加强“三化”建设 提升档案管理科学化水平

摘要：档案管理工作一直是我国的基础工作，加强“三化”建设，有助于优化档案管理体系。本文主要介绍在档案管理中开展“三化”建设的必要性，并提出转变档案管理意识、全面优化制度环境、积极融合先进技术、完善档案管理条例等措施，旨在提升档案管理的科学化水平，提高档案管理效率，保障档案信息安全。

关键词：“三化”建设;档案管理;制度环境;先进技术

引言：以“三化”建设为前提，档案管理工作可有效覆盖日常信息常规采集、突发信息追踪采集、历史信息补充采集以及重要信息主动征集，借助信息化平台实现归档一体化档案管理，全面优化归档流程，完成同步归档节点控制，通过数据加密保障信息安全，目前“三化”建设已成档案管理部门的主要工作任务。

一、在档案管理中开展“三化”建设的必要性

近年来，我国高度重视档案管理工作，国家档案局发布的《机关档案管理规定》、《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》、《档案数字化外包安全管理规范》、《数字档案管理系统测试办法》等为相关单位在档案管理中开展“三化”建设奠定了坚实基础。随着我国科学技术环境的逐步改善，档案信息载体具有了多元化演变趋势，为档案管理工作增加了一定难度，在档案管理中开展“三化”建设可有效规范档案管理环境，充分突出信息化档案管理工作的作用优势，全面降低档案管理人员的工作压力，提高档案管理效率。同时，在信息技术的支持下，相关人员还能深入挖掘档案资源的内在价值，充分体现档案管理“三化”建设的深层次发展意义。公开资料显示，2012年～2019年，我国档案管理软件行业市场规模分别为13.5亿元、16.6亿元、19.5元、24.3亿元、32.0亿元、40.7亿元、47.0亿元和52.5亿元，由此可知，我国对档案管理中“三化”建设的重视程度不断提升，“三化”建设已具备坚实理论基础和技术基础。

二、档案管理中的“三化”建设路径

（一）转变档案管理意识

目前，档案管理工作已具备多元主体协同治理特征，加强“三化”建设可切实提高相关单位的档案管理水平，促进生产经营工作标准化开展。在档案管理的“三化”建设中，应积极转变档案管理意识，相关部门应充分认识到档案“三化”建设的重要性，继而组织各单位积极参与档案管理技术交流会议，在会议上整合一段时间内在档案管理工作中取得的阶段性成就以及目前档案管理工作中存在的问题，加强管理反思。在這一过程中，档案管理交流会议能够成为各单位积极交流档案管理经验和“三化”发展经验的优良平台，政府部门应成为转变各单位档案管理意识的主体，通过开展“三化”建设试点，充分突出“三化”建设的优势，支持相关单位全面更新档案管理意识，积极学习档案管理的先进技术和手段，结合实际情况和档案管理需求，完成档案管理体系的针对性改进。值得一提的是，在档案管理的“三化”建设中管理意识的转变主要是从传统的纸质、单一化档案管理观念向现代化、标准化和制度化管理观念转化，切实打破传统管理观念的框架限制，实现管理理念的更新[1]。

