基于信息化条件下基层审计档案管理与利用

刘晓峰

摘要：在新时期，审计档案管理的地位越来越重视，社会需求日益增加。审计监督由于涉及到许多部门的经济实际运行情况，其档案管理与利用具有较强的特殊性。目前基层审计档案管理者必须要深入探究分析怎样科学管理和利用所有的审计档案。基于此，本文详细分析了基于信息化条件下基层审计档案管理与利用，希望可以为同行业的人提供参考意见。

关键词：信息化条件;基层审计;档案管理;利用

在新时期下，伴随着信息化的日益普及与应用，审计工作包含不同部门、不同行业和不同领域的经济大数据，部门运用大数据运作以及决策等等，慢慢成为新常态，而且审计机关也运用大数据对存在的主要问题进行准确分析诊断。审计工作在具体实践过程中产生很多档案资料，为社会经济发展提供服务，要求基层审计机关加强档案管理和利用。尤其是在信息化条件下，基层审计机关必须要改变传统的档案管理方式，合理利用档案，否则就会影响自身的稳定发展。

一、基层审计档案具有一定的多样性

在审计工作开展过程中，依照有关的法律法规，不仅要审阅关于查阅和被审计事项的资料以及开实施必要的调查，而且要获取有关证明材料，由此出现很多审计档案。在进行审计档案管理时，与其他部门档案除了有共性，也有特定，其一直都存在多样性的特质。

（一）审计纸质档案和电子档案共存

刚刚成立审计机关时，审计工作形成的档案主要是纸质档案，很多档案都是采用绘制以及手抄的方法，在档案管理中纸质档案时不可或缺的组成部分。在信息化社会背景下，信息技术逐渐在审计档案工作中普遍应用，利用多样化的手段，比如：网上采集以及计算机录入等等，在审计档案中普遍运用，形成审计档案处理数字化、档案内容迅速化，所以档案管理也必须要智慧化。在信息技术的支持下，审计档案管理形态有了显著的改变，不仅有传统的纸质档案，而且有影像档案和电子档案，造成纸质档案和电子档案长时间并存。此基本态势，对基层审计机关档案管理者提出越来越高的要求，不只是要根据有关法律规章制度对纸质档案进行管理，也要全面了解信息化利用技术，优化审计档案信息的立卷归档以及收集，甚至要重视电子档案和纸质档案的综合服务以及利用，在部门工作与社会经济发展过程中，需要将审计档案的重要作用全面发挥出来。

（二）经济数据档案和工作档案共存

就审计工作来讲，其职责是专门的经济监督，与经济大数据有不可分割的联系。地方财政预算、执行和部门运用公共资源开展的经济活动，全部是结合经济数据充分体现的[1]。审计机关采用多样化方法收集的有关证明材料很多都是经济数据范围，而且根据经济数据对问题进行分析和判断，形成有关的文字材料，比如：审计报告等等。部门工作很多都是利用数据将工作绩效充分反映出来，结合数据做出科学的决策。并且审计机关在服务地方工作大局以及国家治理中，也会出现各类工作档案。对于基层审计机关而言，经济数据档案和各种类型工作档案组成统一的档案，在档案内容中成为彼此关联以及共有互补，二者都是十分重要的。因此，作为基层审计机关，在档案管理过程中，必须要做到工作档案和经济数据档案同等重要，特别是全面收集且整理经济数据档案信息，进而确保经济数据的系统性以及完整性，进而方便经济数据对地方经济以及部门工作进行科学指导且服务。

二、基层审计档案管理呈现出复杂性

（一）审计档案管理出现质的改变

在审计工作的早期阶段，审计档案管理手段是以传统的纸质档案管理为主，只要根据档案有关法律规定，定期进行立卷归档，就必定与档案管理的有关要求相符[2]。然而在新时期下，审计档案管理工作有了质的改变，除了纸质档案规范管理有较高的规范要求，必须要根据有关法律加强管理，还要大力推广且运用现代信息技术，甚至要彻底摒弃传统的档案管理方式。伴随着服务内容的延伸以及审计工作的不断发展，审计档案管理内容与业务的日益扩展，审计档案管理类型与业务量越来越多，而且必须要分类管理电子档案与纸质档案，造成立卷归档工作难以开展，新要求和新任务导致审计档案管理更加复杂。

