中小民营企业存货管理存在的问题及改进

摘要：在市场竞争日趋激烈的情况下，我国中小民营企业经营发展更加艰难。而存货是保证企业生产经营活动正常开展的一项重要流动资产。目前，大部分中小民营企业存货管理制度不够完善，内部控制不够健全，对存货的采购、分类、盘点工作不够重视，部门之间缺少沟通与交流，内部信息共享不及时等问题，增加了企业的经营管理成本。企业要想更好的持续经营发展，必须加强企业存货管理。本文分析了我国中小民营企业存货管理存在的部分问题，并根据具体情况提出针对性解决对策。

关键词：中小民营企业;存货管理;问题;改进

一、引言

存货是企业流动资产中一个重要项目，紧连接着企业产品生产和销售的纽带，即要保证生产经营过程中的持续供给，又要做到有计划、有秩序的购入、生产、销售存货。而很多中小民营企业的管理者就是老板，因管理者不懂财务，对存货管理意识淡薄，忽视了企业存货控制和管理是生产经营过程中一大重要环节，没有制定一套规范有效的管理程序，导致管理混乱，影响着企业的利润空间，因此，对存货进行科学规范的管理有利于企业的发展。

二、中小民营企业的存货管理的现状

（一）存货内控管理制度不健全

许多中小民营企业存货管理制度不完善，内部控制制度不健全，在材料采购及储存管理环节杂乱无章，工作职责含糊不清。甚至没有对存货进行科学有效的分类及摆放。部门与部门之间缺少有效的沟通导致各流程环节配合脱节，无法做到互相监督。有些企业虽然有存货内部管理相关方面的规定，但仅仅是个形式，未按存货的收、发、存与供、产、销各环节的特点来认真执行。存货管理不规范，无法保证库存材料数据的真实、完整。造成账实不符，会计信息失真。从而影响财务报表数据的真实情况。

1、岗位职责混乱

我国大多数中小民营企业对存货的保管仅限于库存材料，对于生产、安装现场使用后的剩余材料疏于管理，有些需要现场购买安装的材料，未经过采购、入库、出库这一环节，而是工作人员现场直接购买安装使用到该项目上，无法统计到该项目实际耗用的材料成本。职责分工和授权批准不明确，出现一人身兼数个岗位的现象普遍存在，忽略了岗位相互分离、制约和监督的作用。

2、存货保管及日常盘点不够完善

中小民营企业有些老板注册多家企业的现象大有存在，物资材料领用随意性很大，当一个企业的库存物资紧缺时，直接从另一个企业运送到该企业仓库。在无任何记录下，时间一长或者更换保管员时就会模糊不清，使企业库存物资数据不真实，造成企业账面数与实际库存数不一致。企业日常库存盘点工作实行程度较少，即使盘点也是弄虚作假的现象较普遍，因为企业的材料种类多、数量大以及收、发料频繁等，极可能产生错发、漏发现象等，导致其实际数量与账面记载不相同。但是在实际工作中，大多数企业都会使用不正当的方法处理存货产生的盈亏，少数企業为了应对检查工作，通过伪造出库单或账单来覆盖问题库存。

（二）对存货管理不重视

中小民营企业管理者大多直接就是老板不懂财务，缺乏对存货管理的重视，没有一个周密的采购计划，经常会出现库存短缺或库存积压过剩的现象。库存短缺企业生产的及时性下降，给企业的销售利润及信誉造成影响，库存积压过多，资金占用就比较大，对企业的资金周转带来困难。加上库房里各种材料摆放杂乱无序，整理清点不及时，无形的加大管理成本，影响工作效率。