（二）全面优化制度环境

基于我国对档案管理工作提出的全新要求，可通过全面优化制度环境，提高“三化”建设效果，以下对其进行介绍：

在创新档案管理制度的过程中，应严格遵循与时俱进原则、完整性原则、标准化原则以及人本化服务原则，打破档案统一管理的框架，保障档案的平等性，建立电子档案管理制度，提高档案管理的信息化水平。另外，为全面改善档案管理环境，各单位还应在开展档案管理工作的过程中掌握档案管理现状以及现有制度环境，并以新公共服务理论为基础，编制档案管理人员行为手册，对档案管理人员的档案管理行为进行有效规范。还可健全档案管理制度体系，在原有制度体系的基础上添加档案管理人员绩效评价制度、档案管理人员教育培训制度。其中，档案管理人员绩效评价制度可将档案管理效果、效率与档案管理人员的薪酬体系挂钩，切实提高档案管理人员对档案管理工作的重视程度，而档案管理人员教育培训制度则可支持档案管理人员不断学习先进的档案管理技术，在工作中全面融合创新化发展思想，拓展工作视野，实现工作质量的提升。值得一提的是，在全面优化制度环境的过程中，还应有效打造档案管理监督平台，科学监督档案管理人员的工作行为，通过导出阶段性的档案管理数据，分析一段时间内取得的档案管理成果以及工作中存在的缺失，对档案管理系统进行针对性改进和优化[2]。

（三）积极融合先进技术

我国在档案信息化建设上起步较早，但发展缓慢，信息化建设起点较低，投入较少、发展不平衡，组织系统信息化建设虽然已取得长足进步，但仍旧滞后于发达国家。从这一角度出发，在档案管理“三化”建设中，应积极融合先进技术，使得信息化档案系统建设具备统一规划和优良的软件、硬件环境。

在档案管理“三化”建设中融合先进技术时应严格遵循系统性原则、规范性原则、安全性原则和效益性原则，有效利用信息化技术构建统一、完整的档案信息云数据库网络以及档案信息数据自动处理的智能管理系统和信息数据高效利用的内容应用体系，形成档案材料数字化管理方式自动化、资源利用网络化、理论研究专业化的档案管理环境。另外，还应在积极融合先进技术的过程中基于各单位在档案信息化管理中存在的档案信息化标准不规范、资源投入不足、信息化经验不足、管理不到位等问题制定有针对性的信息化标准体系，整合资源，完善行政架构，制定档案信息化建设的长期规划，完善技术融合流程，配置安全防护软、硬件，形成保密制度，建立档案管理人员信息化培训机制，强化在岗人员的培训力度，加强档案信息化人员的交流和锻炼，争取财政支持，加大对先进技术引进和应用的支持力度，配备必要的软、硬件设备，推进“三化”工作持续开展。

（四）完善档案管理条例

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》确定了档案事业发展的指导思想和目标：到2020年实现以信息化为核心的档案管理现代化，加快档案管理信息化进程，持续推进数字档案建设，充分体现了我国对档案管理工作的高度重视。在加强“三化”建设力度的过程中，应致力于完善档案管理条例，以下对其进行介绍：

首先，没有信息安全，就没有国家安全，相关部门应针对档案信息安全管理加强制度支持，建立和完善档案的收集、整理和保管，利用、鉴定、销毁等管理制度，采用可靠的安全防护技术和措施，保障档案信息的真实、完整、可用。

其次，应致力于提高档案管理工作的规范化水平，出台相关法律制度规范档案管理的责任部门以及档案管理的具体流程，支持相关单位构建完善的档案管理体系和维护体系。

最后，应明确各单位在生产经营过程中所产生的档案资料的归档保存期限，设定档案资料分类标准，充分优化公民、企业、社会组织在档案管理中的主体地位，有效平衡档案管理主体权利和义务，铺设顺畅的民主参与和监督管理的档案管理通道，清除制度障碍。

结论：档案信息中蕴含着丰富的社会价值、公益价值、人文价值和历史价值，与我国现代化建设具有密不可分的关系，通过转变档案管理意识、全面优化制度环境、积极融合先进技术、完善档案管理条例可切实加强档案管理中的“三化”建设力度，促进档案管理科学化发展，满足我国对档案信息的实际应用需求。

参考文献：

[1]杜小平.新时代档案管理工作的创新探究[J].参花（下），2020（10）：49-50.

[2]曹丙贵，罗长文.试论纸质档案与电子档案的融合[J].兰台内外，2020（29）：7-9.

作者简介：

朱作发（1990）男 汉 籍贯：天津 最高学历：大学本科;目前职称：研究方向：档案。