浅谈建设项目的档案管理工作

华维能

摘要：本文根据建设项目档案的特点和构成，结合对建设项目档案管理的工作实践，分析建设项目档案管理工作中存在的问题，探讨做好建设项目档案管理工作的对策。

关键词：建设项目 ; 档案管理;  问题 ; 对策

建设项目档案管理工作有着自己的特殊性，它不仅仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、整理、审核到竣工验收、项目后评价，需要建设、设计、勘察、施工、监理及设备供应等参建单位共同来完成，是一项需要密切合作的工作，参与建设的各方面存在一种互动的关系。建设单位作为项目建设的法人主体，是项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极的配合，才能保证整个项目档案工作的順利进行。近年来，中石化镇海炼化分公司建设项目不断，如何将大量的文件材料，形成高质量的项目档案，需要形成一套行之有效的做法。本人在建设项目档案管理工作中，进行了一些探索。本文结合公司建设项目档案管理工作的实践，就如何做好重大建设项目的档案管理工作，谈一下粗浅看法。

一、建设项目档案及其特征

建设项目档案是指项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是工程建设活动的真实记录。它的形成、积累、整理和归档，贯穿于建设项目从立项到工程竣工验收交付使用的整个过程。总的来看，建设项目档案具有以下特征：

（一）内容的综合性

建设项目档案内容具有综合性。工程项目从立项到建成，需要经过国家各级管理部门的严格审批审查，办理行政许可，实现项目合法建设（见表一）;国内外众多行业单位的参建管理，不同专业技术的融合汇总。因此，项目运作过程中所形成的档案种类复杂、载体多样、来源广泛，综合性强。

（二）形成的长期性

建设项目的实施是一个长期的过程，建设周期可能会延续几年，因而，较之其它种类的档案，建设项目档案无论是收集、积累、还是验收档案都具有显著的长期性特点。

（三）管理的统一性

建设项目尽管工程规模大，参建单位众多，但是工程建设作为一个整体的概念与一项完整的系统工程，必须贯彻统一规划、统一协调、统一管理的思想，工程项目档案的管理必须按照国家档案部门及行业的有关规定，贯彻“集中统一”的工作制度。

二、建设项目档案的构成

（一）建设单位管理性档案：是指项目法人从项目开始建设到项目竣工，整个过程中产生的合同、协议、招投标管理档案，计划统计、预算投资档案，征地移民档案，环保、消防档案，资产管理档案;

（二）论证研究档案：是指承担重大建设项目论证、研究的组织机构，在国家或项目法人委托下，对项目建设进行调研评估形成的调研、论证、可行性研究档案;

（三）调控决策档案：包括对项目立项、设计、开工、概算、投资、竣工验收的批准文件;

（四）勘测设计档案：包括水文、气象、地震、地质档案，基础设计档案，技术设计档案，详细设计档案;

（五）施工建设档案：指各建设承包单位在项目实施过程中，根据项目建设法人的合同委托，进行职能活动所形成的物资设备采购档案，土建施工档案，设备管线安装档案，电气仪表安装档案，监测调试档案;

（六）设备监造、项目监理档案：指建设监理单位在项目法人委托下，对项目及其重要设备的设计、制造、施工进行监督和管理所形成的综合管理档案、组织协调档案、质量控制档案、进度控制档案、造价控制档案、验收评价档案。

三、建设项目档案管理工作的阶段性特点

项目前期阶段。这个阶段主要以做好项目的立项、可行性研究、勘察设计、招投标、基础设计、详细设计等文件的收集与分发工作为主。要做好项目的立项时期文件材料的收集工作，注意收集不同版本的可行性设计方案。重大工程项目立项以后，可能会产生多种可行性研究报告、设计方案、招投标文件材料、尽管这些材料不可能都成为设计基础材料。但是，每一个方案的论证都是在特定的历史时期、在特定的条件下，投入了一定的人力、物力和财力，都融入了智囊团的智慧，有其现行存在价值和今后的参考价值。

项目施工阶段。这个阶段就是要做好施工单位档案业务指导工作、做好施工单位的档案监督检查工作和施工监理检查工作。要保证工程项目档案的质量关，必须要从文件材料形成开始，要把好档案材料来源即文件的质量关。在项目建设时期，要协助培训参建单位的档案资料员，指导参建单位项目文件的收集整理编排工作。要明确归档范围、整理组卷要求、归档单位、归档时间，以制度化的建设项目档案归档规定这一文本为标准，加强对建设项目文件的业务指导、检查、验收和考核工作，使建设项目档案归档做到五个词，十个字，即：完整、准确、系统、合格、及时。

项目档案竣工验收及后评价阶段。这个阶段就是在归档环节对归档材料进行的查漏补缺、去粗取精、去伪存真，发现和纠正档案文件在编制过程中的失误和偏差，使之趋于完善，保证档案文件材料的质量。

四、做好建设项目档案管理工作的对策

（一）加大宣传力度，提高全员档案意识

档案是信息资源的主要载体之一，加强档案管理，大力开发档案信息资源已成为形势所趋。1987年9月5日《中华人民共和国档案法》的颁布和实施，为档案部门大力宣传《档案法》，提高全员档案意识提供了良好的契机。镇海炼化分公司档案部门一方面在每年9月开展档案宣传月活动，通过公司电视台、大屏幕等媒介进行档案知识、档案管理制度的宣传;同时还专门聘请中石化兄弟单位档案专家、宁波市档案局的有关领导和专家来我公司举办档案知识讲座和各种形式档案知识培训班，使广大工作人员真正认识到做好项目档案的重要意义，以及各自应尽的责任和义务。领导的档案意识也增强了，项目档案管理也就自然摆上了议事日程。