1、 缺少合理的采购计划

在很多中小民营企业中，采购部未按自身情况来制定符合本企业的一个采购计划，负责专门采购的人员未根据企业的销售订单情况来确定所需材料的采购计划，而是单凭库存保管部门的某种材料短缺或某种库存材料用量超多就迫不及待地下采购订单，在这种盲目采购情况下，导致库存材料不符合企业的实际经营要求，致使企业部分库存大量积压。甚至材料供应商比较单一，一旦新的销售订单比以往订单在设计技术上有所突破，涉及所用材料规格有所变化时，而现有的供应商的材料达不到要求时，采购人员临时再去寻找新的供应商，这时因材料无法及时满足生产供应，导致生产延期交货，使得企业收入受损。

2、缺少对库存材料的分类管理

一个企业的各种生产材料都集中在库存保管部门，由于品种、型号、数量多，对库存材料未按其批次、类别、用途分类存放，导致各种各样的材料混合在一起，在生产领料时经常发现找不到料，影响生产效率，加大了库存监管力度，导致清点一次材料需要找遍整个仓库，加大了存货盘点工作的难度，然而，对于一个企业的库存由于其种类、规格的不同，其价值是存在着很大区别的，缺乏对价值大小的考虑，若对所有库存物资进行同等控制势必造成对应该重视的存货管理不足、产生损失，而对其他不重要的存货过度关注则会造成管理成本浪费。

（三）各个部门间缺少沟通与交流

企业库存管理部门横向联系着多个部门，如采购、生产、财务部门等，若部门与部门之间缺乏沟通交流，阻碍企业向前发展。比如当销售合同订单下来，生产部门需备用生产所用的材料，这时发现相关材料库存短缺，造成材料采购不及时，导致生产延期交货，使企业信誉严重受损。

（四）管理核算模式落后

虽然当前大部分中小企业存货管理在基础核算方面已经逐步采用了信息化的操作方式，但也仅限于会计的核算环节以及基础的采购入库记录及库存领用发出的数字录入环节，企业的领导以及基层员工单纯地认为存货管理就是将出入库数据初步采集摆在计算机上。由于库存管理是单独管理核算的，这样就会缺乏实时数据的共享。在这种管理模式下，对存货种类多、数量大，收、发、领、退料频繁核算库存信息时，需要进行仔细核算，不仅费时，而且容易出错。使得库存记录与实际库存数量经常出现不一致。需通过及时盘点工作来纠正差错，无形中又增大了工作量。

三、加强中小民营企业的存货管理的建议

（一）建立健全企业存货管理制度

每个企业应根据自身发展来制定符合本企业存货管理制度，以规范化的制度来约束和指导存货管理，并应有相应的管理人员对企业的库存实施监督，从存货采购、验收入库、保管、领用、发出等方面进行具体规定。建立起企业存货管理的责任制，逐步地实现企业的库存管理与企业的发展相结合。

1、 明确岗位职责权限

明确内部相关部门的岗位职责权限，发挥存货内部控制制度的相互制约作用。存货的请购、审批与执行;存货的采购、验收与付款;存货的保管与记录等这些岗位都不能相容。其次，根据企业自身经营要求，加强存货发出申请与审批、盘点计数与点数、处置与审批权限控制等，规范设计好操作权限流程，杜绝营私舞弊的可能性。

2、及时盘点库存做到库存最小化

通过定期盘点可发现材料盈亏原因，发现库存管理中是否存在的问题，并做出相应的措施，从而提高库存管理水平。一般来说，盘点做出的内容主要有以下几项：货物数量通过点数计数查明商品在库的实际数量，核对库存账面数与实际库存数量是否一致，不一致的情况下，分析差异产生的原因，将盘点情况及时反馈给相关部门;有效了解相关货物在一定时期内的运营情况如何，确定采购数量，有利于物流成本的控制;企业定期及时盘点可以检讨物料管理部门的工作绩效，呆料、废料、材料的周转率等，经过盘点认定后可以采取措施加以改进。

（二）存货管理实行科学的管理机制

存货管理控制的好坏不仅能保证企业生产经营所需材料正常供应，而且还可以降低企业的库存管理成本。企业在生产经营过程中，应结合现有库存情况，制定一个科学合理的采购计划，防止库存材料积压或短缺。同时完善库存日常管理工作，对各种入库材料做好分类、区分放到指定存放地点，以防止在领用过程出现错误，降低企业生产经营风险。

