信息共享视域下档案管理创新研究

许志健

摘 要：在信息互联互通的新时代背景下，档案资源共享的社会价值不断凸显出来。档案资源共享中，需要依靠先进的信息共享技术、完善的共享机制，以及科学的管理方式才能得以实现。并且要不断挖掘档案资源的深层价值，提升档案资源为社会提供服务的能力。文章从档案管理现状出发，分别就档案保管能力、服务能力和信息安全能力，探讨了信息资源共享视域下档案管理创新的途径。

关键词：信息资源共享;档案管理;创新途径

中图分类号：G271 文献标识码：A

走进新时代，各行各业更加开放和包容，信息资源共享也逐步升级。档案资源作为国家和社会重要的信息资源，也在共享社会背景下随之改革。相应地，档案管理面临着前所未有的机遇和挑战，档案管理人员要重视档案信息资源共享的重要性，明确当前档案管理存在的问题，在不断地探索和创新中寻求更加科学合理的方式，从而优化和升级档案管理模式，推动档案管理可持续发展。

1 信息共享视域下档案管理工作现状

在档案信息化建设实践中，数字档案馆成为主要表现形式。文章结合实际，总结当前档案管理工作现状表现在以下几点。

1.1 档案服务平台跨地区服务

各地数字档案馆深化应用数字化技术，并不断完善内部信息建设系统，逐步探索社会公开平台运行。在多年的发展中，很多先进地区达成档案资源共享共识，共用一个公共服务平台实现档案服务跨地区服务[1]。

1.2 开创新媒体档案管理形式

很多数字档案馆建立了自己的微信公众号、微博号等，并通过新媒体，将档案馆开展的各种活动及时发布在新媒体平台，使受众范围更广、数量更多。同时，用户还可以在微信公众号中直接了解和查询相关档案资料，咨询档案服务，形成人机互动，利于档案管理工作的不断优化。

2 信息资源共享视域下档案管理模式的问题

从当前的档案管理模式来看，还存在理念陈旧、服务效能低、管理水平差、安全管理保障不足等问题。具体表现在以下几点。

2.1 管理理念陈旧

档案管理人员的管理理念，是决定和推动档案管理信息化的重要基础。在实际工作中，很多档案管理人依然保持传统的管理理念，对数字化档案管理概念认识不足。导致在工作中，无法将大数据技术、云计算技术等先进技术应用到具体的档案管理工作中，降低了档案管理工作的质量和效率。同時，档案管理人员的理念还以自身为主题，忽视了用户的需求和体验，导致档案管理工作脱离用户需求，达不到用户的预期效果，降低了档案管理现代化水平[2]。

2.2 档案服务效能低

信息技术已经深入应用于现代档案管理工作中，很多档案管理机构也构建了自己的档案管理网站。但是网站的功能性服务却不尽人意，特别是网站检索和浏览服务等，无法快速准确地查找有效信息。在档案信息资源共享过程中，也出现了功效效率低下的问题，各档案管理机构之间设立信息屏障、信息共享技术不兼容等问题较为普遍。

2.3 信息化管理浮于表面

信息化档案管理需要先进的技术和设备予以支持，才能得以实现。先进的档案管理设备，一般价格昂贵，需要兼具计算机操作技术和档案管理技术的综合型人才进行操作。但是，在实际工作中，人才极其匮乏，资金投入不足，先进设备得不到保证，导致档案管理混乱、效率低下。另外，各档案馆之间的共享资源程度不深，需要的信息化技术应用不深入。大数据分析、云计算技术等都无法渗透到档案资源共享的深层管理结构，难以发挥档案资源的全面价值[3]。

2.4 档案数据安全有漏洞

信息化时代背景下，档案资料的公开程度进一步提升，受众人群更加广泛，查询档案资料更加便捷。在为更多群众提供档案资料服务的同时，也降低了档案数据资源的安全性。很多档案资料中涉及机密数据，一旦泄露则会引发国家安全和社会稳定事件。如果个人隐私被泄露，也会增加人身安全危险，受到骚扰，影响正常的工作和生活。档案安全漏洞与安全意识差、安全技术低等都有直接关系，以往存储电子档案都用光盘、磁盘等介质，时间一长，出现磨损或脱落等现象，就会直接导致电子文档损坏。

3 信息资源共享视域下档案管理模式的创新途径

在信息资源共享背景下，档案管理模式必须做出相应转变，档案管理单位和管理人员要不断创新途径，才能适应档案管理新时期的发展要求，为社会提供更好的服务，具体措施包括以下几点。

3.1 转变观念，推动档案现代化建设

转变观念是重建档案管理工作模式的思想基础，档案管理人员要认识大数据技术的高效性，信息资源共享的发展必然性。在实际工作中，积极探索创新管理方式，将“数字化”概念贯穿于工作的每个细节，才能全面推动档案信息化建设的发展。另外，档案管理人员还要转变以自身为中心的思想，要提高责任意识，加强团队合作能力，积极与其他档案馆进行交流合作。优化配置自身的各种资源，并积极利用其他档案馆的共享资源，不断满足用户的新要求[4]。