（二）审计档案对服务社会有很大的期望

全面发挥在社会治理中审计档案的促进作用，就必须要建立服务型档案以及服务型审计。在服务型政府建设过程中，既要结合社会需求增设服务供给，又要扩大政务透明度。在现代化社会，档案不只是简单的管理，也要合理利用且服务。伴随着审计工作的作用日益重要，社会对审计有了越来越大的期望值。社会既要发挥在社会经济发展中审计工作的促进作用，又要求及时向社会公开审计事项，要想做到这些，必须要重视审计档案所发挥的作用。由此可以得出，在新时期下，档案管理的根本任务是审计档案服务[3]。然而因为很多因素的约束，审计工作并没有完全对外开放，运用审计档案服务发展的整体水平和社会需求的冲突仍旧相当突出。

三、加强档案利用的针对性

（一）促进档案和实施审计监督之间的配合

对于地方预算而言，基层行政单位扮演着执行者的角色，还是审计机关的主要监督对象，监督的主要目的是促进部门工作稳定发展。审计范围相当广，主要包括部门的经济活动以及预算部门，还有在经济决策中领导干部承担的经济责任，而这些全部是部门归档不可或缺的主要内容，审计具有周期性规律，是计划性组织实施，而过程中的有关资料已经都归档。在新形势下，全新的职责是部门档案与审计监督想配合，需要长期的坚持[4]。只要审计机关明确进行审计监督，财务工作人员与部门档案工作人员要积极配合，在第一时间提供归档的有关资料，保证提供资料的全面性以及准确性，为保证审计工作顺利开展打下良好的基础。并且要在适当的时机归档审计机关所出具的有关审计文书资料，确保审计事项档案内容的全面性以及一致性。此外，档案管理者履行职务的内容也包括主动配合审计机关做好审计监督工作，合理利用既有档案，真正实现档案在管理以及利用过程中的内在价值。

（二）帮助部门做好预算执行

部门的预算执行直接影响财政预算的绩效，而且是经济活动的充分体现。在改革日益深入以及政府绩效管理不断推进的背景下，预算绩效受到普遍关注，已经成为审计监督的根本目标。其实，不管是预算执行情况，还是其绩效水平，全部是利用有关经济数据来反映，而档案的内容是以这些数据为主。作为部门档案管理者，了解档案的经济数据，在履职中必须要善于运用经济数据对部门的实际预算执行情况进行分析，而且根據审计机关发现的问题和提出的审计建议，将部门工作自身的参谋功能更好的发挥出来，帮助帮助加强才真预算执行以及审计整改[5]。具体来讲，部门档案管理者必须要合理运用管理以及了解经济数据的各项优势，借助网络比较分析归纳经济数据和当前预算执行以及经济的实际运行情况，迅速找到负面情况，相互协调配合，尽快将问题有效解决，进而为部门做好预算执行和保证预算绩效打下良好的基础。

结语：

总而言之，在信息化条件下，对于基层审计机关来说，这是一把双刃剑，既带来很多发展机遇，又面临严峻的挑战。而基层审计机关在工作中往往会产生很多档案，档案信息又直接影响机关的发展水平，所以随着信息技术的不断发展，必须要进一步加强档案管理与利用。

参考文献：

[1]刘慧敏.规范审计档案管理的思考[J].行政事业资产与财务，2020（06）：115-116.

[2]于高峰.新审计档案管理下的审计档案工作优化分析[J].兰台内外，2020（06）：63-64.

[3]刘继红.浅谈信息化条件下基层审计档案管理与利用[J].财政监督，2017（03）：73-75.

[4]安兆芳.县级审计机关审计档案管理措施分析[J].黑龙江档案，2014（02）：118.