大数据背景下企业档案管理工作的创新模式研究

刘海丽

摘要：随着信息化内容的不断延伸，数据化的内容在各行各业的发展过程中都有进一步的融合，大数据的时代背景下，想要将企业档案管理工作进行进一步地细化，就需要处理好档案工作中对于大数据的内容应用，并将大数据的特点进行逐步的优势展现，按照优势的情况进行内容的掌握与了解，掌握大数据的时代脉搏，更好地促进企业今后的发展与建设。鉴于此，本文就大数据时代下企业管理档案工作的内容进行分析和讨论。

关键词：大数据;企业;档案管理;创新

一、大数据对企业档案管理工作的影响

（一）处理非结构化数据

数据的类型能够分成三种模式，分别是半结构化数据、非结构化数据、结构化数据。这里的非结构化数据内容是一种十分常见的数据形式。总体来说，非结构化的数据方式占有的比重十分大，数据内容也十分多。对于处理非结构化数据是企业档案工作中十分严峻的一个问题。现阶段，采用大数据的技术模式能够有效地处理非结构化数据的内容，企业可以使用大数据的内容将非结构化的信息内容进行数据处理，有效地帮助非结构化数据的整合与输出，方便快捷地将企业中非结构化的数据进行整理。

（二）用户对档案服务质量的要求不断提高

大数据时代是信息爆炸的时代，现今人们每天产生的数据信息超过了过去几千年的总和，并且还在加速增长中。面对庞大的数据，如何快速为用户找到有效的数据信息，成为档案管理人员提供优质档案服务的关键，也是用户极为关注的问题。2011年，国家电网公司发布了大众传播品牌口号一——你用电，我用心，充分体现了国家电网公司的服务理念。档案服务作为行业整体服务的一部分也应当积极践行这一理论要求。对于档案服务，过去存在着一些认识上的误区。比如有人认为档案工作是一种事务性工作，任何人都可以做;有人认为档案具有机密性，所以一般不能对外提供利用。事实上，档案工作人员属于专业技术人员，档案工作有着很强的专业性要求，加上大数据技术的融入，一名合格的档案管理人员既要拥有高水平的专业技能，同时也要具备相应的计算机、网络技术知识。当今世界是信息开放的时代，大众对信息的共享程度要求也越来越高，就连政府机关都已提出政务公开和政府信息公开，因此档案服务也应该做到与时俱进。档案人员在实际工作中要注意处理好档案保密和利用之间的关系。

二、大数据时代企业档案管理创新措施

（一）加强档案信息化基础业务建设

在大数据时代，企业要需重视档案基础业务，通过各种途径提升档案信息化建设的广度和深度，进一步加强档案管理的质量和数量，通过这些途径，提升数据资源库搭建质量和收集数量，真正意义上构建一个丰富的档案信息资源库。对此，需做好以下几点：一是重点加强档案资源的收集整理，在企业档案信息建设中，档案数量会直接制约或影响企业档案信息化建设的成效。故而，企业要不断加强档案收集工作，为企业更好实现档案信息化建设打下良好的物质基础。二是规范统一档案数据库。对此，企业要基于规范化、统一化数据格式上，构建一个有效且丰富的档案信息共享资源。另外，企业还需做好文字档案电子化存档汇总，切实有效地保护好历史资料，同时档案管理人员还可以充分利用各种先进技术，将文字资料扫描成电子档案，以便在企业构建一个档案资料数据库，最大限度保障档案资源的可靠性和全面性，便于档案管理人员查阅，从整体上促使档案管理使用效率的提升。三是企业要提供软硬件支持，企业档案管理部门，要得到企业领导者的认可，进而獲取充足资金，最大限度地满足档案信息化建设的硬件需求。另外，企业还要投入大量的人力物力，构建一个档案与OA系统紧密结合的系统体系，严格遵守行业标准和法律法规，全方位收集、整合管理档案，更好地实现档案信息化管理。

（二）提升档案管理工作的整体服务水平

电力企业在档案管理方面利用了先进的技术手段，档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么，档案服务的“质”又该如何保证？这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。档案人员既要不断学习、提升专业技能，还要掌握前沿的信息技术，成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性，并加以鉴定、分类、划分保管期限，防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。另一方面，档案人员要秉承电力行业的服务理念，做到用心服务，满足当前用户对档案信息多元化的需求。此外，可以利用大数据技术为用户提供档案数据分析服务，也可以利用关键词检索和系统联想功能，为用户推送更多的相关信息。通过对用户的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析，档案管理人员可以掌握用户档案利用的总体趋势和方向，档案服务工作也能做到“知已知彼”。另外，还可以每年对用户开展满意度调查，收集用户对档案系统、服务方面的意见和建议，帮助档案人员认识档案服务工作中的不足，并针对性地加以调整和改进，不断提高档案服务的满意度。

（三）拓展档案利用渠道

企业的档案管理工作首要目的就是为了更好地发挥档案保存价值，所以，在大数据的背景下，企业应该更好地发挥档案的本身价值，并在现有的价值基础上进行价值延伸，有效拓展档案的隐藏价值，让企业的档案管理工作具有更加长远的意义。除此以外，在以往的档案管理工作中，档案存在的价值只是单纯进行档案查询，但是单纯进行查询的意义与价值在现有的大数据模式下已经逐渐淘汰，传统的查询模式也满足不了现阶段信息收集要求。企业在进行日常档案管理过程中应该加强对企业局域网以及互联网的广泛应用，采用这样的方式来帮助企业管理人员以及生产人员进行关键数据的传递，更好的满足档案查询人员的数据基础要求。

三、结语

综上所述，在大数据时代背景下，企业档案信息化建设过程中还存在诸多问题。基于此，要求企业坚持与时俱进，转变传统档案管理思想观念，加强档案信息化基础业务建设，完善档案信息化的规范标准，构建档案大数据安全防护体系，完善自身的档案信息化体系，从整体上促使企业档案信息化建设的水平和效率，助推企业的稳健长远发展。

参考文献：

[1]刘靖.大数据时代下的企业档案管理应防止“三个效应”[J].商场现代化，2018（11）：132.

[2]吴毓玲.论大数据时代档案管理的模式变化[J].现代经济信息，2018（21）：67.