3.2 完善机制，保障档案数据安全

档案管理单位设置管理机构，按照信息化档案管理要求，建设档案大数据处理中心、数字化档案馆等。同时完善管理制度和监督制度，对档案信息进行安全评估，以免出现档案泄露事件。另外，还要重视建立安全管理机制，加强对档案管理人员的安全培训，从思想上重视数据安全，从操作上规范保障数据安全;选择更加成熟的硬件和软件，利用多种媒介保存电子档案资料;安排专人负责电子档案的保管，如果有借阅，需要做好详细记录。

3.3 强化服务，优化档案服务格局

3.3.1 构建档案信息资源集成体制

在共享包容的时代要求下，要构建档案信息资源机制体系，强化档案馆之间的交流合作，形成信息资源共享数据库，为搭建规范科学的信息资源体制奠定数据基础。另外，还要优化档案信息管理共享服务机制，立足用户需求，提供更加全面、个性化的服务。

3.3.2 提高服务水平

档案价值的实现在于服务，在服务方式不断创新、服务范围不断扩大的形势下，以信息资源共享的视角来看，档案资源的服务价值还需要向更深、更广挖掘。在实际工作中，要不断扩展档案服务范围;根据档案的不同分类，对档案内容进行二次加工，形成特色档案，有效提高服务能力;创新服务方式，通过一对一培训、上门服务、纸质档案查阅、电子设备查询、网上呼叫等方式，为用户提供更加全面便捷的档案服务。

3.4 重点推进，展示档案馆价值

3.4.1 丰富馆藏

档案馆的主要作用在于保存和利用档案，在不断地积累和创新过程中，总结和提炼出档案馆自身的馆藏作用和服务功能。在信息共享的时代背景下，用户对档案的要求有了新的变化，馆藏资源的内容和形式也在变化。档案管理人员为了充分发挥馆藏的作用，展示档案馆的特色，就要不断丰富馆藏资源。结合信息化技术，对档案馆资料进行信息化处理，并根据用户需求进行科学分类，打通与社会用户的联系渠道，及时掌握用户需求，从而补充现有档案资源，丰富档案资源形式。

3.4.2 应用大数据技术

档案资源的存储和保管也是档案管理的重要内容。在信息化时代，档案信息已经呈现爆发式增长，档案管理人员需要积极应用大数据，改善档案备份工作的不妥之处。在具体工作中，档案管理人员要对档案资料进行等级评估和分类。如果是等级较高的重要档案，就要进行电子文件异地备份保管，还要对电子文件进行不同媒介存储，最大程度保证电子档案的安全性。为了充分发挥档案数据的利用价值，管理人员要借助大数据处理技术，对档案资料进行不同形式的信息化转化，包括图像、影像、图片、文字等，为不同用户提供更多的选择。

3.5 积极创新，推动档案信息化建设

3.5.1 搭建档案资料信息化管理系统

搭建完善的档案资料信息化管理系统时，档案管理单位领导要在思想上给予充分重视，并保障资金投入到位，以采购信息化管理设施。同时，还要大力引进先进的软件工具，提升档案管理的质量和效率。在搭建档案资料信息化管理系统过程中，还要明确各分支的联系人和沟通渠道，以便及时录入档案信息，实现档案信息的良好循环。

3.5.2 借助云技术实施“共享式”档案管理模式

档案管理人员要在档案管理工作中积极借助云技术，实施“共享式”管理模式。在实际工作中，利用云技术对档案进行处理，保证档案管理的有效性。同时，还要通过云平台强化部门之间的沟通交流，积极探索“线上+线下”的档案管理模式，起到线上线下互相补充，相互促进的目的。丰富档案资料的服务途径，形成更加开放高效的档案管理模式[5]。

4 结语

综上所述，新时代背景下，信息共享已经成为极为显著的特点。档案资料作为重要的数据资料，成为各行业的重要参考。档案管理要适应新时代的要求，轉变观念、创新方法、应用新技术，彻底改变当前档案管理工作思想陈旧、工作落后、安全性低等问题，为社会的发展提供更加精准便捷的档案服务。

参考文献

[1] 陈忠海.论档案工作责任主体与责任落实[J].浙江档案，2019（04）：14-17.

[2] 魏东奎.基层档案馆的档案信息化建设研究[J].科技风，2019（13）：259，263.

[3] 童文凌.信息时代办公室档案管理工作创新分析[J].办公室业务，2019（08）：118，120.

[4] 汪月月.大数据技术在高校档案管理中的应用[J].办公室业务，2019（08）：162-163.

[5] 王潜思.大数据背景下档案信息化管理安全风险研究[J].城建档案，2019（04）：33-34.