试论电子文件管理部门职责与原则性问题

陆炳璇

摘要：各个行业在办公的时候基本都是采用自动化的形式在办公，因此也出现了很多的电子档案。电子档案的出现对纸质的档案造成不小的冲击。电子档案使用的越来越多，就要对电子档案尽心管理，而且还要保证电子档案的完整，使其在使用的时候能够有效。主要分析了电子档案的有关管理工作。

关键词：电子文件;有效管理;档案;完整

档案管理工作对于经济发展有积极的作用，因此人们开始重视档案的管理工作。而现在出现最多的还是电子档案，因此檔案的管理工作还是以电子档案为核心，采用的管理方法也比较新，这些新的思想也逐渐被接受。对于档案管理部门来说，现在的问题就是如何才能做到档案管理工作，保证收集到的档案是完整的，同时还要做好档案的整体以及归档工作。对于电子档案的管理，管理人员要有职责，并且在管理的时候坚持一定的管理原则。

一、电子文件

伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是非常重要的信息资源和珍贵财富。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。在目前工作中，不管是办公自动化系统中产生的各类文件，还是用各种智能电器拍摄的视频、音频以及照片文件，他们都隶属与电子文件，同时这一文件还包含了计算机在运行中所发出的指令、运行环境记录等内容。

二、明确电子文件的管理

（一）档案行政管理部门的工作

档案的管理工作需要行政部门的支持与管理，而且在管理的时候，还要加入信息技术，并且要及时的与管理部门沟通，保证在区域的范围内，档案的管理要科学，同时做好对档案管理的监督工作。因为我国在对档案管理的时候，采用的管理模式较新，而且管理的工程并不长，一切都属于探索阶段。在这一过程，没有成熟的管理经验，也没有健全的管理制度，这样就会使档案的管理工作有问题。因此在对档案进行管理的时候，要重视对新技术的引进，同时还要优化管理的方式，从多个角度，例如技术以及理念等出发，保证档案的管理工作是有效的。

（二）电子文件行政单位的工作

电子文件是整体的内容，而且较为系统。在对电子文件管理的时候，要从全过程上对件有所了解。全过程是指在文件开始收集的时候就要管理，最后到文件的收档，而在这一过程中，涉及到很多的管理部门，例如档案管理部门、信息部门等，在具体的管理工作的时候，也要协调好各部门的管理工作。而且每一个部门都有自己的管理责任，在管理的时候，要有科学的管理规范。

1.档案部门

因为电子文件出现的较短，所有与电子文件有关的技术以及管理方式都很新，都处于摸索发展阶段。因此档案部门在工作的时候，要有严格的管理制度，在引进信息技术的时候，也要做到合理。这样档案的信息技术还有管理技术才能统一。档案部门的工作主要是将所有的电子文件归档，确定文件的管理时间，以及最长的管理期限。管理部门还要与社会建立良性的合作关系，这样才能保证管理部门符合时代的变化。

2.信息化工作部门的职责

在管理电子文件的时候，要保证文件是准确的，而且管理的文件也应该是完整的。对于档案的管理还要保证有效。使用的管理手段要不断的优化，同时还要引进新的技术。在对档案的系统管理中，工作内容不仅仅是管理档案，还有档案部门与其他单位的沟通。要对档案管理工作合理的设计。在计算机的内部要备份电子文件，以免在对电子文件管理的时候，文件会丢失，备份电子文件可以保证文件的安全。如果计算机的硬件环境出现了变化，那么在其改变的时候，就要转移电子文件。

3.电子文件形成部门的工作

电子文件是在具体的工作中出现的，因此在对文件管理的时候，要在单位的规定下进行，从而完成一系列的管理工作。事实上，管理电子文件，并且做到合理的管理不能靠一个人来完成。而且文件的管理工作也不是一个部门可以完成的工作。在对文件管理的时候，要让文件的产生部门参与进来。并且让其认识到管理文件是很重要的。让其积极的参与到文件的管理中来，对于合理的保管文件是有利的。

三、电子文件的管理原则

对于电子文件的管理要及时的控制，但是对其的控制要从管理工作开始就要控制，而且所有的管理环节都要有控制工作，这样才能保证管理的文件是真实并且有效的。在对文件管理的时候也要坚持几个原则。下面我们简单的探讨在管理文件的原则。

真实性，在保证文件的真实性上要对文件有基本的了解，从文件的内容以及结构等等，都要十分的清楚。保证文件在开始形成以及形成之后都是相同的。无论文件是在哪管理，文件的内容都不能发生变化，文件的形式也完全相同。在保证文件的真实性上，才能让电子文件具有法律依据。

完整性，是指电子文件是完整的，无论是结构还是内容都没有任何的偏差。在保证电子文件完整的时候要在几个环节中体现。首先是在文件的收集，这也是管理文件的第一个环节，如果在收集的时候，文件就是不完整的，那么文件的有效性就受影响。其次是将文件收档，文件的内容是记录单位的活动内容，在归档的时候也要保证文件的完整。

有效性，文件是具有价值的，可以在日后利用的时候使用，如果没有失去了有效性，那么在使用的时候就不能发挥价值。保存的所有文件都要具有有效性，这是保存的前提条件。文件的有效性是指文件在输入的时候，可以被识别，否则就是没有用的信息。

文件的安全性，文件内部的数据是安全的，还有文件在运行的时候，管理文件的系统也是安全的。电子文件的安全管理有几个问题：首先是在修改文件的时候很方便，使文件看不出修改的痕迹。但是这种安全性也出现了很多的非法修改。其次是因为电子文件是在网络中产生的，在网络环境下生存并且发展，可是现在的网络并不安全，所以会有非法入侵的现象，非法入侵就会使文件不安全。最后不能限制文件使用者，因为技术水平有限，没有办法全部鉴定使用者，上述原因是影响文件安全的主要因素，因此要解决以上问题，从而保证文件的安全。

四、结束语

综上所述，可以得知，只有加强做好电子文件管理工作，才能充分保障电子归档工作的有效开展，确保电子档案信息的真实、完整。

参考文献：

[1] 张文元. 电子文件全过程管理中的监管研究[J]. 北京档案. 2013（11）.