电子文件与传统档案

随着当前社会经济的发展和信息化建设的不断完善发展，电子文件逐渐在各领域作用越来越突出，在一定程度上取代了纸质文件，成为档案的一个重要组成部分。本文通过比较电子文件与传统档案的优缺点结合我国传统文化特点，来分析我国未来电子文件与传统档案发展趋势。

电子文件自上世纪80年代广泛应用，到现在已有四十年，随着档案检索安全问题和保存问题的逐渐解决，逐渐成为档案的重要组成部分。美国已计划将全部的纸制档案转成电子文件，英国和日本则在部分领域推行档案的电子化，建立数字档案馆。在我国，将来电子文件会全部替代传统档案，还是电子档案和传统纸质档案双套或双轨制并存？

我认为，根据我国电子文件环境的特点，采取英日两国对电子文件的做法可能更适合国情，即传统档案具有独特价值，电子文件不能完全替代传统档案。

一、我们先来对比一下，电子文件与传统档案的优势与劣势

（一）电子文件优势于传统档案劣势

电子文件的优势在于人们已经熟知的几个特性

1、由于物联网、区块链和云技术的发展，通过人、机、物对话的形式，通过数据库传输共享，通过云技术处理，使通过互联网的进行传输电子文件，检索利用的速度、内容质量大大提升。

2、电子文件的复用无损性。重复使用电子文件不能导致文件的老化，检索者可根据自己的需要，进行多种形式的加工、处理电子文件，方便快捷电子时代的档案馆的数字化信息揭示多媒体信息的能力要强得多，这对于提高档案信息的检索和利用效率是十分重要的。人们可以通过照片、图像、声音等多媒体途径查寻利用相关的档案信息，达到快速、准确、全方位的利用信息的目的。

这些特点正好与现代社会快速高效的经济发展要求正好适应。正好传统档案在某些方面劣势。

1、传统档案共享性差。一度以来以其保密性为其特点之一，传统档案一般不公开，只供少数具体单位人员和专家学者查阅利用。

2、利用和服务的程度低。传统档案馆的所拥有的档案信息，基本上都是以纸质的，至多藏有少量的照片档案。人们虽然也要求多方面揭示档案信息，但限于技术水平，对音频、视频信息的利用比较困难。在信息社会里，显然是不能满足人们要求的。

（二）、电子文件需解决的问题与传统档案的优势

电子文件需解决的问题

1、管理的复杂性：由于技术的不断更新，电子文件载体的不断更新，操作系统都要进行描述，但这样也避免不了系统更新，如果系统和设备兼容性差，文件即不可使用。

2、电子文件安全问题。为解决电子文件的安全问题，专家们设计出各种保密方法，如在电子文件中加盖水印和繁复的电子密钥。但仍然存在其真实性、易变性和安全性问题。

3、电子文件的使用寿命问题。由于电子载体目前的理论寿命，仅仅是几十年，因此在文件的维护上也会不断地追加其成本。

4、系统的依赖性。文件的传输、检索、保管完全依赖于系统。

5、电子文件管理成本则主要落在数据存储、维护等无形成本上;已经超出了单纯文件管理成本的范畴，而要从整体数据存储、系统效率的角度全面衡量。

而传统档案在这些方面却有一定的优势

1、管理过程相对单一，载体形式简单，直观容易操作。

2、安全方面：由于档案出口，传统档案的重要档案原件以纸质为主，不易被篡改;通道的单一，相对安全性好。

3、纸质档案的寿命，尤其是手工纸的寿命可达几百年甚至上千年。

4、文件管理成本低。更多地表现在文件柜、库房等有形成本上，除了库房的继续投入以外，追加成本低于电子档案。

二、传统档案的独特作用：

（一）传统档案有保留文物、历史真迹的价值。丰富的历史档案、珍藏的孤本原件供人们查阅，充分发挥档案珍品的社会价值，电子文件不可替代。这是传统档案自身魅力。

（二）传统档案的重要档案原件以纸质为主，不易被篡改，在凭证价值等方面具有法律效力上的优势;

1、人们的用纸记录习惯很难在短时间内改变。

2、有些文件不需要一定使用电子文件的方式。有时用电子文件处理事务，会对使用者有技术要求，这样也给档案利用带来很多不便和困惑。

三、我国与其它国家的电子文件的使用环境不同

（一）我国传统的纸制档案的历史悠长，有二千年的历史，幅员辽阔，档案数量浩繁，全部电子化一定是个巨大的工程。不像发达国家档案历史短，纸质档案相对不多。

（二）我国与发达国家在档案认定方面有很大的不同。我国把有保留价值和历史凭证价值的文件，都认定为档案。發达国家的档案定义是：永久保存的文件。比较起来我们的档案范围要比发达国家大得多。

（三）我国是一个拥有几千年纸文化的国度。我们的档案中文字演变、书画、图书装帧种种与都与纸文化有关。我们民族文化魅力也在于此。

综上所述，我认为电子文件不会也不应该完全替代传统文件的存在。电子文件只能在某些领域，某种程度上取代纸质档案。电子文件与纸质档案应该是两者并存，双轨运行，在必要的时候，使用电子文件的形式。多元化档案并存，才是档案发展的趋势。

作者简介：

华芳，国资委石化机关服务中心。