档案信息数字化的管理与应用

摘要：当下，信息化时代的带来让社会信息的传播方式也发生了重大的变革，人们的生活方式，工作方式和思维习惯都受到了科技信息发展的影响，社会各行各业都在加强信息化建设，从传统的工作模式向着更方便、快捷的方式转化进步。档案作为一项原始但重要的凭证信息，在近些年也开始大规模推行数字化管理。本文就公证行业中基于信息化建设的公证档案管理相关问题进行探讨，旨在适应社会信息化发展的趋势，以信息技术为基础建立功能齐全的数字化档案系统，优化公证档案的管理工作。

关键词：档案信息数字化;公证; 效率

档案作为一种重要的信息资源，档案管理效果直接影响着档案服务质量。当前社会发展形势下，传统的档案管理模式已经难以满足时代发展需求，以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀，老化等问题。这就要求档案管理效率和质量必须相应提高，档案管理的物质条件与技术条件必须相应改善，档案管理的现代化水平必须相应发展。将纸介质文件信息进行电子化处理，具有存储，管理，共享等功能，还可以减少文件库房占地，既节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。档案信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。档案信息的数字化是信息时代档案工作发展的必然结果，也是档案工作继续进步的必然条件，数字化档案也必将成为今后档案存在的主要形式[1]。

一、档案信息数字化的概念与内容

（一）档案信息数字化的概念

档案信息数字化是一项事业建设过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。档案信息数字化利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

（二）档案信息数字化的原则

1、规范化：所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准;

2、安全性：在数字化过程中要确保：

（1）檔案原件的安全;（2）数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;（3）档案信息内容不泄密;

3、效益性：档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，要讲究效益。

（三）档案信息数字化的内容

1、档案目录信息的数字化，目标是建立档案目录数据库。关键是严格规范档案信息的著录标引并科学选定档案目录数据库结构;

2、档案全文信息的数字化。

二、档案信息数字化管理的作用

（一）提升工作效率

对档案进行数字化管理，能够及时将资料归档并进行利用。数字化档案管理能够真实反应情况，使用户对资料的查询变得更加的便捷，能够让办公人员只动动手指就能对当前发生的事情有一个全面的了解，数字化档案管理打破了传统档案管理的局限性，真正做到了超时空流动，将档案库的管理从文件实体转变成了信息管理。

（二）有利于使档案管理工作更加规范和标准

将数字化档案应用于档案管理工作当中，有利于使档案管理工作向规范化和标准化方向发展[2]。想要实现数字化档案管理模式，首先就要将原本纸质档案的内容存储到电脑当中，所有的档案信息都录入到电脑当中之后就能够构建数字化档案，对于档案实行电子管理。同时，还要随时对电子档案进行更新，所以，数字化档案更加的规范和标准。

（三）提高了档案的使用效率

传统的档案大部分都是以文件文本为载体，保存在档案室或者是档案馆，不太方便当事人的使用。利用数字化进行档案管理，能够使当事人更加方便和准确的搜寻到对自己有用的资料，数字化档案管理彻底打破了时间与空间的限制，使档案的使用效率得到了大大的提升。

（四）提升档案管理的经济效益

目前，传统的档案管理模式为了满足社会经济发展对大量信息的需求，大量的增加办公人员与办公费用，直接导致档案管理的成本的增加。数字化档案管理技术的运用，改变了传统的管理模式，将为文件文本为载体的档案信息对象转变成了机读档案，节约了大量的管理费用，节省了占地空间。提高了档案管理的经济效益。

三、档案信息数字化在公证工作中的应用

（一）公证档案的特点

公证档案是由公证文书材料转化而来的，是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。一起公证案件在办理过程中所形成的文书材料，经过系统整理，归档保存起来，作为历史记录和原始凭证，就是公证档案[3]。公证档案具有以下特点：

1、严肃性，公证档案与公证当事人有着直接的联系，所以，公证档案也具有一定的严肃性，彰显司法的公平与正义;

2、专业性，公证档案记录了公证机构依照国家的相关法律法规办理公证的真实过程，具有一定的专业性;

3、保密性，公证档案的内容涉及公证当事人的个人隐私，基于对个人隐私保密的原则，非相关人员不得查阅。

正是由于公证档案的这些特点，决定了公证档案工作的高要求、高标准、高规范性。

（二）档案信息数字化管理的运用

公证档案种类繁复且细致严谨，公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类。而这四类公证文书材料下，公证档案按照保存期限分还可分为短期卷宗、长期卷宗和永久卷宗。细细区划出来，公证机构的公证档案光是卷宗登记簿就要十多本，而要从这十多本登记簿中找寻一本卷宗，只能一一翻阅，细细查找，非常浪费时间。

