如何做好企业档案管理工作

摘要：企业的档案是企业宝贵的资源，企业档案管理是企业内部控制的重要内容，档案管理工作的好坏能够直接影响企业的生产和经营活动。对企业档案的合理利用，可以帮助企业提高经济效益，但是，目前很多企业在档案管理的工作中仍存在一些不足，这些问题会阻碍企业的进一步发展，本文浅析了企业档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题给出了解决的建议，期望帮助企业更规范的管理企业档案，充分发挥企业档案管理工作的优势。

关键词：企业档案;管理;建议

引言：就目前的企业发展形势来看，档案管理工作是企业工作的重要组成部分，可以帮助企业提高工作质量，促进工作效率。但是相对于企业发展的速度，企业的档案管理却较为落后。本文阐述了企业档案管理工作中容易出现的问题，以及对如何解决这些问题提出了一些建议，帮助提高企业档案管理工作更好地适应现代企业地发展。

一、企业档案管理存在的问题

（一）管理者对档案管理工作不重视

企业的管理者更多地关注都放在如何提高企业的经济效益，很容易忽视企业的档案管理工作，而有些档案管理部门人员也没有对档案管理工作给予高度的重视，对自身工作认识不深入，缺乏积极探索的精神，认为这是“边缘岗位”，得过且过的工作态度，缺乏责任感。在这种情况下，企业是很难真正发挥出档案管理在企业经营管理中的作用的。

（二）档案管理方式较落后

企业的档案管理工作一般用的都是比较陈旧的设备和一套软件，档案的录入和管理手段都无法满足企业日益增长的管理需求。造成的这种现象的原因有以下几个：首先，高层管理人员和档案管理人员没有投入一定的人力、物力和财力，导致管理工作得不到更多的支持;其次，档案管理人员的专业水平和综合素质无法完全胜任该工作岗位，工作中缺乏敬业精神，不懂学习;最后，企业自身缺乏完善的档案管理体系和运营机制，造成很多企业的档案管理工作只是摆设，并没有可参考性。

（三）档案管理信息化水平低

大多数企业的档案管理工作停留在简单的收集、归纳和整理阶段，没有人专门负责看管和借阅等事宜，这种传统的管理档案的方式，无法发挥出当前的数字化信息时代的管理优势，在不断信息化的今天，如果企业还沿用之前的管理手段，随着企业的不断发展，档案越来越多的情况下，将使企业的档案管理工作变得越来越繁杂，不利于企业朝着信息化的方向发展，而且由于管理手段的原因，造成档案信息的闭塞，在各部门之间无法流通，加重了管理者使用企业档案的难度。

二、做好企业档案管理工作的建议

（一）树立档案管理创新观念

企业的档案真实的记录了企业的发展和运营过程，通过企业档案可以了解企业在发展过程中遇到的问题和取得的成就，对于企业管理者制定企业的战略规划具有指导作用[1]。对于档案管理部门，首先，应当转变对该工作的传统观念，用科学的态度度对待档案管理的问题，积极主动的做好档案管理的工作。其次，要多向领导汇报档案管理的工作，加强与各业务部门的联系，做好档案宣传工作，使各部门了解有关档案的形成、积累和归档，该如何使用等，从而使档案管理工作企业各部门工作之间协同发展。

（二）完善档案的基础建立工作

随着企业不断地经营发展，企业的档案内容也是不断更新，并且日益增多。对于企业档案管理部门来说，要不断做好业务基础工作，第一，要扩大档案信息的收集范围，不断完善档案归档制度，做好各类型、各载体的档案材料收集，防止原始材料和文件的流失;第二，做好档案材料的鉴定工作，可以成立档案鉴定小组，负责对企业各类档案的真实性、完整性和是否具有价值进行鉴定，同时也包括对各类超期保管的档案的鉴定和销毁工作，从而不断优化档案室的档案资源;第三，做好档案的归纳整理工作，企业的档案需要按照一定的分类方法进行分类、排列、组合和编目，并完善档案检索工具和服务模式，便于对档案进行管理和查找。

（三）提高企业档案管理信息化水平

企业的档案管理是一个相对比较复杂的工作，需要工作人员收集、整理、统计和编制的工作，每个环节的工作量都是比较大的，要想更高效率的处理好这些工作，必须要利用好现代的信息系统进行辅助[2]。首先，档案管理部门在起始档案资源收集的时候，应当建立档案数据库，并加强档案资源的多元化发展，将原始档案信息进行数字化存储，建立电子文件以满足企业的内部管理需求。与此同时，将企业文档管理系统扩展到文件生成系统，使文件材料在初始编写的过程中能在系统平台上规范化录入，使文件格式更加规范并且归档更加系统。除此之外，企业要定期更新档案管理的设备和系统，并且将其他业务部门的信息化系统也接入进文档管理系统中，有利于实现企业档案及时顺利的归档。

（四）提高档案管理人员综合素质

档案管理是一项专业性很强的工作，目前的一些企业中的档案管理人员多是员工兼职管理，特别是在一些中小企业中，很多员工是身兼数职，造成了“兼而不管”的现象。对此，企业档案管理创新过程中，需要关注档案管理人员的素质的提升，第一，需要对档案管理人员进行业务培训，针对性的举办短期业务培训班，不断提高档案管理人员的业务素质和创新能力，建设复合型人才队伍;第二，对档案管理部门设定工作中的自查和互监机制，确保企业档案管理工作的质量;第三，适当提高档案管理员工的薪资待遇，引入专业化人才和掌握一定网络知识和信息技术的复合型人才。

三、结语

综上所述，随着互联网和大数据时代的发展，传统的档案管理模式已经完全无法适应现代的企业的发展需求了。企业的档案管理工作可以反映一个企业的经营业绩和管理水平，是企业必须要加以重视的管理环节。因此，企业在改革档案管理工作的过程中，要改变原来的传统观念，一步步建立和完善企业的档案管理基础工作，并引进科学的档案管理技术，不断提高企业档案管理人员的综合素质和业务水平，才能使企业的档案管理工作发挥出最大的作用，为企业的经营和发展提供战略上的参考价值。

参考文献：

[1]范海斌.知识管理背景下的企业档案管理模式研究[J].科技风，2018（27）：244+248.

[2]陈红.创建企业档案管理新模式的思路探讨[J].企业改革与管理，2019（05）：46+57.

作者简介：于艳菊（1982年10月-），性别：女，民族，漢族，广东省深圳市人，学历：本科学历，单位：深圳市科智管理咨询有限公司，单位邮编：518000。