提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

岳玉辉

摘要：随着科技的迅速发展，互联网时代已经到来，而档案的管理作为我国事业单位信息建设的重要部分，将互联网的有利影响引入其中是非常必要的，档案管理的信息化不仅可以一定程度地提升事业单位的服务效率，也能使其跟上社会发展步伐，与时俱进。总之，事业单位档案管理的信息化建设已经是一个不可抵挡的趋势。本文主要就两个方面来探讨，一个是当前档案管理所面临的主要问题，另一个是针对这些问题所提出的解决办法，希望对相关人员有所帮助。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

档案作为一项对社会的记录，同时也记载着事业单位的重要信息，对于社会或者事业单位都有着重要的价值。对于社会而言，它记录着丰富的社会常态，从人民群众的日常生活到国家制定的政策制度，可以说涵盖了社会的方方面面;对于事业单位，对档案的管理有方直接影响了事业单位的办事效率。随着社会的快速发展和互联网的普及，事业单位的档案信息越来越多，对于档案管理的要求也日益提高，而互联网在档案管理上的应用可以增强事业单位的信息化建设，对于档案管理建设具有积极意义。

一、当前事业单位档案管理的问题

（一）缺乏专业管理人才

对于档案管理工作的质量而言，管理人员的素质、能力是至关重要的，只有好的管理人员团队，才会做出好的档案管理工作。然而，现今的事业单位中，大多数负责档案管理的人员并没有相应的专业知识，很多工作人员在校学习专业和档案管理工作并无联系，不仅如此，在负责文件管理这个岗位上，有很多工作人员的都是年龄比较大的，除了缺乏专业知识和相关技能，面对档案管理的信息化建设，更加力不从心，难以适应档案管理向现代化过渡的工作环境。此外，许多档案管理工作人员对于这份工作并没有很大的热情，只是按部就班地完成工作，这种怠惰的工作态度严重降低了我国事业单位档案管理的效率。

（二）缺乏对档案管理的重视

随着市场经济的繁荣发展，社会对于人才全方面能力的培养越来越重视，人才发展的多元化，满足了市场对各个专业人才的需求，然而在文件、档案管理方面，并没有跟上社会迅速发展的步伐，现代技术的日新月异、人才自身的潜能发展，这一切都与管理发展的滞后形成鲜明对比，管理机制的失调一定程度上也给社会经济发展带来了不利影响，这是社会、相关机构对文件管理机制的疏漏。另一方面，很多事业单位对档案管理这个工作也不够重视，领导们认为给单位招进先进人才是重点，而档案管理并不会对事业单位的发展有太大的影响，所以在档案管理制度的制定或者监督上，很多领导都敷衍了事甚至置之不理。但实际上，档案不管对社会还是对于事业单位的发展，都有重要的积极意义，不仅和事业单位的每个人都有关，甚至和国家的经济都会有间接或直接的联系[1]。

二、多方面发展档案管理信息化

（一）建立健全档案管理

档案管理从传统的纸质管理到信息化管理，将档案从实体化变得信息虚拟化，方便了对档案信息的查阅、利用及共享。想要将信息化更有效地落实到档案管理中，首先要将档案信息以同一个标准、准确无误地录入、上传，这样才可以实现共享。所以，相关事业单位在进行档案管理时，要严格按照国家制定的管理标准，并依据本单位的发展特点，建设适合自身的档案管理标准。主要做到以下两个方面：按照国家统一的档案记录格式、方式来录入，以防检索结果不准确，错误读取数据;要规范统一档案管理数据库的文档格式，信息档案与相应的纸质档案要一致。

（二）完善档案管理服务设备

对档案的信息化管理是借助相应的计算机系统和通信设备来完成的，所以能够承载、储存、使用、传输这些档案的设备正常与否以及工作效率是直接和档案管理的工作质量挂钩的。相关事业单位要配备和采购档案信息化管理所需要的相关设备，比如计算机、打印机、扫描仪等等，并且定期地对这些设备进行全方面地检查和维护，以保证档案信息化的正常管理。此外，对于除了硬件设备的准备，事业单位工作人员要对软硬件是否兼容，以及系统的更新和维护，有一定的了解。只有这样，才会为档案信息化管理做好基础准备，从而促进管理信息化建设[2]。

（三）加强档案管理的安全建设

在网络时代，虽然互联网为人类提供了许多的便利，然而信息安全也成为了我们使用过程中的一个隐患。在档案管理系统中，因为档案记载信息的特殊性和真实性，一旦泄露将会带来不可估计的后果，所以更要加强安全建设。针对档案信息的安全管理要做到以下几点：最基础也是非常重要的，管理人员要对档案做好加密设置、身份识别等，依据不同重要程度的档案做不同程度的加密，最大程度地保护档案安全;相关工作人员要及时、经常地网上巡逻，防止系统被入侵、恶意破坏等行为对档案信息构成威胁;在信息档案储存室，配置相应的安全设施，比如灭火器、警报器、监控等。

（四）发展档案管理员的能力和素养

目前档案信息化建设还处于初级阶段，很多管理人员还习惯于传统的档案管理模式，对于将档案信息化的建设不甚熟悉，所以在新的趋势下，档案管理工作人员不仅需要具备档案管理相关技能和知识，还需要对计算机操作、信息化管理有一定的了解。所以，一方面，事业单位可以组织一些相关技能的培训，来提升管理人员对计算机、信息化等方面的知识，另一方面，档案管理工作人员也要自觉地学习、跟上社会发展步伐，以良好的心态面对挑战。

三、结束语

如今互联网已经是社会发展的总体趋势，渐渐深入到社会各个层面，在这一趋势下，档案管理模式也应该与时俱進，促进档案管理的信息化建设，只有这样，才可以解决当前档案管理的诸多问题，促进管理效率提升的同时，完善我国的事业单位档案管理建设。当前我国事业单位档案的日益增多，然而相关的管理人员和管理制度并没有随之得到很大的改善，可以说还存在着诸多问题，所以提升事业单位的档案管理水平，是当前我国事业单位面临的一个亟待解决的问题。

参考文献：

[1]阚泽微.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科学技术创新，2017（6）：193-193.

[2]梁颖.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].丝路视野，2017（18）：167-167.