办公室文档管理中的公文管理与保密工作探究

程敏

摘要：办公室文档管理工作的开展，要能充分认识到自身在公文管理中存在的不足，实现在工作开展中，能具备较高的问题深入分析和隐患识别能力，在不断提升实际的公文管理中，能有效发挥出良好的公文管理效果。要积极落实现代化管控模式，比如数字化公文管理模式，重视相关保密安全工作的实施，不断在实际的工作中探索更高效、安全的管控方式，提升文档管理优势。

关键词：办公室文档管理;公文管理;保密工作

引言

办公室文档管理是一个单位或者企业稳定发展的信息管控中枢，一定层面上影响了实际的管控效果和水平，不良的办公室文档管理工作开展，导致公文管理效率低下，保密工作的管控能力不足，很多的存在问题被不断暴露出来。

一、办公室公文管理概述

文档是现代办公室工作的最基础的组成部分，文档资料及各类报表、文献以及记录等等，它们是在工作与管理过程中产生的，对企业的正常运转有一定的作用和价值，这些文本资料的主要功能就是传递、保存以及记录信息。如今，在相关制度不断完善的背景下，企业在不断发展，办公室的管理与工作水平也在不断提升，在这样的变化过程中，办公室文档管理存在的一些问题和弊端开始显现。

二、办公室公文管理存在的问题

（一）收文登记分类不清晰

收文等级工作的主要目的是为了能在工作开展中，具备各类接受文件条目的有效管控，能做到在收文管理过程中，能发挥出较高的查找、调取、核实等工作需求满足，同时能提升办公人员快速管理公文的能力，提升实际的管理效率和质量水平。尤其是在收文种类发展、公文较多的前提下，收文登记不清晰、条目划分不合理等问题，都会导致很多管理隐患问题的发生。

（二）公文传阅记录不完善

对于办公室文档管理工作的开展来说，不仅要能提升管理的实际工作效率，同时要能有效保障在工作开展中，具备较高的公文管理能力，能做到在公文的管理过程中，始终具备较高的保密性、安全性控制效果。而公文传阅记录是有效管控其保密性的重要方式，一旦存在较大的管理漏洞，就会增加实际的公文传阅问题。

（三）公文流转效率低

对于部分具备分析传递要求的公文信息内容来说，要能做到在公文的流转过程中，能具备较高的效率提升优势，主要是能做到在公文流转过程中，能发挥出良好的效率提升优势。地下公文流程模式，会导致信息资源的价值受到影响，各个部门之间因为大量公文流转时间的耗费，导致实际的工作效率下降，导致实际的运行成本不良增加。

（四）公文归档交接不清晰

公文归档交接如存在过程环节上的问题，会造成各个公文的管理存在问题，比如在公文的调取、核查中，导致管控工作的实际效率不佳。归档过程中，一旦出现索引目录错误，可能导致档案失去索引的能力，导致成为死档案。

三、公文管理与保密工作的举措

（一）提升办公室人员的公文管理能力

办公室人员的公文管理能力是指在实际的工作开展过程中，能具备较高的规范、标准操作能力，能符合单位的各项制度要求，同时能有效实现工作效率的有效提升。管理能力的提升首先是要对有关工作人员提出各种规范管理工作要求，以制度条款的形式落实，能做到在工作开展中，具备较高的保密控制能力，要能做到在工作开展中，全面发挥出良好的规范工作指导效果。其次，要能对于人员进行必要的标准化专业办公管理模式培训，能提升实际的工作开展目的，发挥出良好的公文管理能力，要能做到在管理过程中，具备较高的管控效果。最后，要能落实必要的工作激励机制，能有效的引导工作人员积极的参与和落实各县工作要求，提升实际的工作效果。

（二）健全和完善公文管理制度

公文管理制度的建設要能做到在实际的工作开展中，能发挥出良好的指导和约束能力，能全面保障在公文管理过程中，具备较高的规范化操作优势，比如能实现在公文的管理过程中，全面实现人员工作开展的统一化要求落实，能在高度集中统一科学管理流程下，有效发挥出较高的公文管理效果。制度层面上的建设要求，主要是能符合企业实际的公文管理效率和质量需要，能做到在公文管理过程中，具备较高的公文管理制度指导能力，与单位的公文管理高效化需求相适应。比如进行公文类型存储划分的细致条目制度落实，能做到在公文的管理过程中，有效实现科学化存在管理指导能力，以提升实际的公文管理效率和规范度提升效果。

（三）提升公文管理保密安全控制能力

主要是要能规范工作开展的基本流程，能做到在工作开展中，发挥出良好的安全控制能力，以规范、可靠的工作方式规避有关的风险隐患。要能在安全保密操作上形成指导规范，经过单位对于有关人员进行可靠的培训，并且确保具备安全保密能力之后进行作业，实现在工作开展过程中，能具备较高的安全管控效果。建立多机制的公文安全保密管理模式，能通过落实多元化的公文安全保密管理机制，实现在管理工作开展中，能具备较高的管控效果。同时要能重视各种安全保密工作开展中发生的隐患问题或者已经出现的泄密问题，要能充分分析，全面识别自身存在的安全保密漏洞缺陷，能有效实现在工作开展中，获取较为突出的安全管控保障。

（四）有效构建数字化公文管理模式

数字化公文管理模式，能有效依托各种先进性的办公管理软件系统，提升实际的办公管理效率，很多工作开展能具备较高的自动化集成管控优势，有效的解决了在工作开展过程中，具备较高的人员精力解决和失误率降低效果。数字化公文管理模式的有效实施，要能做到在公文管控中，具备可靠的工作需求满足能力，确保数字管理模式的建设，能在工作安全性提升、效率提升、服务水平提升上较高的提升优势。同时要能加强数字化公文管理模式的安全防控能力，一般要能建立过重网络防控系统，以多层面次的防控提升预防外部攻击威胁。同时要能规范操作流程，有效规范安全操作，比如规范U盘的数据读取使用方式、禁止人员流程非法网页等。要落实单位的保密文件权限管控机制，能对于部门特定保密文件进行权限设置，有效落实责任机制，有效提升实际的数字化公文办公的安全管控水平。同时要能提升分享性公文管理的信息的有效信息交流能力，数字化公文管理模式在公文管理过程中，具备较高的公文分享优势，可以建立信息交流管控平台，由单位的公文管理分享文件在平台中落实，能实现在公文管理过程中，具备较高的管控优势以及各个部门之间的信息获取能力提升优势。

结语

办公室文档管理应能重视公文管理能力的提升，做好保密工作，提升实际的工作开展能力。在不断的解决问题，探索科学管理方式的过程中，落实更加具有竞争力的办公室文档管理模式。

参考文献：

[1] 龙富平.探究办公室文档管理中的公文管理与保密工作[J].办公室业务，2018（6）.

[2]穆泰然.关于办公室公文管理和保密问题的研究[J].祖国，2016（24）：95.

[3]刘晓青.企业办公室的公文管理与保密分析[J].青年时代，2015（2）：189.

作者单位：吉林石化公司企业调整管理中心