（二）完善标准，实现建设项目文件的制度化管理。

要重视建设项目文件管理工作，把加强对建设项目文件工作的监督、指导作为档案部门年度目标管理考核内容，逐步完善有关建设项目文件管理制度。近几年先后重新修订了《建设项目（工程）文件归档要求及档案管理规定》、《乙烯工程项目文件接收、发放工作管理流程》、《乙烯工程项目文件发放范围及数量的管理的管理规定》、《乙烯工程项目文件笔译管理规定》等制度，规定设计单位、施工单位、监理单位签订合同（协议）二周内，向档案馆办理《建设项目文件管理网络登记表》，登记项目负责人、资料员的姓名、联系方法，资料员应接收档案馆的业务培训。同时规定项目档案验收合格后，档案馆出具《建设项目设计文件验收证书》、《建设项目施工文件、竣工图验收证书》、《建设项目监理文件验收证书》，乙方凭该证书方可财务部门结清费用。切实把建设项目档案专项验收纳入建设项目竣工验收内容，确保重大建设项目文件的完整、准确、系统和有效利用。完善的档案工作法规、规章为项目档案工作的开展提供了有力保障，规范了建设项目档案工作。

（三）加强竣工图编制工作的管理

（1）明确制作竣工图是设计单位的责任。因为建设项目，设计是龙头，要控制工程造价，首先应优化设计、确保质量，提高设计水平;另外，设计部门应认识到，制作竣工图是设计的一部分，是设计终结的表示。优化设计就一定要保证竣工图质量的优良。

（2）用合同的形式来确定建设方和设计方的关系，用合同条款来明确设计方制作竣工图的深度、套数、具体要求及奖惩措施（包括滞押金等）;鼓励设计单位以优质的设计服务和优质的竣工图质量，来占领建设项目设计市场。如：镇海炼化分公司150万吨/加氢裂化装置与洛阳石化工程公司签订的设计合同中，就明确规定了设计单位归档责任。

（3）明确总设计费用应包含设计图、施工图、竣工图等，在设计单位提供施工图后，基建单位可支付设计单位总设计费的2/3，其它1/3待工程完工，提供齐全、准确、规范的竣工图后，再行支付，并且在结算设计费用时，建设单位有权从设计费中扣除因不合理设计造成的附加费用，也有权从施工费中扣除因施工单位不合理施工造成的附加费用。就是说，要想降低工程造价，就应把参建单位捆绑在一起，谁造成成本增加，就应该由谁来承担责任和费用，就影响谁的效益和信誉。

（4）明确建设项目竣工图编制应符合下列规定：

a）竣工图绘制依据为原施工图、已经实施完成的设计变更通知单、工程联络单等工程变更信息;

b）施工图有变更的应绘制竣工图，签署栏中的版次号标注为J版（以竣工图“竣”字汉语拼音第一个字母大写为标识;部分施工图无变更的，终版施工图作为竣工图;目錄标注为J版;

c）按图施工整套设计文件无变更的，终版施工图作为竣工图，目录标注J版做为竣工图，并加以说明。

（四）加强监理文件形成、积累工作

（1）建设单位在委托监理单位时，应把做好监理档案工作作为一项重要内容列入工程监理合同中。对监理文件材料的内容、质量标准、数量及相关责任等要有明确的条款，使监理单位认识到监理任务不仅是完成硬件——工程监理工作，还必需同时完成好其软件——监理档案工作。有了这样的档案意识就为工程竣工时向建设单位移交齐全、完整的建设工程监理档案创造了条件。

（2）监理单位要建设由总监理工程师总负责的纵向到底、横向到边的监理档案管理网络，层层制订工程监理档案制度，把编制真实、准确、齐全的监理档案列入监理人员的岗位职责中，保证工程建设各个环节形成的监理档案的完整和准确程度。

（五）培养人才，建立一支高素质的复合型队伍。

培养高素质的复合型档案专业人才，以适应信息化时代人才市场的需求，是重中之重，是当务之急。建设项目档案是建设过程的真实记录，对于建设项目档案的管理，客观上要求我们不仅要有扎实的档案业务知识，还必须掌握相关的工程建设方面的知识，要了解基建项目的概况、生产工艺基本流程等，以便对所接收的项目档案做到心中有数，提高建设项目档案管理工作的有效性和准确性。为此镇海炼化公司档案部门在加强日常的档案业务知识学习的同时，还专门请有关工程技术人员来为档案管理人员讲授有关建设项目管理方面的知识，开拓了档案管理人员的视野，丰富了知识面。

五、结束语

建设项目档案形成周期长、流动环节多、牵涉的部门和单位面较广、档案资料内容繁杂，给项目档案管理工作带来一定的难度。但是建设项目又有其自身的规律和程序，要重视档案工作，把握这些特点和规律，找出存在的问题，制定相应对策，并加以制度化、规范化;要从项目立项开始，实现项目文件的全过程管理，通过项目参建单位的共同努力，建设项目档案管理工作水平一定能不断得到提高。

参考文献：

1.Q/SH 0704-2016《建设工程项目档案管理规范》

2.DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档及档案整理规范》

3.GZHLH-B010208-43-445-2012-1-T3-120-028《镇海炼化建设项目档案归档管理规定》》

4.  SH/T 3503—2017 《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》