发展的始终。档案管理工作是企业管理工作的一个重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料，关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。只有加强档案管理，才能够保存企业不同发展时期的各种资料，提高档案信息资源的利用价值，有助于保证企业内部工作的顺利开展。企业档案在这些企业经营过程中，无疑成为强有力的可查信息资源，也扮演着维护企业权益的重要角色。

（二）档案是企业宝贵的财富。在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动积累和智慧结晶，是企业发展历程的真实记录和客观评价。日常的档案管理业务是充分发挥档案价值的基础，是做好各项工作的重要前提，是单位进行重大战略决策的依据。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。高质量的企业档案，能为企业生产经营发展过程中的有关事件的查询、责任认定、决策及发展方向等提供重要的数据支持。

二、企业档案管理保障体系构建路径

（一）要高度重视档案管理工作。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，所以要重视提升管理人员自身专业知识及技能操作能力，定期组织培训环节，以确保管理人员的专业水平能够随着社会需求不断提升，要有良好的职业道德、乐于奉献的工作精神、更要有办事细心的工作态度、高度认真的工作责任感，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识和具备高素质综合人才的能力。要使企业能够了解档案基本知识，认识档案工作的重要性，提高档案管理者的档案意识，促进企业对档案人、财、物的投入。企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，与企业发展同步。

（二）强化档案利用。科学规范的档案利用管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业可持续发展做出应有的贡献。要通过多种宣传途径，例如对档案宣传、收集及开发等，进一步让人们了解和重视档案，从而实现对档案资源进行开发和利用。要积极主动地在网络资源利用和信息整合、检索等方面向利用者提供利用上述档案资源的引导服务、联机实时帮助和定向专题服务。应该重新对档案进行清理和处理，制定相应的信息管理标准，在存储数据时，先对这些数据进行检查、处理、编码、再录入到系统中去。建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。要明确档案管理工作人员的职责，创新档案管理工作流程，使其更加规范，更加安全，并对内部其他运营部门实行必要的监督和指导，及时汇集档案资料，优化利用。只有保证档案收集的完整性，才能提高档案管理的创新性， 及时且准确地收集档案资料，才能够体现出档案价值

（三）完善相关制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。必须制定较为详尽的制度，不断创新单位档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，制定考核办法进行总结考评。实现档案管理的职责明确，奖罚分明，从而调动档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。企业档案制度管理也要从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式，以实现企业战略为目标的价值管理模式，达到企业档案知识管理模式的进一步创新。

（四）强化档案业务建设。要增加计算机在档案管理工作中的应用，提高档案管理水平，建立电子信息库，帮助企业管理者准确地掌握各项信息。着力通过强标准，不断规范各门类档案整理要求及标准、重编研，以档案利用效果案例、组织沿革等编研资料为档案的开发和利用提供方便。加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能。加强档案管理，使其规范化、程序化、严谨化，更好地推动企业生产经营。保证档案的真实性、有效性、准确性。

三、结束语

总之，档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业发展和进步做出应有的贡献。所以，要进一步强化企业的档案意识，不断完善企业档案管理体系，积极稳妥推进档案工作，使企业档案管理水平得到持续提升。

参考文献：

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[2]新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 刘玲玲. 信息技术与信息化. 2014（04）

[3]邢丽敏.如何做好企业档案管理与利用工作[J].档案管理，2019（03）