档案管理中电子信息化管理模式建设及应用

李美娜

摘要：在企业或者单位生产运行过程中都会产生各种各样的原始信息资料，其中具备价值的原始信息资料就被称之为档案，因此无论是企业或者机关单位都非常重视档案的管理和保存。但是档案资料的数量会随着时间的增长而不断增多，所以档案管理工作的难度和复杂性会日益增加。在以往的档案管理工作中，经常会出现档案保管不当、人员素质和档案利用率较低等问题，严重阻碍了档案管理工作的进一步发展，因此在现阶段需要进行档案管理的信息化建设。管理信息化建设指将信息化技术应用于档案管理工作中，以此来代替以往人工管理档案的模式，信息化档案管理模式能够有效促进工作效率和档案利用率的提高。

关键词：档案管理;电子信息化管理模式;建设;应用

一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。

二、企业档案管理现状

通过对我国各行各业的档案管理工作进行调查研究可以发现，在行业内部普遍都存在档案管理人员综合素质较低的情况，而导致这一情况出现的原因有多个方面，其中最重要的就是在当下企业或者机关单位缺乏对这一方面工作的重视，没有为档案管理人员提供相应的学习培训机会。同时在当下，有相当一部分企业或者单位的档案管理人员都缺乏专业性，存在一岗多职的问题。这就会降低档案管理人员以及相关领导的重视度，在工作中缺乏责任意识和岗位意识，没有充分认识到档案管理工作的重要性。同时有部分领导层缺乏对档案管理工作的正确认识，只重视对档案的保管，而没有重视对档案的利用，这也是阻碍档案管理工作可持续发展的因素之一。以上问题都说明了在当下有相当一部分企业在档案管理方面都存在较多的问题和不足，档案管理的电子信息化建设步伐相对较慢，无法充分发挥档案管理在企业中的作用。

三、电子信息化管理模式在档案管理中的应用

（一）档案的收集与整理

档案的数据整理工作是档案管理活动的主要工作内容，电子信息化管理模式将档案的数据信息转化为信息化的电子文件，可以实现电子信息文件的实时共享，打破了传统纸质档案管理对时间和空间的限制。利用计算机的存储载体以及云盘系统可以对电子档案进行全面收集和存储，并将电子档案的数据内容以汇总的形式构成数据库。工作人员可以直接通过数据库进行电子档案的调阅、查询以及管理，工作人员可以在计算机系统中通过编号的方式对各项信息数据内容进行整理与分级，使得电子档案的排列更加具有逻辑性和系统性，而且也可以利用相关软件制作电子档案的目录，方便后续的查阅以及咨询。

（二）提高档案资源管理的安全性

信息时代的全面到来使得计算机网络技术在人们的日常生活中所发挥的价值和作用越来越大，为了能够更好地进行档案管理工作的改革与优化，将电子信息技术融入档案管理过程时，需要结合档案管理的工作要求、工作特点以及电子信息技术的优势进行系统地探究，建立起行之有效的信息档案信息化管理技术规范以及制度体系，保证档案管理的安全性和可靠性。规范档案管理行为和档案调阅流程，约束档案管理人员的工作权力，尽可能地避免影响电子信息化档案管理工作安全性问题的发生。同时，还需要加强对档案管理人员专业素养的培养，提高档案管理人员的计算机水平，减少恶意攻击档案信息系统的行为发生，為档案管理工作的顺利开展创造良好的环境。

（三）加强对档案信息管理系统的维护与保养

档案管理中电子信息化管理模式的建设与应用也存在一定的安全性方面的问题，档案管理工作往往需要联合互联网共同开展，在这种情况下，档案管理电子化系统就处于一种开放式的互联网环境当中，难免会受到外部的恶意攻击而导致档案信息的泄露或者档案信息的破坏，影响档案管理的安全性。因此，必须要加强对档案信息管理系统的维护，提高档案管理信息系统运营的安全性和稳定性，通过设置防火墙、安装杀毒软件定期杀毒以及禁止外部设备接入档案信息管理系统的方式提高档案信息管理的质量，杜绝档案信息泄露问题的发生，保证电子信息化档案管理的效果。

（四）完善档案管理工作流程

电子信息化档案管理工作模式的构建需要结合档案管理工作的实际流程来开展，通过计算机对电子档案的生成条件、可存储性以及安全性进行鉴定，明确电子档案当前所处环境的风险问题，加强对档案鉴定环节的重视。同时，也需要依据介质的不同，合理设置电子档案的保管条件。一般情况下需要选择抗磁、防光、抗尘的电子档案载体进行存储和备份，电子信息化档案管理系统的应用也需要利用计算机的自动计算功能以及统计功能，对各项档案的信息数据进行统计和应用，进一步完善档案的阅读模式和网络化解锁模式，提高档案的管理效率和分析质量。同时，电子档案的管理也需要进一步完善保密档案的管理功能，尤其注意对保密档案开展防护工作和屏蔽工作，避免数据泄露和被盗取。在收集电子档案时，将收集到的档案进行整理、编号、有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接、紧密相扣。在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要做好数据的备份处理。对于软件来说，需要经常调试，由专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。

四、结束语

随着各行各业的不断发展，档案管理工作显然已经成为了促进其发展的重要资源。将有价值的资料进行归档和管理，是一项复杂且繁琐的工作，为避免人工管理过程中可能出现的失误，影响档案管理的精准度，需要利用电子信息技术进行档案管理，进而提升档案管理工作的质量和水平。

参考文献：

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