1、科学合理进行采购

采购部门根据库存管理部门及销售订单上提供的材料需要量，考虑库存能力，不同材料的生产周期，合理的编制材料采购计划。对材料用量计划库存管理部门应结合现有库存信息及日常所耗用材料用量的情况，经过严格审核后再向采购部门申请所需采购的材料用量，做到层层把控，既保证采购的材料满足生产需要又防止库存积压或短缺。同时采购人员应广泛搜集供应商信息，做好询价比价工作，可以有效节约采购成本，避免资金浪费。

2、做好库存物资的分类管理

材料到仓库后库存管理员依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点，对入库材料核对、清点后，需按不同类别、特点和用途或材料的大和小，贵重与否，常用和不常用分类分区放回仓库，做到"二齐、三清、四定位"。物资摆放整齐、库房干净整齐;材料清、数量清、规格型号清;按区、按排、按架、按位定点放好。以便发出领用时按相關顺序登记领用，最重要的一点，帐一定要做好，进多少、出多少、还有多少。

（三）各部门多沟通与交流

企业部门之间的有效沟通是企业发展的关键，各部门之间多进行沟通，预防工作中传递脱节。尤其是采购部门、库存保管部门与生产部门之间的沟通，因为库存管理者要根据实际库存及时与各部门进行沟通，以便应付各种突发状况，提前报告各物资的用量，给到一个缓冲期限。

1、与采购部门的沟通交流

采购部门需要库存管理部门提供需要订购的材料名称和数量方面的信息，通过这些信息，采购部门才能围绕采购材料的种类、时间和数量实施采购。这样一方面可以避免库存不足或积压状况的出现，另一方面可以节省采购费用，还可以提升双方的工作效率。

2、与生产部门的沟通交流

库存管理部门要根据生产所需材料的多少来备好各材料的供应量，及时了解生产所需材料是否备齐全，如有欠缺材料，及时向库存管理部门汇报，库存管理部门再向采购部提出材料生产、发货进度及需到货时间。

3、全体员工参与沟通交流

库存管理不只是企业采购、仓储、生产的问题，与的企业销售、运输物流及企业文化组织密切相关。比如销售市场预测不准确，企业老总对库存管理意识淡泊等，都会对企业库存物造成一定的影响。库存管理是企业的一大死点。所以企业的库存有问题，应该从上到下全员参与沟通，为存货管理制造一个良好愉快的工作氛围。

（四）充分利用ERP等先进的管理模式

社会进步大，企业要发展，选择先进合理的进销存软件，可为企业降低资源投入，提高企业经营效益。管理者可根据ERP系统跟踪到业务的每一步操作，随时可得到任何时间和任何时段的库存信息，在信息系统中对采购订单进行收、发操作，系统自动计算库存及收、发存金额，自动形成收、发、存报表。让管理人员充分了解现有库存状态的情况下，编制出合理的采购计划，管理信息越来越精细，使存货管理更上一个新台阶。

四、结束语

建立适合企业自身发展需要的存货管理系统，逐步完善内部管理流程，提高管理者的意识，部门之间多沟通与协调，制定周密的采购计划，将库存量降低到最小，减少资金占用。同时借助信息化软件的管控与分析功能，达到采购、生产、销售各环节有机融合，实现企业稳步发展。

参考文献：

[1]江峰.中小民营企业存货管理存在的问题及对策[J].管理创新，2019（11）：44-45.

[2]吉晓艳.中小民营企业存货管理存在的问题及改进建议[J].经管空间，2018（10）：63-64.

[3]欧月萍.中小民营企业存货管理问题及改进策略[J].管理论坛，2019（21）：226-227.

作者简介：

李霞，湖南袁氏科技发展有限公司。