数字化管理的公证档案，是将公证卷宗分门别类的录入电子系统中，查找相关档案时，只需在电子系统中输入相关关键词，便可方便、轻松的查找到需要的档案，而且，不用将纸质档案翻阅出来便可直接预览卷宗内容。非常的方便、快捷，大大的提升了工作效率。

（三）档案信息数字化管理在公证工作中存在的问题及应对策略

在公证工作的档案信息数字化管理中还存在着较为严重的问题，例如：信息数据库更新的不及时，人员与档案信息管理系统匹配效率的低下，数字化管理体系的不完善等，都深刻的影响着数字化档案管理在公证工作中的展开。针对上述诸多问题，为促进公证工作中的数字化档案管理又快又好的进行，满足于单位及人员的多元化档案信息的需要，特提出以下应对策略：

1、建立完善的数字化管理制度

（1）掌握数字信息技术，合理归档。要保证数字化档案管理的建设安全和有序开展，作为公证机构，就应建立归档制度、数字档案鉴定制度、网络安全制度等一系列的管理制度。重视数字化档案管理，确保其价值的有效利用和发挥。掌握数字信息技术，做到归档合理。积极学习数字信息技术，掌握数字化档案的分类，存储，读取技术，做到归档合理。

（2）确保数字化公证档案的安全性。档案作为文献资料具有一定的特殊性，有些档案是不能公布，需要保密，在将档案进行数字化管理后，应特别重视其安全工作，尤其是对于公证档案而言，其特殊性和重要性更是十分突出。所以，建立电子档案的安全制度尤为重要。

（3）注重数字化档案的软硬件管理。电子文档管理制度包括软硬件的安全管理，硬件的安全管理主要是要严格把关存储载体的质量，做好电子文档的保存工作，延長电子文档的保存时间，并安排专人负责储存电子文档的设备与磁介质，防止温度与湿度与电子文档的保存造成一定的影响。软件管理制度主要是利用密码管理与多级权限等多种安全控制手段来提高数字化档案管理系统的保密性，保护数字化档案管理体统不受非法的修改、访问与破坏。

2、构建信息技术支持系统

数字化档案管理系统的构建是确保公证档案实施数字化管理的重要举措。因而必须确保所构建的数字化档案管理系统具备平滑升级能力，利用光纤连接磁盘阵列来确保数字化档案管理系统的高性能，利用增多扩展模块来扩大数字化档案管理系统的存储容量。数字化档案管理系统必须具备高可靠性，为确保数字化档案管理系统的安全运行，系统使用的磁盘阵列必须在机构和硬件构成上都采用的是冗余设计，没有单点障碍的存在。

在公证档案管理工作中，传统的公证档案管理模式已经不能满足当今公证工作的需要，不能适应社会经济发展的步伐。在公证工作中实现数字化档案管理，能够提高公证人员的工作效率，提高档案使用效率，提升档案管理的经济效益。对于公证行业来说，推动档案信息化的建设，有利于适应信息化社会的发展趋势，紧跟时代发展步伐，建立功能齐全的数字化档案馆，方便公证档案的管理。所以，公证人员在数字化档案管理过程中要不断的健全档案管理制度，增强数字化档案管理的安全性;构建信息技术支持系统，做好数字化档案管理的保密工作，公证机构要利用自身的优势资源，建立信息查询系统，以实现档案资料的共享，提高办理公证的效率。

四、总结

目前经济的发展，数字化的档案管理已经普遍应用于各行各业的档案管理中，数字化的档案开始作为一种新的信息资源，与经济的发展同步进行。数字化的档案管理也为公证行业提供了更多的有效信息服务。通过利用档案信息数字化高效率、高标准、高规范的特点加强档案资料的汇集、提高员工的档案意识，构建信息技术支持系统，从而更好的推动档案信息的数字化管理，使数字化档案更好的为公证行业服务。

作者简介：

汤艳丽（1975.6.16-至今）;性别：女，籍贯：河北省承德市，学历：本科，毕业于河北大学;现有职称：初职助理馆员;研究方向：档案管理。

参考文献：

[1]张淑枝.企业档案数字化管理的认识和思考[C]，齐鲁档案论坛，2009。

[2]李满.数字化档案在档案管理中的作用[J]，科技风，2020，（03）。

[3]彭会兰.公证档案的特点及其管理[J]，档案时空，1997，（02）。