大数据时代档案管理模式变化研究

吴涵

摘要：随着社会的不断发展，信息技术在工作生活中的融入度越来越高，档案管理也要能够紧跟时代步伐，及时引入大数据理念，使档案管理工作更加科学化、规范化、专业化。大数据技术的引入，一定程度上方便了档案管理工作的开展，同时也为档案管理工作带来了诸多新挑战。我们要进一步完善档案管理工作的开展模式，优化大数据时代档案管理的新思路，使档案管理工作可以重新焕发生机与活力。

关键词：大数据;档案;管理;模式;变化

随着大数据理念在生产生活中的广泛应用，档案管理工作开展方面，可用的数据资源越来越多，涵盖的内容也更加广泛，因此档案管理工作收集整理的方式也需要随之发生调整。档案管理工作服务的对象越来越广泛，这就需要答案管理推进过程中引入更多精细化管理模式，优化档案管理的保存方式，创新档案管理资源的呈现内容，促进档案管理工作高效便捷开展。

一、大数据时代档案管理模式的新变化

（一）档案存储手段的变化

传统模式下，答案管理的存储模式一般以手工操作，纸质整理，影像存储等为重点，虽然其中很多工作也借助计算机来完成，但是很多档案都没有上传到网络，只在内部小范围内输出和共享。大数据理念的引入，使得云存储成为档案管理工作的一项新技术，有效弥补了档案不易长期保存，纸质档案发黄，字迹易变色等的影响。档案管理的技术手段发生了本质变化，云存储本身具有容量大，共享性强，提取方便等多重优势，使得档案更加容易保存，而且调阅检索也更加灵活。

（二）档案管理体系发生改变

传统的档案管理开展开展过程中，一般档案馆就都会将档案分成诸多细致的类别，有专门的人员来分管和统计，如财务档案、声像档案、生产档案、行政档案等，分门别类有序存放，需要的存储空间较大，而且档案检索的过程难度比较高。大数据理念的引入使得档案编排的方式发生了本质变化，占用空间较大的档案都被电子档案所取代，大数据理念之下，借助现代信息技术开展档案管理，档案存储可以更加细致化，而且实现了跨库选择、关联检索等功能，档案管理体系发生有效改变。

二、当数据时代档案管理面临的新挑战

大数据时代，档案管理的优点不言而喻，无论是当保存的质量与数量都得到了很大的提升，提取也变得更加方便。同时，电子化条件之下，档案的磨损情况可以有效消除，档案的查询取悦也变得更加方便。但是，这种管理模式之下的弊端也逐渐暴露。首先，电子信息档案存储的隐私性与安全性受到了很大的挑战。由于档案管理单位自身没有充足的技术人才，多与一些外部的云服务商合作，这就是的档案管理的风险大大增加，一些核心档案极易受到黑客的攻击，因此对于档案管理的技术要求进一步提升。其次，档案存储易出现断层。在由纸质档案向电子档案转换的过程中，需要工作人員做大量档案信息的分类，保存数据等工作，这个过程工作量非常大，一些档案管理人员本身对于电子技术的掌握不是非常熟练，这就导致信息转换过程中极易出现衔接不及时，信息断层或部分文件丢失等情况，对于一些重要文件的整理与修复工难度大大增加。

三、大数据时代档案管理优化的积极建议

（一）要进一步完善档案管理的安全体系

多年来，档案管理工作都是有专门的部门来统筹负责，信息技术融入由于外部管理机构的介入，一定程度上增加了档案管理的危险性。因此，探索如何优化档案管理模式，提升档案管理的安全系数，成为档案管理工作下一步开展的重点。无论是国家、单位还是个人，都必须要加强档案管理的安全意识。首先，可以进借助信息加密手段，进一步增强对答案存储和提取的有效控制，另外，对于主观性的档案泄密工作要有效追踪，严惩不贷，严肃制裁损害档案信息安全的管理人员。规范档案管理，安全存储的条例、规章、法规等，对于档案管理工作的保密工作要上下一心，严格控制，谨防一切安全隐患的发生。对于可公开的档案，也要进一步做好筛查工作，防止被不法分子恶意篡改或非法挪用出现一系列衍生问题。

（二）进一步加强档案管理工作创新意识

档案管理工作面临新技术和新方法，因此，各个地区档案管理工作要进一步增强模式创新意识。积极借鉴不同地区，不同行业档案管理创新的新模式和新方法。加强区域规划意识，建立数字城市共享平台，互动空间等，增强对数字档案资源的开发和利用。另外，还需要加强对于人员创新的培训和监管工作。培养一大批具有专业意识的新型档案管理人员，要求他们既能够灵活运用现代化的管理工具，完成档案管理工作，更需要具备较强的服务意识，能够为科研机构，政府及社会不同部门提供完善的档案查询服务工作。另外，还需要具备较强的档案信息安全意识。能够完成一些重大档案的存储，更新等工作。对于一些涉密文件，要规范落实，人性化服务，既能够满足不同群体的调用需求，同时还要完善信息的保障和安全存储工作。

（三）全社会要建立完善的档案安全体系

目前，大数据理念已经深入到各行各业，因此全社会都要建立起较强的档案信息安全意识。首先，国家可以通过完善的规章制度，约束档案管理的大环境，逐步建立起完善的档案信息服务体系，对于基础内容采取公开发布，透明管理的方式。对于一些机密信息还需要做好保密工作，防止不法分子钻空子，产生一些安全隐患。另外，社会各行各业也需要增强档案信息安全管理意识，改变以前不合理的管理方法。档案管理工作者也要增强自身职责意识，尽最大努力保证档案信息安全规范。

总之，随着时代的不断发展，档案管理进入了一个新时期，档案管理方式也得到了很大的创新。但与此同时，档案管理面临更大的安全问题与存储挑战，需要全社会积极行动起来，健全档案管理的法律法规，优化档案管理的服务模式，增强档案管理工作人员的责任意识，以更加完善的档案管理流程，满足社会和公众对档案查阅的需求。

参考文献：

[1]杜慧. 大数据时代企事业档案管理模式变化分析[J]. 现代商贸工业， 2018（17）：73-74.

[2]王宁. 对大数据时代档案管理模式变化的探讨[J]. 办公室业务， 2018.

[3]刘伟. 大数据时代档案管理模式及完善策略研究[J]. 神州， 2018， 000（020）：263.