浅谈新时期如何做好公安档案管理工作

黄涵

摘要：公安工作历史是靠档案记录的，档案材料公安工作就失去了发展基础，难向着更广阔空间发展。目前，因为公安档案管理人员管理意识薄弱，缺乏岗位职责和专业技能水平，对公安档案安全、规范管理埋下了隐患。因此，新时期公安档案管理工作应该顺应时代发展不仅要提高公安档案管理人员的综合素质，还要加强技术引进，构建完善档案管理设备，完善档案管理，推动公安档案管理健康发展。

关键词：公安档案;档案管理;管理观念;观念创新

引言：信息时代，公安工作在不断深入和发展，各项工作都提出了更高、更严的要求，公安档案管理工作也面临着巨大的机遇和挑战。传统公安档案管理工作存在很多弊端，在新形势下得到一定程度的强化和改进，公安档案管理工作向着制度化、规范化、信息网络化的方向发展。

一、公安档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理意识淡薄

随着时代的发展，原始档案材料的重视程度不断提升，但是公安档案管理意识还有待提高，需要不断加强宣传与培训。首先，公安机关事务性工作任务繁重，因为涉及项目多，客观上因为时间有限在档案管理领域缺少了解和掌握，造成档案管理意识薄弱，片面地认为档案就是一堆废纸，只要不丢失，分类放置就可以。其次，原始纸质档案的不规范管理是造成原始材料严重损害的主要原因，其损失不可估量。在档案管理工作中没有意识到档案环境对档案的破坏，以及档案存档环境的安全问题，常常因为疏忽造成档案遭受破坏。最后，虽然近年来，档案管理不断升级并计入考核，但是工作人员仅是被动迎接考核，并没有从本质上重视档案管理工作。思想觉悟差，普遍存在重业务、轻档案的思想，基础工作做完，没有仔细整理校对，很容造成材料保管不善、遗失或漏缺的情况。

（二）工作职责落实不到位

公安工作具有特殊性，主要表现为繁杂性、临时性、突击性的工作较多，首先，基层单位民警不可能长时间从事档案管理工作，并且公安的档案管理岗位变化比较大，经常出现警力借调等问题，不利于档案管理岗的管理，也不利于档案管理工作，档案的管理往往只是应对上级的突击检查，无法真正做到规范性和专业性。其次，公安档案工作人员没有进行定期培训学习，造成档案管理的人员缺少专业化技能，档案整理过程中容易出现书写不规范现象，也不能做到按要求分类存放档案。综上所述，档案岗的变动和档案人员专业技能的薄弱造成无法明确公安档案管理责任，进而造成档案管理工作职责无法落实到位。

（三）档案管理人员综合素质低

首先，公安岗位的特殊性，造成公安档案管理工作人员无法长时间坚守岗位，档案工作总出现一些交接问题，不利于统一组织培训，材料整理时容易造成资料不全，或者缺少项目，以及档案数目不一致等问题，直接影响档案管理的工作质量，档案指导、监督工作难以发挥效用，工作人员业务能力不能得到有效提高。其次，缺乏定期的学习和培训，公安档案管理人员难以跟上社会的发展，造成专业技能落后，也不能及时引进先进的数字化档案管理，直接影响公安档案管理水平。恶性循环，不能培养好的档案管理意识，公安档案管理仅仅是应对上级的检查，无法静心研究档案专业知识，提高档案管理技能。

（四）档案管理环境恶劣

首先，现阶段公安档案管理工作受资金影响，存放档案的库房大部分没有安装空调，没有人为保护档案在自然环境的影响下很容易遭受损害。甚至一些条件更差的派出所办公条室，公安档案库房和查阅室混在一起，更不利于档案的保护。其次，公安档案管理的办公设备简陋，很多档案办配置的公用的电脑不全，影响工作质量和效率，一些档案柜的数量不够，档案盒也不规范，导致档案摆放不整齐，影响档案的查阅使用。最后，很多公安单位的档案存放库房的防盗、防潮和遮阳问题没有得到的有效解决，存在很大的档案管理安全隐患。

二、做好公安档案管理工作的对策

（一）增强工作人员的档案管理意识

面对公安档案存在问题，要想从根本上得到有效改善，首先要加强档案管理意识，档案管理工作是一场持久战争，可能几场培训和学习无法在档案管理工作上凸显成绩，因此公安管理阶层没有将更多注意力放在档案管理工作上造成公安管理工作难以有效开展。所以，有效提高档案管理工作质量，领导干部的重视非常重要，只要公安部门自从上而下重视档案管理，加强宣传和培训，并将档案管理工作作为一项长久的事业坚持下去，才能从很根本上解决现阶段的档案管理问题。将档案管理意识的培养贯彻在整个公安业务工作中，脚踏实地的解决公安档案管理中存在的问题，将其纳入日程，摆对位置，在物力、人力加大投入，推动公安档案管理的健康发展。

（二）明确档案管理人员的职责

维护档案的安全和完整是档案管理人员的首要职责，明确档案的职责，有助于培养档案管理人员的岗位责任感，从根本上保障档案的不坏、不丢、不散、不乱。第一不坏，就要求公安档案管理者完成岗位任务，做到保护档案完整安全，防止各种因素的破坏，同时做到对已被破坏的档案及时抢救，降低损失。第二不丢，对档案安全负责，杜绝因自己工作失误或疏忽遗失、丢失档案，不仅保证档案材料实体安全，也要保障档案信息安全。第三不散，要求档案规范管理，既是指档案分类存放，也是指档案材料整理遵循统一规范，整齐有序。第四不乱，既要档案管理工作依据岗位职责有条不紊工作，也是指档案存放有章可依，档案排架整齐规范。公安档案管理工作是基础性工作，真正落实岗位职责，持之以恒，才能给最亮眼的档案管理效果。

（三）不断提高自身综合素质

新时期的档案管理工作人员是档案最直接的管理者，只有提高自身的综合素质，才能真正做到对档案保管工作负责，保障档案的安全、完整、规范等。首先，提高政治素质，公安档案管理者要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，真正热爱档案和档案事业。其次，强化业务素质，不断学习档案管理专业知识，跟得上时代的发展，利用最先进的技术管理档案，保护档案的材料、信息安全。然后，加强文化素质水平，档案管理工作人员只有具备高的文化素质，及时总结和分析工作中的经验与问题，才能掌握利用工作规律提升自己的專业技能，更好服务档案管理工作。最后，具有敏锐的工作能力和观察能力，可以有效的将先进管理理念与档案管理相结合，提高档案管理工作的质量，具备独立处理问题的能力。

（四）切实加强公安档案标准化、规范化建设

新形势下公安档案管理工作取得突破进展，首先，就要结合时代发展趋势，完善档案管理制度，将档案管理列入年终目标考评，并制定相应的奖惩措施，从制度上激励上加强档案管理。其次，引进先进技术力量，完善公安档案管理的计算等先进设备，实现贮存、检索、利用一体化管理，引进数字化管理，对重要纸质材料进行电子扫描备案，将公安档案一些信息联网共享，拓宽服务领域，发挥公安档案的特殊服务功能，打破形式存档主义，让档案为公安事业发展贡献力量。

结语：新形势下，公安档案管理事业的发展，就要从实际出发，解决当前公安档案管理出现问题，加强档案管理意识的宣传与培养，加强档案管理工作人员的技能培训，真正提高公安档案管理工作质量，从而保证公安档案的安全、完整、规范，从而保证公安事业的健康发展。

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作者单位：大竹县戒毒康复中心